Nov 252009
 

flattr this!

En av trösklarna i Writer är att lära sig arbeta med formatmallar. Formatmallar är förutbestämda regler för hur något ska se ut. Det kan vara tecken, stycken, sidor eller hela dokument.

Formatmallar når du genom knappen formatmallar och formatering.

Klicka på denna knapp för att använda formatmallar

Klicka på denna knapp för att använda formatmallar

Då öppnas en stor dialogruta med massor av val. Jag har alltid min öppen och förankrad till höger om arbetsytan.

I detta fönster kan du styra allt som rör ditt dokuments utseende. 1 = Här finns mallar för stycken, tecken, ramar, sidor och listor. 2 = Högerklicka på en formatmall och välj ändra. Där kan man sedan styra exakt hur man vill att formatmallen ska se ut

I detta fönster kan du styra allt som rör ditt dokuments utseende. 1 = Här finns mallar för stycken, tecken, ramar, sidor och listor. 2 = Högerklicka på en formatmall och välj ändra. Där styr man hur formatmallen ska se ut in i minsta detalj.

Den dag man inser att Writer är designat runt formatmallar börjar man jobba med programmet – inte mot det. Att Writer är designat med formatmallar i centrum är en stor del bakom att Writer är den bästa ordbehandlare man kan använda för akademiska, välstrukturerade texter. Man får otroligt mycket hjälp av programmet.

Det bästa sättet att styra formatmallar är att använda malldokument. De sparas som dokument med förkortningen .ott i filnamnet. Malldokument bestämmer hur alla formatmallar i dokumentet ser ut. De styr i princip allt: från typsnitt, radavstånd, teckenstorlek, rubriksättning till hur innehållsförteckningen ska se ut. Man slipper att ändra layouten manuellt. Malldokument går dessutom att återanvända. Alla dokument man startar i ett visst malldokument kommer att se likadana ut. Det innebär att om man väl fått till en dokumentmall man är nöjd med, behöver man aldrig mer tänka på layout. Allt sköts automatiskt. Detta sparar otroligt mycket tid för en akademiskt inriktad skribent som är mer intresserad av innehåll än layout.


Formatmallar och malldokument är ett så stort område att jag inte kan förklara allt i ett blogginlägg. Läs Writers inbyggda hjälp eller i OpenOffice manual istället. Jag lovar att det är väl spenderad tid.


För den som inte orkar göra det länkar jag till en dokumentmall jag lagt upp och som jag använder för många av mina akademiska texter.

Dokumentmallen är väldigt enkel. Den är gjord för att skriva in text snabbt, enkelt och överskådligt. Det viktiga är innehållet. Då texten är klar redigeras den så att den blir snyggare.

Så här ser text och rubriker ut i dokumentmallen Uppsatsmall

Så här ser text och rubriker ut i dokumentmallen Enkel uppsatsmall

På bilden syns de tre rubriknivåer jag använder, brödtexten och hur en innehållsförteckning ser ut. Texten ska synas bra på skärmen. Därför använder jag 1,5 i radavstånd. Extra radavstånd är även bra när man skriver ut och vill kommentera text med rödpenna.  Jag vill kunna arbeta överallt och skicka dokument utan problem. Därför använder jag enkla typsnitt som finns på alla datorer. Arial och Times. I Linux kan man använda Liberation Sans och Serif som är kloner av Arial och Times.


Att dokumentmallen är enkel gör att den är lätt att studera för den som vill lära sig mer om formatmallar. Gå in och titta på de olika styckeformaten Rubrik 1-3 och brödtext i fönstret för formatmallar. Vad händer då du ändrar bland inställningarna? Det gör du genom att högerklicka på ett styckeformat, till exempel rubrik 1 och välja ändra.


En annan sak du kan titta på är hur Writer hanterar rubriker under Verktyg – Kapitelnumrering. Jag har skalat bort nästan allt som går att skala bort, kapitelnumrering, indrag och alla rubriknivåer över tre. Allt ska som sagt vara så enkelt som möjligt i mallen.


Ändra vad du vill i dokumentmallen. Då du är nöjd sparar du den under Arkiv – Dokumentmall – Spara. Du kan därefter gå in på Arkiv – Dokumentmall – Administrera. Öppna mappen Mina mallar. Högerklicka på formatmallen Enkel uppsatsmall och välj Definiera som standardmall. Nästa gång du startar Writer kommer du direkt att börja skriva i dokumentmallen. Alla dina texter ser från och med nu likadana ut. Du kan koncentrera dig på innehållet istället för att kämpa med layouten.Givetvis kan du byta mall eller ändra mallen senare om du vill att texten ska se annorlunda ut.


Hör med din institution om de har färdiga dokumentmallar för hur uppsatser ska se ut. De är i så fall anpassade för din utbildning och så som institutionen vill att en uppsats ska se ut. Kom ihåg att du kan använda MS Office mallar rakt av i OpenOffice. Konvertera dem till ODT-filformat innan du börjar skriva.

Nov 242009
 

flattr this!

Jag har tidigare skrivit om hur man lägger till det stora biblioteket med Clipart i OpenOffice. Det är roligt med Clipart. Ännu roligare är det att använda egna bilder. Man gör i stort sett på samma sätt som i min Clipartsguide.

Antag att jag har fotograferat minnesmärken efter Esaias Tegnér i Lund som jag vill använda i artiklar. Jag kan kopiera och klistra in bilderna i Openoffice dokument ett och ett då jag behöver dem. Om jag lägger in dem som Clipart slipper jag bläddra rätt på dem varje gång jag behöver en bild.

Alla mina bilder på Tegnérminnesmärken finns samlade i en mapp på hårddisken. Jag vill enkelt kunna använda dem i OpenOffice

Alla mina bilder på Tegnérminnesmärken finns samlade i en mapp på hårddisken. Jag vill enkelt kunna använda dem i OpenOffice

Gör så här:

1. Alla mina bilder finns i mappen Tegnérbilder. OpenOffice klarar de flesta vanliga filformat. I detta fall är bilderna i JPEG format.

2. Lägg mappen på ett säkert ställe, till exempel i din Hemmapp i Linux eller Mina dokument i Windows. Om du tar bort eller flyttar mappen bryts länken till OpenOffice.

3. Öppna OpenOffice.

4. Öppna Galleriet antingen med knappen i verktygsraden eller med Verktyg – Galleri.

5. Klicka på knappen Nytt tema.

Mitt Galleri är ganska fullt med Clipart. Det går nog att klämma in litet till...

Mitt Galleri är ganska fullt med Clipart. Det går nog att klämma in litet till... Klicka på den markerade knappen Nytt tema

På fliken Allmänt kan jag ge min samling ett namn. Jag kallar den Tegnér. Gå sedan till fliken Filer…

6. Klicka på Sök filer…

Klicka på Sök filer... och leta röätt på dina bilder

Klicka på Sök filer... och leta röätt på dina bilder

Jag bläddrar fram till mappen Tegnérbilder.Jag ska stå inne i mappen och se de bilder jag vill lägga till.

Nu står jag inne i mappen Tegnérbilder. Bilder i undermappar kommer också att läggas till som Clipart

Nu står jag inne i mappen Tegnérbilder. Bilder i undermappar kommer också att läggas till som Clipart. Nu är det bara att klicka på OK

7. Jag klickar på OK. I nästa dialogruta klickar jag på Lägg till alla, eller bara Lägg till om jag bara vill lägga till enstaka bilder. Bilderna läggs till. Klicka på OK.

Jag väljer Lägg till alla. Därefter är det bara att klicka på OK så läggs alla bilderna till som Clipart

Jag väljer Lägg till alla. Därefter är det bara att klicka på OK så läggs alla bilder till som Clipart

8. Nu har jag en ny mapp i ditt Galleriet som heter Tegnér och som innehåller alla mina bilder på Tegnérminnesmärken. Jag kan dra en bild till arbetsytan då jag behöver den i ett dokument. Jag kan döpa om mappen Tegnér genom att högerklicka på den.

Nu finsn all mina bilder av Tegnérminnesmärken som Clipart i Openoffice

Nu finsn all mina bilder av Tegnérminnesmärken som Clipart i Openoffice

9. Färdigt! Så här kan man göra med alla bilder man vill använda i OpenOffice. Kom ihåg att du måste låta målmappen ligga kvar på samma ställe annars bryts länken och du får hämta in bilderna igen.

Den uppmärksamme läsaren har lagt märke till att mina bilder av Tegnérminnesmärken ingår i ett projekt med det något opassande namnet Baronens dårar. Vem baronen var återkommer jag kanske till i ett kommande inlägg!

Nov 232009
 

flattr this!

Efter ett förslag i en kommentar startar jag en serie inlägg med inriktning på akademiskt skrivande. Inläggen har som mål att underlätta att skriva en examensuppsats i OpenOffice Writer. Inläggen kan också vara till stöd för hur man skriver vetenskapliga artiklar och doktorsavhandlingar. Writer är förmodligen det bästa ordbehandlingsprogram man kan använda för akademiskt skrivande. Programmet har en design som gör det bättre ju mer strukturerad och komplicerad ens text är. Man kan få automatisk hjälp med innehållsförteckning, rubriksättning, korsreferenser, litteraturlista, figurförteckning och kapitelindelning. Att Writer är ett välstrukturerat program betyder att det finns en tröskel att komma över innan man lär sig jobba med programmet och inte mot det. Det är denna tröskel jag vill hjälpa andra att komma över!

Böcker

Jag hoppas kunna skriva något eller några inlägg om akademiskt skrivande varje vecka. Alla inlägg kommer inte att handla om tekniska lösningar i Writer. Jag kommer även att ge råd på hur man skriver akademiska texter i allmänhet. Inläggen kommer att samlas under kategorien För studenter. Kom gärna med synpunkter och förslag på saker jag borde skriva mer om!

Jag förutsätter att du har installerat OpenOffice Vilket operativsystem du använder spelar ingen roll. De allra flesta tips och lösningar fungerar oavsett system. Det är en av fördelarna med att använda fri programvara! Jag använder Ubuntu Linux och ibland Windows.

Som akademiker måste man lära sig att planera sitt arbete. Vi ska anpassa Writer för akademiskt skrivande. Börja med att Installera Java. Java krävs för flera avancerade funktioner i OpenOffice, särskilt för tillägg. Om du använder Linux, installera SUN:s Java, SUN JRE och Java plugin från din pakethanterare, inte från sidlänken. SUN:s Java fungerar bättre än OpenJDK och IcedTea.

OpenOffice måste kompletteras med tillägg. Tillägg tillför viktiga funktioner. Dessa tillägg rekommenderar jag för akademiskt skrivande:

  • Språkstöd

Svensk ordlista (Finns oftast med från start)

Svensk avstavning

Svensk synonymordbok Läs här hur du gör synonymordboken lättare att hitta.

Språkkontroll – Language Tool har ännu så länge basal svensk språkkontroll. Litet är bättre än ingen alls.

  • Samarbete

OpenOffice.org2Google2Docs – Gör att man kan arbeta direkt i OpenOffice med dokument på GoogleDocs eller Zoho. Läs mer här.

  • Layout

Pagination – Förenklar att sätta ut sidnummer

Template Changer – Gör det enklare att hantera formatmallar. Formatmallar är grunden i akademiskt skrivande. Jag återkommer om detta i kommande inlägg.

  • PDF

PDF Import Extension – Tillför funktioner för pdf-filer. Om du använder Linux ska du installera tillägget från din pakethanterare. PDF är ett bra format att använda när man  skriver ut eller lämnar in texter. Då slipper man konvertera dokument till MS Office.

  • Referenshantering

Zotero. Först måste du installera webbläsaren Firefox. Därefter installerar du Zotero. – Installera tillägget (plugin) för Firefox och tillägget för OpenOffice. Båda laddar du ner och fixar i Firefox. Kör på version 2 av Zotero. Även om den kallas betaversion, är den stabil och har många trevliga funktioner jämfört med version 1. Zotero är den bästa referenshanterare jag använt. Den är så bra att man kan göra en stor del av sina studier direkt i den. Kolla mina inlägg om Zotero så får du tips!

En sista förberedelse är att justera en del inställningar i Writer. Det skriver jag om här.

Nu är Writer färdigt för att skriva din examensuppsats, är du?

Nov 222009
 

flattr this!

För att se vilka nyheter som kommer i MS Office 2010 installerade jag den betaversion som Microsoft sedan någon vecka har gjort tillgänglig. En rolig detalj var att det dök upp två smileys, en sur och en glad i meddelandefältet. Då man klickar på en av dem kan man skicka synpunkter till Microsoft. Det är bra att lyssna på sina användare.

Då man klickar på en smiley öppnas ett meddelandefönster. En skärmbild tas automatiskt, även om man inte arbetar i MS Office. Man kan visserligen välja att skicka meddelandet utan bild, eller ta en ny. Att ta en skärmdump på min dator borde emellertid vara min ensak. Det är inte OK att anse att det jag jobbar med är OK att skicka iväg.

Att skicka information till Microsoft. Att jag använder OpenOffice som syns på skärmdumpen är ingen hemlighet

Att skicka information till Microsoft. Att jag hellre använder OpenOffice, som syns på skärmdumpen, är ingen hemlighet

Ännu bättre blir det om man läser det finstilta: ”Send a smile also automatically collects the file location of all processes running on your computer. File location may include user names and other personal information.

Varför måste jag redovisa vilka andra program jag har på min dator om jag testar en betaversion av MS Office? Funktionen är lika klåfingrig som Office Diagnostics, en del av hjälpsystemet, i MS Office 2007, där ens dator kartläggs och informationen skickas iväg till Microsoft. Microsoft anser dessutom att de behöver personuppgifter om mig för att kunna färdigutveckla MS Office. På svenska kallar man denna typ av program för spionprogram.

Ännu bättre blir det om man inte läser det finstilta. Om man klickar på länken ”Microsoft Send-a-Smile Privacy Statement” på bilden, är den död. Det finns därmed ingen möjlighet att kontrollera vad som sänds eller hur informationen kommer att användas. Som Microsofts produkter brukar fungera hade informationen säkert varit minimal och fokuserat på vilka juridiska skyldigheter jag har mot Microsoft.

Frågan är om det är lagligt att samla in information med ett spionprogram på detta sätt. Kanske ligger det något i ryktena om Microsofts samarbete med NSA med syfte att spionera på användare. Konspirationsteoretiskt lagda bloggkollegor har de senaste dagarna skrivit om detta här, här och här.

Jag hade med ord kunnat beskriva hur jag tyckte det var att testa MS Office 2010 och vilka önskemål jag har på slutversionen. Jag hade kunnat posta en buggrapport om jag sprungit in i något som inte fungerat. Detta är Microsoft inte intresserat av. Det man vill är att samla in information om mig och min dator. Det är så Microsoft lyssnar på sina användare!

Vad tyckte jag om MS Office 2010? Det är som MS Office 2007, men med mer glas(s). Skillnaderna är små. Designen är smidig och strömlinjeformad. Den smälter väl in i Windows 7. Nya funktioner är att man ska kunna arbeta direkt i molnet (så att Microsoft/NSA kan scanna ens dokument?). Man kan även välja om man vill spara i ODT eller i Microsofts eget kalkonformat OOXML. Det har man gjort för att komma runt konkurrenslagar. Frågan är dock om ODT-stödet är lika dåligt som i MS Office 2007.

Frågan är hur pass bakåtkompatibla nyheterna är med äldre Windowsversioner som XP och med äldre versioner av MS Office. Strategin är säkert att via MS Office 2010 tvinga de som sitter med äldre datorer och mjukvara att köpa nytt. I annat fall kommer de att få problem med att skicka och ta emot filer. ODT stöds till exempel inte av äldre MS Officeversioner. Microsoft kan därmed använda ett öppet filformat för att marknadsföra sina slutna produkter.

MS Office 2010 kommer säkert att kräva mer av datorn än tidigare officepaket. En ny dator innebär oftast Microsoftskatt, det vill säga en licens för Windows 7. Först i kombination med Windows 7 får man sannolikt full funktionalitet för MS Office 2010. På det sättet går Windows och MS Office hand i hand för att låsa in användare och tvinga dem att investera i sådant de inte behöver.

Du behöver i själva verket varken Windows eller MS Office!

Nov 212009
 

flattr this!

Antag att du har olika hemadress och jobbadress. Du skickar privatbrev och tjänstebrev. Du har gjort en formatmall i Writer som du vill använda den för brev. Problemet är att du måste ändra din adress i brevhuvudet mellan då du skriver privat och då du skriver i tjänsten. Att utesluta brevhuvudet och knacka in ditt namn och adress varje gång du skriver ett brev är alltför omständligt. Givetvis hade du kunnat ha två formatmallar med olika brevhuvuden. Även detta är omständligt.

Problemet går att lösa genom att använda villkorade områden. Områden är delar av dokument som inte ändras då du skriver i resten av dokumentet. De är bra att använda för saker du vill alltid ska vara med. Att villkora områden gör att de bara syns när rätt villkor är uppfyllda.

I exemplet har jag använt en enkel mall. Metoden går att tillämpa på snyggare mallar bättre anpassade för brev.

Gör så här:

Skriv din hemadress. Markera texten. Gå in på menyn Infoga – Område. Kalla området Adress Hemma. Bocka i rutan Dölj och skriv Hemma i textfältet. Bocka sedan av rutan som på bilden. I textdokumentet finns nu din hemadress inom en tunn ram. Detta är ett område. Gå ur området genom ALT+Enter. Bry dig inte om Ramen. Den syns inte då du skriver ut.

Infoga området Hemma med dessa inställningar

Infoga området Hemma med dessa inställningar

Skriv din Jobbadress och skapa ett område på exakt samma sätt. Kalla området Adress Jobb och skriv Jobb i textfältet vid Dölj. Nu har du två områden med olika adresser i dokumentet.

Då allt är inskrivet och du dessutom har skrivit ett brev ser det ut så här:

Brev med två adresser i brevhuvudet. En räcker

Brev med två adresser i brevhuvudet. En räcker

Gå in på menyn Infoga – Fältkommandon – Ändra. Välj fliken Variabler. Under Fälttyp väljer du Användarfält. Under Format Väljer du Text. I rutan namn skriver du Adress. I rutan under värde skriver du Jobb. Klicka på den blå bocken och sedan på Stäng.

Ställ in så att bara din jobbadress visas

Ställ in så att bara din jobbadress visas

Nu ska vi aktivera urvalen så att bara en adress visas åt gången. Gå in på menyn format – Avsnitt. Kryssa i Rutorna för Dölja för både Adress Hemma och Adress Jobb. I textrutan för Med villkor skriver du in Adress !=”Hemma” respektive: Adress !=”Jobb”

Ställ in så att Writer väljer vilken adress du använder

Ställ in så att Writer väljer vilken adress du använder

Ställ in inställningarna för området Jobb på samma sätt

Ställ in inställningarna för området Jobb på samma sätt

Därefter klickar du på OK.

Nu syns bara din jobbadress i brevhuvudet.

Brev med bara jobbadress, färdigt att skriva ut och skicka

Brev med bara jobbadress, färdigt att skriva ut och skicka

Du kan fortfarande se att området Hemma finns i Navigatorn (F5) under Kategorier. Att det är gråtonat betyder att det är dolt.

Området Hemma finns fortfarande kvar. Det syns under Navigatorn under Kategorier vid den röda markeringen

Området Hemma finns fortfarande kvar. Det syns under Navigatorn under Kategorier vid den röda markeringen

Om du istället vill ha din Hemadress i brevet går du in på menyn Infoga – Fältkommandon – Ändra. Du ändrar Texten i rutan under Värde till Hemma. Klicka på den blå bocken och sedan på Stäng. Som du märker ändras ingenting. Det står fortfarande din jobbadress i brevet. För att uppdatera områden måste man gå in på Verktyg – Uppdatera – Fält. Då ersätts din jobbadress med din hemadress.

Nu står du som avsändare med din hemadress

Nu står du som avsändare med din hemadress

Områden är en mycket kraftfull funktion i Writer. De går att använda på många sätt, att sätta ut sidnummer, klockslag, sidfötter, dokument- eller kapitelnamn, eller som här för att växla avsändare. Titta i OpenOffice Hjälpsystem för tips och stöd för att bli en mer avancerad skribent!

Nov 182009
 

flattr this!

En del av designen i OpenOffice som kan vara irriterande är de kontextberoende pop-upverktygsrader som poppar upp mitt i arbetsytan då man utför ett specialmoment som till exempel att skriva en numrerad lista i Writer. Ofta måste man avbryta arbetet för att flytta verktygsraden. Nästa gång man skriver en numrerad lista ploppar verktygsraden upp igen och måste flyttas.

Dessa förbenade popupverktygsrader! När jag skriver punkt 4 måste jag flytta knappraden. Det stör arbetet

Dessa förbenade pop-upverktygsrader! När jag skriver punkt 4 måste jag flytta knappraden. Det stör arbetet

OpenOffice är designat på det här sättet och det går egentligen inte att göra något åt. Pop-upverktygsraderna innehåller nyttiga funktioner. Därför kan det vara dumt att stäng dem och tio sekunder senare leta reda på dem igen.

Det går dock att tämja pop-upverktygsrader till att uppföra sig bättre. Jag använder skriva en numrerad lista i Writer som exempel. Metoden fungerar med alla kontextberoende pop-upverktygsrader.

Gör så här:

När pop-upverktygsraden dyker upp dockar man den till en kant där den stör så litet som möjligt. Verktygsrader går att docka upptill, till vänster och till höger. Man drar verktygsraden till kanten man vill docka den till. När den kommer dit syns en grå rektangel. Man släpper verktygsraden och den dockar. Ett annat sätt att docka en verktygsrad är att hålla CTRL nedtryckt och dubbelklicka på den.

Den dockade verktygsraden stör inte på samma sätt när den sitter fast vid kanten

Den dockade verktygsraden stör inte på samma sätt vid arbetsytans vänsterkant

Nästa gång man använder funktionen kommer OpenOffice ihåg var verktygsraden fanns förra gången. Den dockar då automatiskt på samma ställe. Eftersom knappraden försvinner då uppgiften är slutförd kan man docka många kontextkänsliga pop-upverktygsrader till samma kant. Om de skulle poppa upp samtidigt lägger de sig intill varandra.

Nov 172009
 

flattr this!

Att ha färdiga dokumentmallar för presentationsbakgrunder underlättar väldigt mycket. Hantera dem i Impress kan vara besvärligt för den ovane.

När man har skapat en tom presentationsbakgrund man vill ha som mall, går man in på menyn Arkiv – Dokumentmall – Spara. Du ger mallen ett namn och lägger den i mappen Presentationer. Du kan därefter välja att ange mallen som Standardmall. Då kommer den automatiskt att användas för alla nya presentationer. Mallen kommer hädanefter att synas i listan över mallar i Presentationsguiden som öppnas när Impress startar. Guiden kan även köra inifrån programmet (Arkiv – Guider – Presentation…).

Att spara en enskild formatmall i Impress fgör man så här

Att spara en enskild formatmall i Impress fgör man så här. Jag kallar min Snygg presentation

Det är litet svårare om man har en hel bunt med Impressfiler man snabbt vill förvandla till malldokument. Man kan givetvis göra som ovan, men det är opraktiskt att hantera dokument ett och ett.

Gör istället så här:

1. Leta reda på användarmappen för OpenOffice. Här skriver jag om var den finns. Leta reda på mappen template. I den finns mappen Presentationer (Om inte – skapa den). Det är här dina egna mallar till Impress ska hamna. Kopiera dina tilltänkta mallar hit och stäng sedan användarmappen.

2. Öppna Impress. Om du kör Presentationsguiden märker du att dina nya mallar inte finns med på listan över de mallar du kan välja. Även då Impress väl har startat är det nästan omöjligt att hitta dem. Det ska vi fixa!

Det är litet besvärligt att få Impress att hitta nya presentationsbakgrunder och få in dem i Presentationsguiden

Det är litet besvärligt att få Impress att hitta nya presentationsbakgrunder och få in dem i Presentationsguiden

Gå in på menyn Arkiv – Dokumentmall – Administrera. Gå in i mappen Presentationer (Det är samma mapp som i din användarmapp). Dina nya filer ska finnas där. Klicka på Kommandon och välj Uppdatera – Färdigt! Nästa gång du kör Presentationsguiden finns alla dina mallar med på listan. (Klicka på bilden för förstoring!)

Uppdatera fornmatmallar. Efter det syns de i Guiden för hur man skapar presentationer

Uppdatera formatmallar. Efter det syns nya presentationsbakgrunderna i Presentationsguiden

För den som inte vill eller hinner göra egna formatmallar finns det hur mycket som helst att hämta på Internet. De två bästa ställena att börja leta är om vanligt OpenOffice sida för malldokument och sidan för Tillägg. En annan sida jag brukar titta på är denna.

Kom ihåg att du kan ta med presentationsmallar från MS Office. Även om Impress kan hantera MS Office filformat blir arbetet lättare om man konverterar dem till ODT-format först. Det kan man göra snabbt och enkelt.

Nov 152009
 

flattr this!

Jag har skrivit om hur man använder anteckningar i Writer här. Anteckningar är ”post-it lappar” utanför skrivytan där man lämnar kommentarer.

Det är ju tyvärr så att alla inte ser, eller låtsas se, kommentarer man lämnar i all välmening. Därför kan man lämna kommentarer på post-it lappar i själva texten. De kan ingen missa! För att göra det krävs litet förarbete.

1. Öppna ett tomt Writer dokument.

2. Gå in på menyn Visa – Verktygsrader – Teckning. Du får upp en ny verktygsrad nere till vänster.

Verktygsraden Teckning längst ner till vänster. Textverktyget är markerat

Verktygsraden Teckning längst ner till vänster. Textverktyget är markerat

3. Klicka på Textverktyget.

4. Dra upp en ruta lagom stor för en post-it lapp i dokumentet. Skriv några bokstäver (om du inte gör det försvinner rutan).

5. Klicka på rutans ram så att den markeras. Högerklicka. Nu kan du välja flera saker:

Område: välj färg skrafferering, genomskinlighet, skugga med mera. Det finns oändligt med möjligheter.

Linje: Bestäm om rutan ska ha en ram och hur den ska se ut.

5. När lappen ser ut som du vill att den ska se ut raderar du bokstäverna du skrev under punkt 4. Lappar ska vara färggranna och tomma. Meddelanden skriver du då du använder lappen.

6. Gör om moment 3-5 tills du har tillräcklig med post-it lappar i glada färger. Du kan ta bort eller lägga till lappar senare.

Här är några exempel på post-it lappar. Är man inte nöjd är det bara att göa nya!

Här är några exempel på post-it lappar. Är man inte nöjd gör man nya!

7. Nu ska vi spara post-it lapparna så de går att använda i alla dokument. Klicka på knappen Galleri eller menyn Verktyg – Galleri. Ditt Gallleri med Clipart öppnas, det är väl ganska fullt?

8. Klicka på knappen Nytt tema… Klicka OK. Döp om den nya mappen Nytt tema som skapades genom att högerklicka på den. Jag kallar min Klisterlappar. Öppna mappen i Galleriet.

Kopiera post-it lapparna till galleriet. då kan du använda dem i alla dokument

Kopiera post-it lapparna till Galleriet. Då kan du använda dem i alla dokument

9. Det här kan vara litet trixigt! Klicka på en av dina klisterlappar. Du ska se åtta handtag. Håll musknappen nedtryckt någon sekund tills ramen runt lappen förändras. Då drar och släpper du den i mappen Klisterlappar i Galleriet. Du kan behöva öva litet innan du får in rätta knycken! Lapparna kopieras dit. När allt är kopierat kan du stänga Writerdokumentet. Post-it lapparna finns nu sparade i Galleriet. Du behöver inte spara dokumentet.

10. Nu ska post-it lapparna användas! Öppna ett textdokument du vill kommentera i Writer.

11. Öppna Galleriet och mappen Klisterlappar.

12. Dra och släpp en post-it lapp där du vill lämna en kommentar. De går att flytta utan att den underliggande texten påverkas.

13. Skriv din kommentar på post-it lappen. Du kan formatera texten på menyn Format – Tecken.

Missar man denna kommentar är man duktig!

Missar man denna kommentar är man duktig!

Nu har du lämnat tydliga kommentarer ingen kan missa!

Nov 152009
 

flattr this!

Många tror att pdf är ett universellt format som alla kan använda.

Det är en sanning med modifikation. Det finns många varianter av pdf-formatet. En del är proprietära. Andra är ISO-standarder. En tredje grupp är öppna. För många är pdf liktydigt med Adobe Reader. Adobe är ett av de företag som utvecklar proprietära varianter av pdf-formatet som bara stöds fullt ut av deras egna program.

På grund av de många varianterna och proprietära inslag, blir det allt oftare problem med pdf-filer. Detta märks i användarfora där det allt oftare diskuteras svårigheter att spara eller öppna pdf-filer. Ett bra universellt format har försvagats.

Ett sätt att motverka detta är att i första hand välja pdf-läsare och verktyg med öppen källkod som använder öppna standarder. Dokumentationen är öppen och det finns inga hemliga delar av pdf-formatet som bara vissa program klarar av att hantera.

En bra sida för att se vilka öppna pdf-läsare det finns för det operativsystem man använder är pdfreaders.org. Man får automatiskt upp en lista på de öppna läsare som finns att tillgå. Man vill även sprida information om och öka användningen av öppna pdf-läsare. Det finns mycket intressant att läsa om pdf-formatet på sidan!

Nov 142009
 

flattr this!

Min bloggkollega Urban Anjar har startat en ny trevlig blogg: Ubuntu från början. Där skriver han enkelt om datorer och fria program. han skriver till exempel om ordbehandlingsprogrammen AbiWord och OpenOffice som alternativ till dyra program. Urban Anjar har även haft en omröstning om bästa gratisprogrammet. Resultatet är ännu inte färdigt. Även TkJ skriver om att han då och då använder AbiWord och Openoffice  då han inte har tillräckligt med licenser för MS Office.

Det är jättebra att öppna program diskuteras. På så sätt sprids kunskap. Ofta brukar diskussioner om öppna kontorsprogram sluta i jämförelser med det som många uppfattar som det enda alternativet: MS Office.

Sådana diskussioner är överspelade. OpenOffice, AbiWord och KOffice är fullvuxna program. Det finns dock starka intressen som vill att vårt fokus ska ligga på om ett enskilt program har en viss funktion, som knappast någon använder, eller inte.

Det som istället borde diskuteras är istället om något de flesta inte ägnar en tanke: filformat.

Under de senaste åren har flera företag utvecklat det öppna filformatet ODF till en ISO-standard. Det används i OpenOffice och stöds bland annat av AbiWord och KOffice. Att formatet är öppet innebär att dokumentationen är tillgänglig. Alla som använder standarden kan utveckla fullt stöd för det. Filer går att öppna i alla program som stödjer formatet. Ett företag kan inte göra så att filer bara kan öppnas med deras program. Filer sparas som komprimerade dokument. De går att öppna med ett zip-program och en webbläsare. Man har tillgång till innehållet i sina dokument utan att installera ett kontorsprogram. Allt sammantaget gör att filformatet är framtidssäkert. De filer man sparar idag kommer att gå att öppna om flera år med många program.

Microsoft har å sin sida lanserat sitt OOXML-format. Det är det format som ”används” (se nedan) i MS Office 2007. Tekniskt liknar det ODF-formatet. Microsoft har lyckats att mer eller mindre kuppa igenom det som ISO-standard. Att Microsoft utvecklat en öppen ISO-standard låter väldigt bra.

Det är kanske till och med är litet för bra. Dokumentationen över OOXML är ytterst komplicerad. Standarden ska stödja Microsofts alla äldre filformat med varianter och buggar. Sammanlagt är dokumentationen på över 6000 sidor. I praktiken innebär det att inget annat programvaruföretag kan utveckla program för standarden.

Ännu bättre blir det sedan det kommit fram att Microsoft inte använder sitt eget format. Filer sparade i MS Office 2007 har nämligen proprietära tillägg som inte är öppna. Därmed hindrar man effektivt alla andra programföretag att nå kompatibilitet med MS Office, även om de skulle lägga ner åratal för att anpassa sig till det ”öppna” OOXML-formatet. Ett filformat som kuppats igenom, med en så snårig dokumentation att ett enda företag kan använda det, men som inte ens används av det företaget, ska kallas för vad det är: Kalkon!

Kontorsprogram eller kalkon?

Kontorsprogram eller kalkon?

Det är så här man låser in kunder och hindrar dem från att gå över till alternativ. De hemliga tilläggen till OOXML kommer att förändras då Microsoft släpper nya versioner av Office. Man tvingar då företag, offentlig sektor och privatpersoner att uppgradera för att få kompatibilitet mellan nya och gamla filer. Så säljer man program en gång till!

Microsoft påstår att man stödjer ODF. Också detta gör man litet för bra. Det är sant att man i senaste servicepaketet till Office 2007 infört stöd för ODF. Det är lika sant att Calcfiler blir förstörda om man sparar dem i Excel. Detta är givetvis för att avskräcka kunder att välja alternativ till MS Office.

Var och en måste avgöra om man ska man fortsätta gynna ett monopolliknande företag och låsa in sig med ännu ett lås. Sparade filer kommer inte att vara framtidssäkra och man kommer att ha stora problem med att använda andra program eller filer skapade i annat än MS Office. För detta betalar samhället smått astronomiska belopp i licensavgifter till Microsoft.

Alternativet är att gå över till program som stödjer ODF. När man har gjort det kan man börja gräla om vilket program man vill använda. Jag kan använda KWord. Min kollega OpenOffice. Någon annan använder AbiWord. Vi kan byta filer när vi vill. Vi kan arbeta i Linux Mac eller Windows. Vem vet, kanske en dag det till och med blir möjligt att använda MS Office!

Detta är den fråga alla borde besvara när de väljer kontorsprogram!

Filformat är komplicerade. Det finns mängder med inlagor från alla parter. Att det är förvirrat och svårt beror givetvis på att enorma summor pengar står på spel. Office är Microsofts mjölkko som man vill fortsätta mjölka. Därför finns det starka intressen för att fokus ska flyttas till andra saker än filformat. Den som vill läsa mer kan börja med Wikipedia och länka sig vidare därifrån:

OM ODF

OM OOXML