Sep 212009
 

Flattr this!

MS Office har en dominerande ställning på marknaden för kontorsprogram. Ett skäl många anför för att inte byta till OpenOffice är kompatibilitet. Kommer man att kunna öppna och arbeta med gamla filer? Kommer någon att kunna öppna de dokument man skriver? Eftersom OpenOffice är gratis är första steget att köra det parallellt med MS Office och se hur det fungerar.

Man kan tro att OpenOffice är en gratisversion av MS Office, kanske med litet färre funktioner. Så är det inte. OpenOffice är ett eget program med egna sätt att göra saker. Även om programmet är gratis kommer det att kosta tid och ansträngning att lära sig det. Filformat är annorlunda än de som används i MS Office. Det innebär att filer aldrig kan översättas till 100% mellan programmen. Oftast fungerar det dock tillräckligt bra.

Jag har lärt mig en del knep för hur man hanterar dokument i OpenOffice när andra använder MS Office:

  1. Ett oslagbart sätt att skicka filer är som pdf. Det fungerar perfekt såvida inte mottagaren behöver göra ändringar i dokumentet. OpenOffice kan spara som pdf. MS Office 2007 kan det med senaste servicepaketet. Äldre versioner av MS Office kan det inte.
  2. Förbered dokument. Använd enkel layout och formatering. Risken för fel ökar ju mer specialformateringar man använder. Exempel är avancerade bildövergångar och animeringar i Impress/PowerPoint och WordArt. Avancerade tabeller är också svåra att konvertera. Ibland kan man lägga dessa som pdf eller bildfiler.
  3. Om man har bilder i textdokument som inte förs över bra, kan man testa att förankra dem på annat sätt, till bokstav, rad, sida etc. Att ändra storlek på bilden eller sidans marginaler kan också hjälpa. Man kan spara text och bild som separata filer som mottagaren får sätta samman igen.
  4. Om text inte förs över bra, försök byt till standardformateringar för stycken och sidor.
  5. Se över vilka typsnitt du använder. Använd i första hand vanliga typsnitt som fungerar till alla operativsystem och program.

När man fixat vad man själv kan fixa hjälper programmen till.

  • OpenOffice: Öppnar och sparar generellt MS Office filer mycket bra. Några problemområden har jag berört ovan.
  • MS Office: I senaste servicepaketet för Office 2007 introducerades öppna och spara filer i .odf-format, det öppna format OpenOffice använder. Jag har inte testat det själv mer än som hastigast. Stor varning dock för att konvertera Calc filer. Formler i kalkylark kan sluta fungera. I praktiken förstör det Calc filen. I äldre versioner av MS Office går det inte att spara som .odf eller öppna .odf-filer.

Om man är smart räcker grundprogrammen  långt. Det finns några andra konverterare:

Sun ODF Plugin for Microsoft Office är en bra konverterare till MS Office för OpenOffice-filer. Tillägget har fördelen att Calc/Excel dokument behåller sina formler. Jag skulle installera detta tillägg i MS Office om jag ofta öppnade .odf-filer. Det fungerar med äldre versioner av MS-Office.

odf-converter-integrator är ett tillägg som öppnar MS Office-filer i OpenOffice. Det kan ibland fungera bättre än OpenOffices inbyggda konverterare.

Om man har filer i riktigt udda eller uråldriga format som inte går att konvertera, kan man testa nättjänsten Zamzar. Den kan konvertera nästan vad som helst till vad som helst. Nackdelen är att man får vänta ett tag på sina filer i gratisversionen.

Kommentera

%d bloggare gillar detta: