Mar 212013
 

Flattr this!

Jag läste en intressant bloggpost från en Microsoftmedarbetare om arbetet bakom gränssnittet i MS Office. En intressant sak var vilka kommandon folk använder i MS Word. De fem kommandona:

  • Klistra in
  • Spara
  • Kopiera
  • Ångra
  • Fetstil

utförda på olika sätt (tangentbordsgenväg, från meny, verktygsknapp etc) utgör 32% av alla kommandon som ges i MS Word och sannolikt också i alla andra ordbehandlingsprogram.

Jag gjorde ett test och använde bara dessa funktioner i ett dokument. Det gick bättre än jag trodde. Testa själv! Man blir förvånad hur mycket man kan göra med dessa fem kommandon och hur litet man använder andra kommandon.

I de flesta situationer skulle dessa funktioner vara fullt tillräckliga i verktygsraden och förslagsvis kunna nås med snabbkommandon som CTRL+1, CTRL+2 osv eller varför inte 1, 2, 3 osv? Då hade man fått upp tempot rejält på skrivandet och sluppit fundera över hur man får till saker och leta efter funktionerna bland dussintals knappar och alternativ.

 

Min nya verktygsrad i LibreOffice! Nu hittar jag det jag behöver och slipper leta bland saker jag aldrig använder

Min nya verktygsrad i LibreOffice! Nu hittar jag det jag behöver och slipper leta bland saker jag aldrig använder

 

En annan intressant sak i bloggposten var konstaterandet att de allra flesta använder mindre än 10% av alla funktioner i MS Word. Om jag vore programmakare skulle jag vara besviken över att ingen vill ha allt jag klurat ut!

Bloggposten är som sagt intressant och berättar om arbetet bakom designen av MS Word. Den väckte många tankar hos mig.

 

Vilka funktioner behövs?

Behöver man mer än de fem basfunktionerna?

Jag har insett att jag knappt behöver något avancerat ordbehandlingsprogram, utan klarar mig utmärkt med FocusWriter för 90% av allt jag skriver (bland annat det här blogginlägget). Redan FocusWriter har många funktioner jag aldrig använder. Det går snabbare att arbeta i FocusWriter än i traditionella ordbehandlingsprogram och jag har de saker som behövs för att skriva en text, men inte saker som jag ändå aldrig använder. FocusWriter är helt enkelt bättre.

För avancerade texter som böcker använder jag LyX, en LaTeXbaserad dokumentprocessor som skiljer mellan innehåll och formatering. Förutom att knacka in text gör jag nästan bara enkla saker, snarlika basfunktionerna (kopierar, klistrar in, ångrar, sparar och markerar rubriker=fetstil) och låter LyX fixa layouten. Det är ett utmärkt sätt att jobba! Mina texter blir vackrare än vad något ordbehandlingsprogram kan producera och jag kan fokusera på vad jag skriver inte hur jag gör det.

Varför ska man krångla till skrivande?

 

Vilka funktioner behövs inte?

Undersökningen visade att de fem vanliga funktionerna används mycket oftare än allt annat. De övriga 68% av alla kommandon är splittrade mellan ett mycket stort antal funktioner. Alla gör sina egna små specialare!

Ordbehandlingsprogram har blivit en diversehandel. Man förväntar sig att det ska finnas tusentals funktioner som man aldrig använder eller ens hört talas om. Någon gång ibland gör man något mer avancerat, men det är ytterst sällan man verkligen testar gränserna.

Kanske vore det bättre att kontorsprogram byggdes upp modulärt med en liten kärna på vilken man vid behov kunde lägga till funktioner. LaTeX fungerar på det sättet.

 

Blir ordbehandlingsprogram bättre?

Om en programmakare lyckas klämma in ytterligare 10 funktioner som en halv promille av användarna någon gång använder, är det en förbättring? Nya funktioner betyder nya buggar och segare program som drabbar alla användare.

Eftersom många förmodligen i stort sett är nöjda med de fem basfunktionerna är det inte lätt att förbättra ordbehandlingsprogram. Nya specialfunktioner används av få och ju mer saker man hänger på desto mer växer risken att man gömmer de fem basfunktionerna bland skräp ingen har nytta av.

