Sep 212009
 

Flattr this!

Numera går det att ladda ner pdf-filer på många böcker och artiklar man använder som forskare. Ett sätt att hålla ordning på nedladdade pdf-filer är att använda Firefoxtillägget Zotero.

Idag hade jag anledning att referera till Göranssons Bautil, en bok från 1750. Jag sökte rätt på den i Libris. Med ett klick var boken införd i min referenslista i Zotero. Bautil går dessutom att ladda ner som en pdf-fil. Givetvis gjorde jag det.

I efterhand kom jag på att jag borde lägga in den i Zotero under posten för Bautil.

För att göra det klickar jag på knappen ”Attach new child attachment”. Knappen ser ut som ett gem.

Jag får upp en lista med alternativ.

Jag väljer ”Attach stored copy of file” och bläddrar fram filen på min dator.

Nu finns pdf-filen av Bautil under posten med Bautil i min referenslista. Istället för att söka rätt på pdf-filen i datorn kan jag öppna den från Zotero istället.

Att länka pdf-filer till poster i Zotero.

Att länka pdf-filer till poster i Zotero.

Man kan länka poster till webbsidor eller filer på Internet.

Vad är då Bautil? På sätt och vis är det 1700-talets Zotero. Det är den första riktiga katalogen över Sveriges alla runstenar. Forskare har i alla tider haft behov av att ordna och katalogisera texter!

Göranssons Bautil 1700-talets Zotero!

Göranssons Bautil 1700-talets Zotero!

Sep 212009
 

Flattr this!

MS Office har en dominerande ställning på marknaden för kontorsprogram. Ett skäl många anför för att inte byta till OpenOffice är kompatibilitet. Kommer man att kunna öppna och arbeta med gamla filer? Kommer någon att kunna öppna de dokument man skriver? Eftersom OpenOffice är gratis är första steget att köra det parallellt med MS Office och se hur det fungerar.

Man kan tro att OpenOffice är en gratisversion av MS Office, kanske med litet färre funktioner. Så är det inte. OpenOffice är ett eget program med egna sätt att göra saker. Även om programmet är gratis kommer det att kosta tid och ansträngning att lära sig det. Filformat är annorlunda än de som används i MS Office. Det innebär att filer aldrig kan översättas till 100% mellan programmen. Oftast fungerar det dock tillräckligt bra.

Jag har lärt mig en del knep för hur man hanterar dokument i OpenOffice när andra använder MS Office:

  1. Ett oslagbart sätt att skicka filer är som pdf. Det fungerar perfekt såvida inte mottagaren behöver göra ändringar i dokumentet. OpenOffice kan spara som pdf. MS Office 2007 kan det med senaste servicepaketet. Äldre versioner av MS Office kan det inte.
  2. Förbered dokument. Använd enkel layout och formatering. Risken för fel ökar ju mer specialformateringar man använder. Exempel är avancerade bildövergångar och animeringar i Impress/PowerPoint och WordArt. Avancerade tabeller är också svåra att konvertera. Ibland kan man lägga dessa som pdf eller bildfiler.
  3. Om man har bilder i textdokument som inte förs över bra, kan man testa att förankra dem på annat sätt, till bokstav, rad, sida etc. Att ändra storlek på bilden eller sidans marginaler kan också hjälpa. Man kan spara text och bild som separata filer som mottagaren får sätta samman igen.
  4. Om text inte förs över bra, försök byt till standardformateringar för stycken och sidor.
  5. Se över vilka typsnitt du använder. Använd i första hand vanliga typsnitt som fungerar till alla operativsystem och program.

När man fixat vad man själv kan fixa hjälper programmen till.

  • OpenOffice: Öppnar och sparar generellt MS Office filer mycket bra. Några problemområden har jag berört ovan.
  • MS Office: I senaste servicepaketet för Office 2007 introducerades öppna och spara filer i .odf-format, det öppna format OpenOffice använder. Jag har inte testat det själv mer än som hastigast. Stor varning dock för att konvertera Calc filer. Formler i kalkylark kan sluta fungera. I praktiken förstör det Calc filen. I äldre versioner av MS Office går det inte att spara som .odf eller öppna .odf-filer.

Om man är smart räcker grundprogrammen  långt. Det finns några andra konverterare:

Sun ODF Plugin for Microsoft Office är en bra konverterare till MS Office för OpenOffice-filer. Tillägget har fördelen att Calc/Excel dokument behåller sina formler. Jag skulle installera detta tillägg i MS Office om jag ofta öppnade .odf-filer. Det fungerar med äldre versioner av MS-Office.

odf-converter-integrator är ett tillägg som öppnar MS Office-filer i OpenOffice. Det kan ibland fungera bättre än OpenOffices inbyggda konverterare.

Om man har filer i riktigt udda eller uråldriga format som inte går att konvertera, kan man testa nättjänsten Zamzar. Den kan konvertera nästan vad som helst till vad som helst. Nackdelen är att man får vänta ett tag på sina filer i gratisversionen.