Dec 302010
 

Flattr this!

AbiWord är ett utmärkt litet ordbehandlingsprogram som räcker väldigt långt.

En sak som kan vara ett problem är att AbiWord använder ett eget filformat som få andra program klarar. OpenOffice klarar till exempel inte av att läsa AbiWord filer. Jag har inte MS Office, men jag tror inte det heller kan öppna AbiWord filer. Därför kan det bli svårt att samarbeta i dokument och man måste tänka sig för hur man sparar filer.

Spara som…

Man kan välja Spara som… och välja ett annat filformat. AbiWord klarar både Microsofts .doc format och OpenOffices .odt. Det kan vara besvärligt att komma ihåg detta varje gång man ska spara och skicka iväg en fil. Dessutom vill man kanske växla mellan program medan man arbetar.

Spara som… Automatiskt

Det går att med litet pill göra så att AbiWord sparar i ett annat format automatiskt.

Hur man gör kan man läsa om på AbiWords hemsida. Instruktionerna är enkla.

Jag vill komplettera instruktionen på några punkter:

Linux

1. Såvida du inte sitter med en gammal distribution så kör du AbiWord 2.8 och inte som det står i instruktionen, AbiWord 2.6. Det inledande kommandot blir då istället:

sudo gedit /usr/share/abiword-2.8/system.profile

Om du använder KDE får du förmodligen byta gedit mot kate. Sedan gör du som i instruktionen.

2. AbiWord hanterar inte .odt perfekt. Bland annat placeras text i områden. Vill man göra dokument läsbara i OOo Writer kan det vara bättre att ställa in AbiWord att spara i .doc format och därefter öppna filen i Writer och spara om den i .odt. Detta är förmodligen enda gången jag skrivit att det kan vara bättre att spara filer i det slutna .doc formatet än i det fria .odt. Vitsen är emellertid att få in filerna så smärtfritt som möjligt i Writer. I det här fallet verkar .doc fungera bäst.

Det går emellertid att ställa in AbiWord att spara i .odt också. Byt raderna i instruktionen som ska klistras in i AbiWords inställningsdokument till dessa:

<Scheme
name="_custom_"
ZoomPercentage="116"
DefaultSaveFormat=".odt"
/>

Man kan byta .odt till något annat filformat som AbiWord klarar av till exempel .rtf.

Windows

1. Man kan spara i .odt format även i Windows om man inte skulle vilja använda .doc som i instruktionen. Skriv då istället:

<Scheme
name=”_custom_”
ZoomPercentage=”116″
DefaultSaveFormat=”.doc”
/>

i inställningsfilen

Jag måste lägga in en brasklapp: Alla program fungerar bäst med sitt eget filformat. AbiWord kan ha problem med .doc och .odt formaten.

Dec 222010
 

Flattr this!

En konferens med förhinder…

Jag har precis varit på en konferens och hållit föredrag. Som vanligt använde jag OpenOffice Impress för att göra mitt föredrag. Jag brukar alltid spara filer som PDF och använda den PDF-läsare som finns tillgänglig för att köra presentationen. Det fungerar alltid. Nackdelen är att man inte kan använda animationer och ljud.

Dum som jag var ville jag så här innan jul ha några animationer och ljud. Jag fick veta att det skulle finnas MS Office 2007 på datorn i föreläsningssalen. Office 2007 har skruttigt stöd för ODF, OpenOffice öppna filformat. Därför sparade jag filen som Powerpoint, .ppt, det vill säga Microsofts format för Office 2003. Det har tidigare alltid fungerat.

Det blev det en mindre katastrof då filen inte hostade igång som den skulle  i MS Office. Jag fick snabbt vaska fram en dator med OpenOffice och spara om presentationen som PDF och göra animationer och ljud under föredraget genom att studsa runt och göra roliga ljud på scen.

Hemma igen…

När jag kom hem började jag forska om varför det inte hade fungerat som det brukar. Det visade sig att vissa standarder är mer standard än andra standarder.

I en uppdatering av MS Office 2007 har Microsoft ändrat standarden för filformatet för MS Office 2003 filer. Därför fungerar inte filer sparade i OOo Impress som .ppt i MS PowerPoint 2007, särskilt inte om de innehåller animationer och ljud, som min presentation.

Många tror att Microsofts filformat är standarder. OOXML-formatet har till och med av någon anledning fått officiell status som ISO-standard, trots att inte ens Microsoft använder det och att det har så stora brister att det aldrig kan bli en standard.

Andra tror att Microsofts filformat för MS Office 2003 är en de facto standard. Det är så många som använder det så att det är universellt gångbart. Tja…

Eftersom Microsoft kan ändra i filformat hur som helst och göra vissa filer obrukbara är det inte en de facto standard som ”alltid fungerar”.

Det är fler som råkat ut för samma problem som jag. Det diskuteras bland annat på OOo:s engelska användarforum här och här.

Framtid…

Det som nu förmodligen kommer att hända är att utvecklarna för OpenOffice är tvungna att skriva om hur Impress-filer sparas i .ppt format för att anpassa OOo efter MS Office. Då detta är gjort kommer Microsoft att ändra någon ny detalj för att förhindra filutbyte. På så sätt förhindrar man utveckling av OOo genom att utvecklarna måste lägga energi på att skriva om exportfiler istället för att lägga till nya funktioner.

Ett filformat som introduceras av ett företag för att slå ut konkurrenter och försvåra utbyte mellan plattformar och program, kan aldrig bli en standard, vare sig de facto eller ISO-standard. Det ställer till med elände för användare och gör massor med filer de facto obrukbara.

I fortsättningen är det PDF som gäller då jag ska hålla föredrag. Icke-standarder och ofria filformat kan man inte lita på.

Dec 132010
 

Flattr this!

Om man vill förvandla ett klockslag till minuter efter midnatt i Calc matar man först in klockslaget i en cell. Därefter multiplicerar man cellen med 1440.

Man kan skriva in formeln antingen i cellen eller i Inmatningsraden ovanför kalkylarket

Se till att cellerna är formaterade som Tal.

Dec 102010
 

Flattr this!

Jag tror att alla som kopierat och klistrat in text från Webbsidor eller pdf-filer i ordbehandlingsdokument i OpenOffice.org Writer har råkat ut för konstiga radmatningar.

MyTXTCleaner installerar en extra knapp i verktygsraden. Tillägget tar bort extra radmatningar. Du kan göra dessa synliga med knappen med det "bakvända P:et" i övre verktygsraden. Den inklistrade texten bryter rader på fel ställen och måste rensas...

Man får rensa radmatningar manuellt innan man kan börja arbeta med texten. Det kan ta en bra stund om man klistrar in mycket text. Nu finns ett smart tillägg till OpenOffice Writer, MyTXTCleaner, som fixar det automatiskt med en knapptryckning.

Det enda man behöver göra är att markera texten, klicka på knappen i verktygsraden, läsa och godkänna en varning. Eftersom tillägget gör ganska stora ändringar kan det vara bra att testa på en kopia av texten först.

Efter det är radmatningarna borta. Texten blir lätt att redigera och arbeta med.

MyTXTCleaner tar bort de extra radmatningarna och texten blir snabbt enkel att redigera!

En liten nackdel är att tillägget inte tar bort bindestreck. Det missar även radmatningar ibland eftersom det inte vill ta bort regelrätta radmatningatr vid nytt stycke. man får kontrollera manuellt efteråt, men på det stora hela gör det ett bra jobb.

Ännu ett litet smart tillägg man inte klarar sig utan när man väl börjat använda det!

Ladda ner MyTXTcleaner här!

Dec 082010
 

Flattr this!

Ska man stava som ord låter eller så att orden ser vackra ut?

Nuförtiden lär vi oss en standardiserad stavning i skolan och grubblar sällan över ords estetiska kvaliteter. Innan en reglerad stavning infördes var frågor om ords estetiska värde viktiga och sysselsatte många lärda.

Stavningsreformen 1787

År 1787 blossade i Svenska Akademien en inflammerad debatt om dubbeltecknade konsonanter i ord som ”att” och ”till” upp. Fram tills dess hade det inte funnits någon fast regel och ”at” och ”til” var minst lika vanliga. Hur man valde att stava berodde på situation och personliga preferenser.

Frågan hade väckts av historikern Botin som ansåg att de dubbla konsonanterna ”följer naturen , befriar från onödiga undantag, uprättar ordning och system.”

Svenska Akademien grubblade över frågan länge och väl. Majoriteten kom fram till att ”man borde för ögat uttrycka, hvad örat borde höra.” Man kom därmed fram till att konsonanter bör dubbeltecknas. I fortsättningen skulle alla skriva ”att” och ”till”. Det var en tidig stavningsreform och ett försök att likrikta svenska språket.

Beslutet var inte enhälligt. Greve Gyllenborg gick i taket. Han ansåg att dubbeltecknade konsonanter var barbariska och förfulande. Han kallade sina meningsmotståndare förklenande för ”nystafvare”.

Frågan var minst sagt infekterad. Skalderna Leopold, som tillhörde de konservativa och Adlerbeth, som var nystavare, diskuterade upprört reformen i ”fem quarter”. Leopold blev så arg att han gick hem och skrev en hel avhandling i ämnet där han dömde ut reformen. Först efter flera år gav han med sig och började stava att och till.

Ska ord skrivas så att örat blir nöjt eller ska de se ut så att ögat fröjdas?

Nu och då

Numera tänker vi sällan på sådana här frågor. De flesta skriver på dator. Då ett ord inte är rättstavat markeras det med röd understrykning eller korrigeras automatiskt. Ord massproduceras som aldrig förr. Ingen har tid att sitta och fröjdas över ett ”at”.

Allt var inte bättre förr, men nog har vårt språk och vår språkkänsla tappat en dimension sedan nystavningen slog igenom.

Dec 032010
 

Flattr this!

Efter installation är OpenOffice mer än lovligt grått. Man har väl inte i första hand satsat på designen och jag tycker man har en litet felaktig inställning att startinställningarna ska passa alla. Resultatet blir att de inte passar någon.

Programmet sticker inte ut på något sätt utan är grått som ett betongblock.

Writer efter installation. Den grå bakgrundsfärgen ger i alla fall inte mig någon inspiration att skriva.

Om jag sitter och arbetar framför datorn en hel dag vill jag gärna stirra på något annat än betonggrått. Det känns som om man vore i gamla DDR.

En enkel sak man kan göra är att ändra bakgrunden för dokumenten från betonggrått till något mer inspirerande under Verktyg -> Alternativ -> OpenOffice.org -> Visning -> Bakgrund för tillämpning.

Tyvärr har detta blivit svårare. Sedan Oracle tog över OpenOffice har man rensat ut några vackra blå färger som gick under SUN:s namn.

De färger som finns med som standard är i mitt tycke i allmänhet för skarpa eller för blanka för att passa som dokumentbakgrund. Man vill ju inte bli bländad när man jobbar. Därför måste man skapa egna kulörer.

Det gör man under Verktyg -> Alternativ -> OpenOffice.org -> Färger.

Klicka på Lägg till.. och ge dina nya färger egna namn. Man anger färgnyanser genom tre sifferkoder

Man matar in färger genom att ange tre sifferkoder. Det är bara att börja experimentera så har du nog en OK färg om någon vecka!

Det finns en genväg. Mata in värdena för de fyra gamla SUN färgerna:

SUN:s blåa nyanser

51
51
102

102
102
153

153
153
204

204
204
255

Ge dem antingen sina gamla namn SUN1-4 för att retas med Oracle, eller hitta på egna namn. Jag tycker dessa blå nyanser alla är utmärkta om dokumentbakgrund.

Exempel på en av SUN:s blå nyanser

OpenSuse grönt

Andra kulörer som passar bra som dokumentbakgrund är de som skeppas med Linuxdistributionen OpenSuse. De går i gröna och blå pastellfärger (Opensuses maskot är en grön ödla så förstår du nog…):

189
221
141

25
133
51

Exempel på en av OpenSuses gröna nyanser

12
82
72

98
158
31

110
161
151

28
130
185

OpenOffice måste inte vara betonggrått!

Nov 282010
 

Flattr this!

  • ODF är det format som OpenOffice använder för att spara filer. Det är öppet och väldokumenterat. Filformatet är skapat för att vara en standard och öka möjligheter till samarbete mellan olika kontorsprogram. Filer är framtidssäkra och man kan välja vilket program man vill använda. Filformatet är alltså inte knutet till OpenOffice utan vem som helst kan använda det. ODF är en ISO-standard. Valfrihet och framtidssäkring gynnar privatpersoner, företag och myndigheter. Det leder till lägre kostnader och samarbetsmöjligheter.
  • OOXML är det filformat som Microsoft Office använder. Det är också ett ISO-format. Det är visserligen dokumenterat, men innehåller hänvisningar och tillägg till proprietära delar som tar bort öppenheten. OOXML är ett Microsoftprojekt skapat för att gynna Microsofts intressen.

ODF-Alliance

Jag hittade nyligen detta intressanta dokument från ODF-alliance, en organisation bakom ODF, som ger en bakgrund till ODF och OOXML.

Dokumentet sammanfattar hur Microsoft lyckades kuppa igenom OOXML som en ISO-certifierad standard.

Microsoft skapade OOXML snabbt för att leva upp till de krav främst EU började framföra om att standardisera dokument. Microsofts såg till sina egna intressen, hur Micorosft Office fungerar och samarbetade inte med andra aktörer. OOXML blev ogenomtänkt och har stora brister. Det är skapat för att bevara MS Office marknadsposition, inte för att öka standardisering, valfrihet och samarbetsmöjligheter.

Microsoft fick till att börja med underkänt för OOXML. Därför introducerade man en ”Transitional” och en ”Strikt”  version av OOXML, där den strikta är den godkända standarden. Microsoft lovade att snabbt implementera den ”strikta” varianten av OOXML. Detta har man inte gjort utan man använder fortfarande ”Transitional”.

Därför råder det förvirring för hela OOXML-projektet. Inte ens Microsofts MS Office använder filformatet. Förutom Microsofts egna program finns det små förutsättningar att något annat program kan använda ”Transitional” formatet fullt ut, eftersom det är länkat till proprietära delar som ingen annan än Microsoft kan utnyttja. Hela tanken med standardisering är därmed borta och OOXML är ett dött filformat. OOXML är en ISO-standard ingen använder och förmodligen ingen kommer att använda.

Partsinlaga?

Om man vill kan man se dokumentet från ODF-Alliance som en partsinlaga och inte godta argumenten mot varför OOXML är ett dåligt filformat. Det är ju självklart att ODF-Alliance befordrar sitt eget filformat och kritiserar konkurrenter. Då kan man istället titta på tekniska aspekter av filformaten. Jag hittade denna blogg som jämför ODF och OOXML.

En så vanlig detalj som hur färg på bokstäver och textjustering kodas i XML filerna visar varför OOXML aldrig kan bli en standard. OOXML, eller rättare sagt MS Office, kodar färger på helt olika sätt beroende på vilken modul i MS Office man använder. Det är så de olika programmen i MS Office fungerar. De är skapade på olika sätt utan en tanke på att vara standardiserade.

Jag lånar en tabell från bloggen och markerar de tre olika sätt som OOXML kodar färg respektive justering beroende på vilket Microsoftprogram man använder. Notera att ODF använder samma kodning för färg och justering oberoende av OpenOfficemodul eller annat program man använder.

Felet med OOXML är att sådan variation för hur vanliga egenskaper kodas inte kan utgöra en standard. I begreppet standard ligger saker som standardisering och förenkling, inte att filformat är icke-standardiserade och att samma egenskaper kan kodas på olika sätt. Om inte förlorar ordet Standard sin mening.

Det innebär att det enda program som utan problem kan använda OOXML är just MS Office, det vill säga det program som råkar ha just de egenheter som gör att filer sparas på ett detta sätt. Om andra program ska använda OOXML fullt ut måste de vara uppbyggda på samma sätt som MS Office. Detta tillåter givetvis inte Microsoft. Därmed blir det i praktiken omöjligt för något annat program att fullt ut använda OOXML.

Detta och hundratals andra små egenheter med OOXML, är förklaringen till varför import/exportfiltren i OpenOffice och andra kontorsprogram har problem med att läsa och spara OOXML-filer. Det går helt enkelt inte att koda filerna på rätt sätt.

OOXML är ingen standard. Det är en inlåsningsstrategi.

Detta är skillnaden mellan ett öppet standardiserat filformat som ODF och ett ”öppet” icke-standardiserat filformat som OOXML!

Nov 262010
 

Flattr this!

Ibland vill man skapa en presentation i OpenOffice.org Impress som har musik eller ljud rakt igenom hela presentationen utan avbrott. Musiken ska inte brytas eller börja om då bilden växlar. Sådana presentationer kan man använda som automatiska bildspel eller filmer.

Det är enkelt att få ljud att spela oavbrutet. Du behöver en musik- eller ljudfil i lämpligt format (MP3 eller WMA, dvs CD-musikfiler brukar fungera.):

1. På aktivitetspanelen till höger väljer du fliken Bildväxling (eller Bildsväxling… Översättningen har fått ett -s för mycket).

Välj Fliken Bildväxling. En bit ner har du rullmenyn där du väljer Ljud

2. På fliken Bildväxling går du till rullmenyn Musik. Välj annat ljud. Leta reda på musikfilen du har valt ut.

Välj Annat ljud... och leta reda på din musikfil

3. Om du vill att musiken ska spela hela tiden och inte starta om vid varje bildbyte bockar du för ”Loopa till nästa ljud”.

Bocka för "Loopa till nästa ljud". Då fortsätter musiken utan avbrott

Färdigt! Nu spelar musiken oavbrutet hela presentationen.

En viktig sak att tänka på är att inte bocka för ”Använd för alla bilder”. Då börjar musiken om vid bildväxling.

Man kan lägga in flera musikfiler och växla mellan dessa i menyn. Man kan växla musik under ett bildspel.

Nov 232010
 

Flattr this!

Om jag fick välja en enda inställning i OpenOffice som borde vara standard och alla borde se till att de hade ställt in är valet enkelt.

Gå in under:

Verktyg -> Alternativ -> Ladda/Spara -> Allmänt och bocka i rutan: ”Skapa alltid säkerhetskopia”.

Denna inställning kan rädda ditt arbete i OpenOffice. Se till att rutan är förbockad!

Jag har skrivit om funktionen tidigare, men det tål att upprepas. Jag får då och då mail om hur man kan rädda skadade OpenOfficefiler. Det hade varit mycket enklare om man följer detta råd.

Inställningen gör att OpenOffice automatiskt skapar en kopia av dokument i mappen backup i din Användarmapp. Det innebär att du har en extra chans att rädda hela eller stora delar av ditt arbete om olyckan skulle vara framme och din dator eller OpenOffice skulle krascha. Du kan läsa mer om din Användarmapp och hur du hittar den i detta inlägg.

Automatsparningen fungerar så att varje gång du sparar ett dokument flyttas den näst senast sparade versionen till mappen backup. Det innebär att du vid en krasch bara förlorar det allra senaste du arbetade med, inte hela dokumentet. Om du tar för vana att spara dokument ofta blir förlusten minimal. Du kan även använda funktionen om du gjort ändringar i dokument och vill ha tillbaka en äldre version.

OpenOffice har förutom denna automatsparfunktion ett inbyggt återställningssystem om något kraschar. Det är rutan under på bilden: ”Spara återställningsinformation var… 15 minut” är inställt som standard.

Jag litar inte riktigt på detta system. Det har hänt att filer har blivit korrupta. Därför ger automatsparfunktionen en extra säkerhet.

Nackdelar?

Att inställningen är av som standard är på ett sätt dumt. Anledningen att den är av är att den skriver till hårddisken. Det kan ha nackdelar och bör godkännas av användaren. Kopior av dokument blir kvar i Användarmappen och kan bli tillgängliga för andra som använder datorn. Man bör alltså tänka på sekretess innan man sätter igång funktionen.

För de allra flesta användare är detta inget problem, utan man ska starta funktionen det första man gör då man installerat OpenOffice.

En annan nackdel är att filer tar utrymme. Med dagens stora hårddiskar är detta sällan ett problem och OpenOfficefiler är som regel väldigt små (om man inte har många stora bilder). Jag föredrar att ha en extra chans att rädda mitt arbete framför att ha några MB extra ledigt utrymme på hårddisken.

En enda sak är säker…

Ingen automatspar- eller återställningsfunktion kan någonsin ersätta egna säkerhetskopior. Spara ofta. Spara filer på olika hårddiskar, bränn CD-skivor, spara på USB-minnen, maila filer till dig själv och låt mailen ligga kvar på servern eller använd en molntjänst. Det finns så många enkla och billiga sätt att göra backup att det faktiskt inte finns någon ursäkt om man förlorar viktigt arbete vid en datorkrasch.

Nov 152010
 

Flattr this!

Jag har tidigare skrivit om hur man kan göra broschyrer i OpenOffice Writer här och här.
Här är några fler tips.

Använd en dokumentmall

Ladda ner och använd den här dokumentmallen. Den är för ett åttasidigt häfte. Om man behöver fler sidor kan man bunta ihop ett antal malldokument. Det följer med instruktioner hur man får det att fungera.

Använd ett tillägg

Tillägget Alternative print Brochure räknar ut hur sidorna i ett dokument faller ut. Man kan därmed enkelt ange sidnummer då man skriver ut en text dubbelsidigt.

Tillägget Alternative print Brochure räknar ut hur sidor faller ut i ett dokument.

Man kopierar över de sidnummer man får i tillägget till dialogrutan för utskrifter. Man kan ställa in tillägget efter vad man vill göra.

OpenOffice 3.3

Den nya dialogrutan för utskrifter i kommande OOo 3.3 har ett inbyggd hjälp för att göra broschyrer.

Den nya dialogrutan för utskrifter har många förbättringar. Bockar man för Prospekt under fliken Sidlayout skrivs dokumentet ut som en dubbelsidig broschyr.

Alla tre tipsen kräver litet pill och att man håller reda på sina utskrifter, särskilt om man måste vända papper manuellt i skrivaren för att få dubbelsidig utskrift. Man bör testa att det fungerar med några sidor innan man startar ett stort arbete.

Ett sätt att testa är att skriva ut till PDF. Även om sidorna inte blir dubbelsidiga, är det ett enkelt sätt att kontrollera hur den färdiga utskriften kommer att se ut. Om man är nöjd med PDF-filen kan man använda den för den slutliga utskriften.