 

Tjäna pengar

Eftersom programmakare som Microsoft måste sälja nya Officepaket vartannat år måste man hitta på andra säljargument än att peta in nya funktioner:

  • Hemliga filformat. Dessa försvårar samarbete med andra program och gör att gamla filer inte fungerar som de ska då man inför nya format. Användare tvingas uppgradera utan att få någonting för pengarna.
  • Nytt gränssnitt. Insikter om hur användarna arbetar var viktiga för att Microsoft införde ribbongränssnittet. Visst kan ett gränssnitt göra att man lättare hittar vanliga funktioner, men de fem basfunktionerna är lika lätta eller lättare att hitta i andra ordbehandlingsprogram som i MS Word.

Ett nytt gränssnitt behöver inte vara bättre än ett gammalt, men man kan man tjäna pengar på att skola om användare. Användarna får inget mervärde.

  • Ta betalt för basfunktioner

I nyaste MS Office 2013 är standard att spara dokument (den näst mest använda funktionen) i Skydrive, Microsofts molntjänst. Man får några GB ”gratis”. Eftersom man måste köpa MS Office kan man diskutera om de verkligen är gratis, eller en betaltjänst. Målet är att kunder ska köpa mer utrymme och spara fler filer. Detta har fördelar som att man kan kartlägga hur användare arbetar och scanna innehållet i dokument och sälja riktad reklam. Eftersom hårddiskutrymme är billigt får man stor avkastning på en liten investering.

I praktiken tar man betalt för basfunktionen ”Spara” som varit gratis i alla ordbehandlingsprogram sedan det blev möjligt att skriva på en dator. ”Spara” är nog den enda av de fem vanliga funktionerna som går att avgiftsbelägga effektivt, men man kan kanske tänka sig att varje gång man använder fetstil läggs en krona på licenskostnaden. Det är mycket utstuderat att börja ta betalt för basfunktioner!

Inte heller här får kunder något mervärde. Man är tvungen att betala för något som tidigare varit gratis, vilket är en rejäl försämring.

 

Max 10%

Alla kontorsprogram har brister. Gör man avancerade saker är det bättre att använda specialprogram: avancerade uträkningar gör man bättre i ett databasprogram än i ett kalkylprogram, layouta böcker bättre i InDesign eller LyX/LaTeX än i ett ordbehandlingsprogram, rita gör man bättre i GIMP och Inkscape än i kontorsprogrammens ritmodul.

Kanske lever kontorsprogram på att det finns extremt få avancerade användare. Att använda 10% av funktionerna kan vara en maxgräns. Använder man mer blir bristerna i kontorsprogram och ordbehandlingsprogram uppenbara och ens arbetsflöde tar skada. Ens arbete går snabbare och når nya höjder om man byter till specialprogram. Detta kan vara skälet till att nästan inga användare använder mer än 10% av funktionerna i ordbehandlingsprogram. De som försökt har slagit huvudet i taket och går över till andra program.

Kontorsprogram och särskilt ordbehandlingsprogram är till för på sin höjd medelmåttiga användare. Att det finns tusentals funktioner är falska säljargument eftersom medelmåttiga användare aldrig använder saker som kapitelvis bildnumrering i samlingsdokument, flera index eller hyperlänkar i innehållsförteckningar.

Sanningen kan vara att programmakare som gör kontorsprogram inte vill ha avancerade användare som inser bristerna och som därmed får incitament att byta till program som passar deras behov bättre.

 

Varför betala?

  • Många klarar sig med de fem basfunktionerna.
  • Avancerade användare växer ifrån ordbehandlingsprogram.
  • = Ingen behöver ordbehandlingsprogram i kontorspaket.

Det finns ingen anledning att betala för något man inte behöver. Bland gratisalternativen finns:

  • Minimala ordbehandlare och enkla texteditorer som FocusWriter. De har de fem basfunktionerna (och mycket mer). De är snabba, ytterst stabila och sparar oftast i vettiga filformat.
  • Det finns gratis kontorspaket som ApacheOpenOffice och LibreOffice för den som känner sig behöva tryggheten i ett kontorspaket.
  • Man kan använda gratis kontorsprogram på nätet som GoogleDocs. Det finns givetvis en integritetsaspekt.

Den som på sin höjd gör medelmåttiga saker i ordbehandlingsprogram och växlar över till något enklare kommer att tycka att arbetet går ovanligt snabbt.

Den som gör avancerade saker gör det som måste göras i gratisprogram och investerar sin tid och sina pengar i avancerade verktyg för allt annat.

Ordbehandlingsprogram i kontorspaket är skräcködlor.

 

Vi diskuterar fel saker

Varför diskuterar vi funktioner i ordbehandlingsprogram som i stort sett ingen behöver, vill ha, eller använder? Varför jämförs alltid kontorspaket utifrån meningslösa funktioner?

Borde vi inte istället debattera hur vi gör dokument tidsbeständiga? Att de ska gå att öppna på vilken dator som helst? Att man ska kunna arbeta med sina dokument i olika program? Är det jag som äger mitt arbete, eller hyr jag det bara så länge jag betalar en dusör till rätt firma? Det vi borde diskutera är filformat och synen på äganderätt och inte vad man hypotetiskt kan göra i olika program, men som ingen gör.

Jag undrar också om funktionen att skriva stringent och formulera sig vackert finns kvar? Eller har texters innehåll underordnats mer eller mindre vansinniga låtsasfunktioner som vi ändå inte klarar av att använda?

 

 

  4 Responses to “Fem funktioner!”

  1. Du får mig att tänka på en grej jag var med om med en kompis, för några år sedan.

    Kompisen ville räkna på hur ekonomin i en gemensam firma kunde se ut, givet att vi kunde få städkontraktet på hans förra arbetsgivare. Han visste hur stora ytor som skulle städas, och hur ofta. Och han hade någon koll på hur lång tid det tog den dåvarande städfirman att städa.

    Så vi satte oss ner med Excel (kompisen har bara Windows med tillhörande program) och började laborera med siffror. På det viset har Excel gjort arbetet väldigt enkelt, men det tog inte mer än fem minuter så hade kompisen svävat iväg, och lade mer tid på att få vårt högst provisoriska kalkylark att se snyggt ut, med färger, olika typsnittsstorlekar och liknande. Ur min synvinkel valde han att lägga mer tid på formen än på innehållet, medan jag personligen tycker att för det vi gjorde var formen meningslös och innehållet allt. Det kändes lite som att kompisen lekte med form/utseende bara för att det gick! Om det inte hade gått att leka med form/utseende hade han ”tvingats” lägga energin på innehållet…

    PS: när vi lekt klart med siffrorna bestämde vi oss för att inte starta firman.

  2. Klistra in
    Spara
    Kopiera
    Ångra
    Fetstil

    Klipp ut ?

    Gedit ju finns för den som nöjer sig med oformaterad text
    http://projects.gnome.org/gedit/
    där finns ett antal plugin som kan vare nyttiga

    Men jag tror faktiskt de flesta Windows och Mac användare har upptäckt de många funktioner som är inbyggd i högar klick menyerna i MS Word 2010 och 2011

    Det som stör mig mest är nog al den dolda formaterings kod som följer med når man Klistra in text i ett annat program
    Som till exempel en kommentar på en WordPress Blog

    Se kommentaren innan 🙂

    Plugin kan ibland vare räddningen när program blir för avancerade

    WordPress har exempelvis en funktion som automatisk sparar tidigare versioner inlägg i databasen
    är man en noga och sliper på sin text blir varje inlägg eller sida fulle av tidigare versioner
    vilket resulterar i att hela bloggen blir seg och inte laddar snabbt i webbläsaren
    man kan optimera databasen manuellt på servern
    men där finns flera plugin som gör detta enkelt

    WP-Optimize finns i förrådet är ett sådant program
    http://www.ruhanirabin.com/wp-optimize/

    Ordbehandlare är faktiskt mera än klippen och klistra, det är makron och mallar med snygg formatering.

    Vem hade läst denna blog som oformaterad text ?

  3. ctrl+c ctrl+v ctrl+s ctrl+u ctrl+b
    Varsågod! 🙂

  4. Ajaj, ctrl+z ska det vara, inte ctrl+u. Åtminstone i LibreOffice.

Kommentera

%d bloggare gillar detta: