Apr 112010
 

Flattr this!

OpenOffice.org är ett avancerat kontorspaket. Programmet har ibland egna sätt att göra saker. Som nybörjare kan man gå vilse. OpenOffice är ganska opedagogiskt. Menyer och dialogrutor kan vara röriga och ologiska. Jag har använt programmet i flera år. Det är lätt för mig att glömma hur svårt OpenOffice kan vara för den som använder programmet för första gången. Att börja skriva är enkelt. Att göra något litet mer avancerat som en tabell, en innehållsförteckning eller numrerad lista är inte riktigt lika självklart. Här är några råd till den som är ny i OpenOffice.

1. Experimentera inte! OpenOffice bestraffar en om man gör saker på känn. Mitt råd är att läsa den inbyggda hjälpen, eller ännu bättre användarmanualerna innan man ger sig på något nytt. Man behöver absolut inte plöja allt på en gång. Arbeta i ditt eget tempo och läs de kapitel och avsnitt du behöver. Valda delar av Getting Started Guide är en bra början. Tyvärr finns denna superba dokumentation bara på engelska.

2. Lär känna ditt program! Writer, som jag arbetar mest i, är till hälften ett layoutprogram. Man har bättre redskap för layout än i andra ordbehandlingsprogram. Motorn i programmet är mallar. Writer fungerar bäst med välstrukturerade, genomtänkta dokument och sämst för spontant skrivande och direktformatering. När man har förstått det och lärt sig grunderna, är Writer det bästa ordbehandlingsprogram som finns.

3. OpenOffice styrs av invecklade och strikta regler. Så länge man håller sig till dem fungerar allting väldigt bra. När man inte förstår reglerna, eller bryter mot dem, får man en smäll på fingrarna. Som nybörjare gäller det att så snabbt som möjligt lära sig reglerna. När man blir mer avancerad är halva nöjet att lura OpenOffice och lista ut hur man kringgår reglerna.

Ibland är OpenOffice med alla sina regler som en grinig gammal professor som talar om för en vad man får och inte får lov att göra

4. Grundinställningarna kan vara litet lustiga. De flesta inställningarna hittar man under menyn Verktyg – Alternativ… Eller under Verktyg – Alternativ för autokorrigering… Här skriver jag om några luriga inställningar jag alltid ändrar. Under kategorin Inställningar här på bloggen hittar du tips på hur man kan ställa in OpenOffice så att det lyder dig och inte tvärtom!

5. Varför uppfinna hjulet igen? Ska du göra en viss typ av dokument så kolla om någon annan hunnit före dig och lagt ut en färdig dokumentmall. Eftersom OpenOffice bygger på mallar, är halva jobbet gjort om man får tag på en bra dokumentmall. Kolla under den engelska avdelningen (ändra språk uppe till höger på sidan). Där finns fler mallar än på svenska.

6. Varför nöja sig med OpenOffice När det finns tillägg?  Tillägg gör OpenOffice bättre. Man kan jämföra med webbläsaren Mozilla Firefox. Utan tillägg är det en medioker webbläsare. Med tillägg är den suverän. Här skriver jag om tillägg jag inte kan vara utan. Här skriver jag mer om tillägg och om hur man installerar dem. Jag tycker man åtminstone ska börja med att bättra på det svenska språkstödet och installera Language Tool. Bläddra i kategorien Tillägg på bloggen för fler tips.

7. Sök hjälp då du kör fast. Ett sätt är att gå med i OpenOffice.org:s mailinglistor. Ett annat är att fråga i OpenOffice forumet på Ubuntu.se. Jag brukar försöka hjälpa till där. Även om man använder ett annat operativsystem än Ubuntu, är man varmt välkommen. OpenOffice fungerar likadant oavsett system. Om man har riktigt svåra frågor är bästa stället för svar OpenOffice.org:s engelskspråkiga användarforum. Även om man är dålig på engelska får man vänliga och fantastiskt kunniga svar av riktiga proffs!

8. Läs min blogg! För den som ledsnar på det finns länkar till andra intressanta sidor om OpenOffice.org.

  22 Responses to “OpenOffice för nybörjare”

  1. Utmärkta råd du ger! Jag ska göra en mall för författare i OpenOffice som liknar den mall jag gjort för Word. De mallar jag hittar är ganska få och ännu har jag inte kollat dem så noga. Jag fann en ”Lulu.com A5 Sized Book” som kanske är användbar eftersom jag ska göra en mall för böcker som ska tryckas i A4. Men ännu har jag inte sett hur resultatet blir i tryck.

    Hur mycket av en mall i word kan man överföra till OO utan alltför mycket arbete? Man förstås bygga en från grunden men det går kanske att överföra en del? Min mall i Word bygger förstås på formatmallar och frågan är om dessa går att överföra och hur på enklaste sätt i så fall?

    • Att göra en bok hela vägen i ett ordbehandlingsprogram är inget jag vill rekommendera. Det blir ganska mycket merarbete jämfört med att sätta en bok i ett layoutprogram. Med det sagt är OpenOffice Writer det bästa ordbehandlingsprogrammet för uppgiften. Det fungerar bäst om boken inte har alltför många bilder och inte alltför avancerad layout.
      I princip kan man använda MS Wordmallar rakt av i OpenOffice. Man kan få fixa till litet med styckeformatmallar, sidmallar med mera, men allt väsentligt fungerar direkt.
      Du kan hitta färdiga bokmallar på OpenOffices sida för malldokument. En sökning på den engelska sidan med termen book gav detta: http://templates.services.openoffice.org/en/search/node/book?page=1. Där finns Lulu.coms mall för böcker i A4-format: http://templates.services.openoffice.org/en/node/3526. Jag skulle ta en titt på denna mall som förutom själva mallen innehåller goda råd för avancerad ordbehandling: http://templates.services.openoffice.org/en/node/1577. Den är på engelska och mycket avancerad. Den går ju att översätta och banta ner efter önskemål.

  2. Tack för snabbt svar! Jag delar inte din mening att det är mycket merarbete att sätta böcker i ett ordbehandlingsprogram. Jag har skrivit sju publicerade böcker i MS Word och betvivlar att det skulle varit enklare i layoutprogram. Mina böcker har haft enkel layout och okomplicerat textflöde vilket möjliggjort detta.

    Det verkar fungera bra att bara öppna ett färdigformaterat dokument i OO. Jag skriver numera mest böcker som trycks i A5-format och skriver texten i A4-dokument och när jag och andra ska läsa texten på papper trycker jag enkelt ut två nedminskade sidor per A4 och får då en text som ser likadan ut som den tryckta kommer att bli. Enda nackdelen är att typsnittsstorleken blir större i dokumentet än på papper. Jag skriver alltså i 16 punkter Times vilket på papper blir 71% av detta dvs. ca 11 punkter.

    Men om jag i OO skriver i A5-format kan jag välja Times 11 punkter men får svårigheter att enkelt kunna trycka ut texten som den ska bli i tryckt skick. Något förslag?

    • Om man inte har många bilder och enkel layout är det självklart man kan använda ett ordbehandlingsprogram hela vägen. OOo är då betydligt bättre än MS Word. De stora möjligheter som finns i OOo är till stor nytta för lågbudgetprojekt.
      Jag har arbetat med bokprojekt med mycket bilder och avancerad layout. Jag skulle verkligen inte rekommendera att sätta sådant i ett ordbehandlingsprogram. Även böcker med den enklaste layout mår bra av att få slutfinish i ett layoutprogram. Ordbehandlare har inte samma kontroll över spärrning, knipning, kerning med mera. Jag ser absolut inte ner på OOo eller de som använder det hela vägen för att framställa böcker. Det är dock fel att jämföra det med ett riktigt layoutprogram.
      Det du frågar om A5 format är en sådan sak som är enklare att hantera i ett layoutprogram. I OOo ställer du in sidstorleken (sidformatmallen) till A5 då du skriver in text. När du skriver ut ställer du in sidan till liggande A4 och två sidor per papper. Det gör du som jag beskriver här: http://pavel.frimix.se/2009/09/05/spara-papper-i-openoffice/. På så sätt arbetar du i WYSIWYG och skriver ut två sidor på en A4 utan att minska ner texten.
      Om du vill se hur filen blir som bok kan du ställa in utskriften för prospekt (broschyr). Fortfarande på liggande A4. Då kommer sidorna i rätt ordning och dubbelsidigt. Om du nu vill spara till pdf måste du använda ett annat program än OOo:s pdf-export. Då väljer du detta program istället för din skrivare då du skriver ut.
      Snart får du anställa mig som sättare, men då vill jag ha ett riktigt layoutprogram att arbeta med!

  3. Hej
    Jag har stött på ett problem med OpenOffice Writer som försöker återskapa ett dokument som inte längre finns. Hur får jag OpenOffice att sluta med detta dumma beteende så jag slipper denna popup vid uppstart av writer varje gång?

    • Hej Christoffer!
      Det finns en knapp man kan välja att avbryta recoveryfunktionen med då OOo startar. Testa den först. Om du inte kan avbryta processen är nog det enklaste och snabbaste att skapa en ny användarmapp. Notera att om du gör det tar du bort egna inställningar och modifieringar. Det mesta av dem går att rädda. Efteråt går det att göra de modifieringar och installera de tillägg man är van vid igen. Hur du gör beskriver jag här: http://pavel.frimix.se/2009/08/20/anvandarmappen-i-openoffice/.

  4. Jag har gjort ett litet bildspel med ljud om varför det är bra att skriva böcker med OpenOffice. Det finns på http://www.goranlindgren.se/. Synpunkter är välkomna!

    Bildspelet skulle väl gå lika bra att göra i OpenOffice men jag har inte provat. Ljudet är synkat med bilderna i Profcast.

  5. Hej,
    och tack för en bra blogg med mycket värdefull information. Jag har haft OpenOffice under drygt ett år och varit nöjd. Ibland i 3.0 kunde tecken som förlängda talstreck eller pilar ersättas med frågetecken när jag tog upp mina dokument dagen därpå.

    Installerade häromdan 3.2. Då brakade helvetet loss. Nu kastas svenska å, ä, ö om till kinesiska tecken. Och det är inte bara att ersätta tecknet för å med ett å och så vidare, utan ”år” har ett tecken, ”ås”, ”ök” etc ett annat. Vet du vad som kan ha hänt. Till råga på allt sker det inte i alla dokument, utan ungefär varannat.

    Jag har sökt och sökt på nätet efter en lösning, men finner ingen som haft samma problem.

    mvh

    D

  6. Tack!

    Det verkar vara så ja. Men jag lyckas inte byta namn på användatmappen. För det är den som heter user, va? Inte någon av de i user-mappen?

    Jo, jag har satt OpenOffice till att alltid spara i word-format, eftersom jag skickar filer till mycket folk i mitt arbete och skickar jag i ODF-format kan ingen öppna filkerna. OCh jag lyckas aldrig komma ihåg att formatera innan jag skickar. Samtidigt är jag nervös för att någon gång vilja byta tillbaka till vanliga Office-paketet och att jag då har en massa ODF-filer jag kan söka efter eller komma åt på något annat sätt.

    • Byt namn eller flytta hela den gamla användarmappen. Jag tror dock inte att detta kommer att hjälpa. Det skadar dock inte att testa.
      Troligen beror ditt problem på att du sparat i äldre Wordformat. Eftersom detta är ett slutet format kan filerna inte översättas perfekt av OOo. Jag avråder från att du sparar regelmässigt i MS Wordformat. OOo hanterar inte Wordformat perfekt. I extrema situationer (plötsligt strömavbrott, datorkrasch eller i vissa lägen i vänte/viloläge) kan filer bli förstörda. Det är bättre att spara i ODF och skicka en kopia i Wordformat. Om du glömmer konvertera hör de som får filen av sig. Office 2007 har primitivt stöd för ODF. Om du ska spara i Wordformat så spara i .doc 97/2000/XP (det nyaste). Om du skulle börja använda MS Office i framtiden finns det inget som hindrar att du har OOo kvar under en övergångsperiod. Då kan du enkelt konvertera det du behöver då. Eftersom ODF är ett öppet filformat behöver du inte ens OOo för att komma åt innehållet i filerna: http://pavel.frimix.se/2009/08/08/48/.
      För dina filer med kinesiska tecken så testa med att installera en urgammal variant av OOo härifrån: http://www.filehippo.com/download_openoffice/. Öppna filerna med den och spara om dem som ODF (eller möjligen SXW?). Kolla sedan om du kan öppna dem utan problem i OOo 3.2. Om de öppnas OK kan du testa kopiera och klistra in i ett OOo 3.2 dokument. Jag tror du kan installera versionerna parallellt (Kör du Windows?).

  7. Tack åter igen. Problemet är att jag har kanske fyra tusen dokument skapade i Open Office och sparade i Word-format. Det skulle ta veckor att säka upp alla och konventera om dem med en gammal Office-upplaga.

    Men nu verkar det trots allt, möjligen, möjligen, möjligen, vara på det viset att det är först är när jag tar upp en av dessa word-sparade filer och sedan sparar om dem, som felet uppkommer. Möjligen är det så. Det kan förklara varför bara ”hälften” verkar påverkade.

    Och genom att radera User-mappen, vilket jag gjorde, så försvann ju min inställning att sparande av dokument automatiskt sker i word-format. Så nu är ODF-formatet förstahandsval igen, vilket ju är bra.

    Men den här övergången som du nämner (utifall att jag ngn gång skulle gå tillbaka till Office-paketet) är inte görbar för mig. Jag har alltför många dokument i mitt arkiv. Detta gör att jag nu tvekar inför att fortsätta med OpenOffice. Jag tycker att det är bättre. Men jag vill inte stå med flera års arbete i ett icke läsbart filformat som jag inte kan söka igenom. Det skulle nsätan som att ha sitt arkiv på gamla disketter igen:)

    Men finns det ngt makro eller liknande som kan konvertera flera filer samtidigt? I så fall skulle jag ju kunna sökaa upp alla ODF-filer vid en eventuell övergång och konvertera om samtliga till det format jag önskar.

    Ja, jag kör Windows.

    • Varför vill fortsätta spara i Wordformat när det är det formatet som ställt till det för dig? Jag har mer än 4000 gamla dokument. Stegvis konverterar jag dem till OOo. Allt behöver inte göras med en gång utan vid behov. Jag skulle aldrig drömma om att ha dokument långtidslagrade i ett MS Office format. Ett sätt för Microsoft att tjäna pengar är att göra äldre filformat oläsbara av nya programversioner. Äldre MS Officefiler går inte alls att öppna i nyaste Officepaketet. Därmed tvingar man användare att uppgradera. Genom att filformat är hemliga så att andra program inte kan använda dem fullt ut låser man in kunder precis som du upplever det. ODF är ett öppet ISO-certifierat filformat. Det innebär att filformatet är tillgängligt för all framtid. Jag är fullständigt övertygad om att du kommer att få mycket mer problem genom att fortsätta spara i .doc än med ODF. Det är inte ODF utan Microsofts filformat som är oläsbart. ODF är framtaget just för situationer som din. Genom proprietära filformat har programvaruföretag försvårat för användarna. Genom att införa ett enhetligt öppet filformat går man runt detta.
      Om du eventuellt skulle gå tillbaka till MS går ODF filer att öppna även i MS Office. Som jag ser det gör du det bara svårt för dig. Makron för att konvertera från ODF till OOXML (MS kalkonformat) vet jag inget om. Du borde fråga Microsoft.

  8. Jag tror också att ODF-formatet är bättre för mig. Däremot krånglar det till sig när jag ska skicka texter till personer som inte har formatet. Och eftersom jag använder skrivande text i mitt arbete så blir det oproffsigt att skicka format som mina kunder inte kan läsa.

    De som har Office-paketet har inte alls lyckats få upp mina ODF-dokument. I vart fall inte tidigare. Och det har jag sett som utslag av Microsofts kortsiktiga konkurrenstänkande.

    Det är därför jag valt att spara allt i ett format som de flesta jag skickar till har möjlighet att öppna. Jag ska också va ärlig med att jag varit nervös över att OpenOffice någon gång ska ”lägga ner verksamheten” och att jag då ska stå där med allt lagrat i ett filformat som jag inte kommer åt.

    • När du skickar dokument sparar du en kopia i MS format och skickar den. Om du skulle glömma det hör mottagaren av sig och klagar. Jag har det precis så själv. Jag har mindre problem i OOo nu än då jag satt i MS Office och hela tiden fick tänka på vilken version jag hade och vilken version mottagaren hade. MS kommer att vara tvungna att bättra på sitt stöd för ODF eftersom ODF blivit EU-standard. Under kommande år kommer det att bli allt lättare att skicka ODF-filer direkt.
      Det fina med ODF är att det är ett öppet format. Det innebär att det alltid kommer att vara tillgängligt. Även om OOo läggs ner finns formatet kvar. Förmodligen skulle det inte ens gå att lägga ner OOo. Om ägaren, Oracle, drar sig ur är källkoden öppen. Det innebär att det är fritt fram för någon annan att fortsätta utveckla. Det är detta som är fördelen med öppen källkod. Vad händer i motsvarande läge om MS läggs ner eller när MS bestämmer att det är dags för användarna att uppgradera och inte längre vill stödja sina egna filformat (vilket redan hänt…)?
      Som jag skrev tidigare kommer man åt innehållet i ODF filer utan något ordbehandlingsprogram. Kan det bli säkrare?
      Två tillägg som kan vara bra för dig är MultiSave: http://extensions.services.openoffice.org/en/project/MultiSave (fungerar inte fullt ut i OOo 3.2)
      Eller Writer Tools: http://extensions.services.openoffice.org/en/project/writertools
      Där kan man ställa in så att dokument sparas både som .odt och .doc, antingen genom en genväg på verktygsraden eller på en meny.

  9. Låter ju perfekt. Tack åter igen.

    mvh

    D

  10. Hej
    Jag har suttit hela natten och försökt ändra endast en sida i dokumentet till liggande… Det finns flera sätt men alla olika jag testat ändrar alla sidor och inte bara en.
    Hur ska jag göra?????

    /Johanna

    • Du måste arbeta med Sidformatmallar. Ett sätt att göra det på är att ställa markören på sidan innan den liggande sidan, högerklicka, välj: Sida, fliken: administrera. Under rullmenyn Nästa formatmall, välj: Liggande. Då blir alla sidor efter den sidan liggande. Gå nu till den sida som ska vara liggande och gör på samma sätt, men välj som Nästa formatmall samma som du har på sidan innan den liggande sidan, Standard brukar vara förvald. Nu blir alla sidor efter den enda liggande sidan stående.

  11. Jo jag har testat det ett antal gånger och det som händer att att varannan sida i hela dokumentet blir liggande ???

    Finns det något sätt att infoga andra dokument?
    Då kan jag sammanfoga ett liggande dokument med det stående?

  12. Hej Påvel!.
    Jag har så svårt, att att förstå allt man ska göra för att få en ‘textmassa’ att fästa på EN sida och inte rullar upp -eller ner till nästa sida! Allt är nytt för mig. -skulle bli mycket tacksam om jag fick ett ‘steg för steg’ hjälp!
    Tusen tack!

    • Hej Sylvia!
      Jag vet inte om jag riktigt förstår vad du vill göra. Ordbehandlingsprogram fungerar så att en textmassa ”flyter” och då man skriver in mer text skapas nya sidor automatiskt. Om du vill ”fästa” texten till en sida får du anpassa den manuellt, stryka i texten, variera marginaler och typsnittsstorlek etc.
      Jag vet dock inte om det är detta du avser, kan du ge något konkret exempel?

Kommentera

%d bloggare gillar detta: