okt 202014
 

Flattr this!

Jag läste denna artikel om hur man delar upp kolumner i Microsofts kalkylprogram Excel i PC För Alla. Denna typ av skriverier är en märklig blandning mellan reklam och tips och det skulle inte förvåna om artikeln är sponsrad av Microsoft. Notera att man betonar att det är ”Enkelt”.

Det jag reagerade på är hur svårt det verkar vara att få till saker i Excel. En enkel manöver är inte alls enkel utan kräver flera steg. I OpenOffice/LibreOffice Calc är det mycket enklare.

Uppgiften är att separera för- och efternamn i separata kolumner:

För- och efternamn står i samma kolumn men ska separeras i två olika kolumner. En röra i Excel men enkelt i Calc

För- och efternamn står i samma kolumn men ska separeras i olika kolumner. En röra i Excel men enkelt i Calc!

I Calc markerar man kolumnen, väljer Data -> Text till kolumner.

En dialogruta öppnas med olika alternativ. För den aktuella uppgiften bockar man för ”Delningsalternativ” -> ”Blanksteg” och klickar på OK.

Man har flera alternativ för hur man vill separera kolumner. I det här fallet är Delningsalternativet Blanksteg. Nederst i dialogrutan finns en förhandsgranskning som visar hur resultatet blir

Man har flera alternativ för hur man vill separera kolumner. I det här fallet är Delningsalternativet Blanksteg. Nederst i dialogrutan finns en förhandsgranskning som visar hur resultatet blir

Färdigt! Nu är för- och efternamn separerade i två kolumner. Manövern är mycket enklare i Calc jämfört med Excel.

Färdigt!

Färdigt!

Jag vet inte om jag ska tycka synd om Excelanvändare som betalar för ett krångligt program eller får värdelösa tips/reklam för att kunna använda sitt program. Jag har inte Excel, men det borde finnas enklare sätt att göra saker på, till och med i ett dyrt program från Microsoft. Märkligt att skribenter kan livnära sig på att ge krångliga tips som visar att programmet de gör reklam för är sämre än gratisalternativ!

jul 272012
 

Flattr this!

 

man räknar ekonomi i LibreOffice/OpenOffice Calc kan man behöva ha minusresultat, negativa tal, i rött och nollresultat och vinster i svart, positiva tal. Talen ska automatiskt bli röda eller svarta beroende på sitt värde och man ska slippa ge siffror färg manuellt i efterhand.

 

Jag använder ett enkelt exempel med en enda kolumn siffror

 

Hur gör man det?

 

Gör så här:

 

1. Ställ markören i en tom cell i ett kalkylark. Högerklicka och välj: formatera celler…

 

 

2. I dialogrutan som ploppar upp väljer man fliken Teckeneffekt och i rullmenyn Teckenfärg Ljusrött (jag tycker den ger bra kontrast).

 

 

3. Se till att markören är kvar i samma cell som du använde i steg 1!

Klicka på F11. Det öppnar fönstret för formatmallar och formateringar.

Klicka på den andra knappen från höger överst i fönstret. Den skapar en ny formatmall som bygger på den markerade cellen.

 

 

 

Kalla den nya mallen till exempel Röd. Klicka OK.

Formatmallen Röd ska nu finnas i fönstret för formatmallar och formatering.

 

 

Nu kan man stänga fönstret för formatmallar och formatering eller förankra det vid sidan av kalkylarket, vilket jag tycker är praktiskt.

 

4. Nu gäller det att se till att negativa tal automatiskt blir röda medan andra siffror förblir svarta, det vill säga negativa tal ska använda formatmallen ”Röd”.

Ibland har man en kolumn som redovisar resultat, i mitt enkla exempel kolumn A. För att markera den klickar man på kolumnrubriken ”A” överst. Om man vill markera hela kalkylarket gör man det med CTRL+A. Man markerar flera kolumner/rader med CTRL+klick eller ett visst område genom att dra med musen över det.

 

 

 

5. Se till att kolumnen/området är markerade!

Välj: Format -> Villkorlig formatering…

 

I dialogrutan som ploppar upp ändrar man överst: Cellvärdet -> mindre än -> 0

och i raden under: Cellformatmall -> Röd

Man ser Exempel på röd text till höger i dialogfönstret.

 

 

 

Klicka på OK.

 

Färdigt!

Nu blir negativa tal som matas in i kolumn A automatiskt röda medan 0 och positiva tal blir svarta alltefter de matas in.

 

Tillägg

Som Mikael påpekar i en kommentar finns det ett enklare sätt att få till röda siffror:

1) Markera de celler med tal som man vill ska formateras med röd färg om talet är negativt
2) Högerklicka i markeringen och välj ”Formatera celler”
3) I dialogen som kommer upp, välj fliken ”Tal” och där kategorin ”Tal”
4) Bocka för valet ”Negativa värden i rött” i delen ”Alternativ” i samma flik i dialogen

 

 

Jag har arbetat med OOo/LibO så länge att jag vill göra allt med formatmallar och ibland gör det att saker blir väl komplicerade. Fördelen med denna metod är givetvis att den är enklare. Fördelen med min metod är att man kan spara formatmallar i dokumentmallar och automatiskt få röda siffror i nya dokument av samma typ. Slutresultatet blir detsamma med negativa värden i rött.

apr 112012
 

Flattr this!

Antag att du har dessa värden i celler och att du vill ha medelvärdet:

 

 

Det snabbaste sättet är att markera cellerna och högerklicka nere till höger på fönsterlisten och välja medelvärde.

 

 

Medelvärdet visas i fältet på fönsterlisten.

Lägg märke till att det finns flera användbara genvägar i samma lista som max/minvärde, antal celler och summa.

apr 032012
 

Flattr this!

Ibland behöver man skriva in mycket text i celler i Calc. Det finns några knep för att göra detta snyggt.

När man skriver in text i en cell fortsätter texten ovanpå cellen till höger såvida inte den cellen har innehåll.

 

Text i celler rullar på...

 

I så fall beskärs texten i textcellen så att den inte täcker innehållet.

 

...Tills man knappar in något i cellen till höger. För att se texten måste man dubbelklicka på cellen

 

Innehållet i textcellen blir svårläst.

 

Om man alltid vill kunna se allt textinnehåll gör man så här:

 

1. Markera celler, kolumner eller ett område.

 

2. Välj Format → Celler (eller högerklicka och välj: Formatera celler).

 

3. Välj fliken Justering. I dialogrutan väljer man alternativet: Radbryt text automatiskt. Man kan även välja att avstava texten.

 

 

 

Nu bryts raderna automatiskt och texten är alltid synlig

 

 

4. För att snygga till texten kan man avstava manuellt genom att sätta in bidestreck som gör att ord avstavas. Man kan även välja var rader ska sluta genom CTRL+ENTER.

 

Man kan snygga till avstavningar eller radbrytningar manuellt

 

okt 252011
 

Flattr this!

Det kan vara snyggt och funktionellt att låta varannan rad ha en annan färg i Calc. Hur gör man det?

1. Starta fönstret för Formatmallar och formatering (F11).

 

2. Högerklicka i fönstret och välj Nytt…

3. Under fliken Administrera ger man formatmallen ett passande namn.

 

Jag kallar formatmallen Gula rader...

4. Under fliken Bakgrund väljer man passande färg

 

...och ger den en gul bakgrund

 

5. Nu kan man stänga fönstret för Formatmallar och formatering

6. Välj det område som ska ha varannan rad vit och varannan gul. CTRL+A väljer hela kalkylarket.

7. Välj: Format -> Villkorlig formatering

8. I dialogrutan som dyker upp ändrar man:
Cellvärdet är, till: Formeln är
Cellformatmall till: Gula rader (formatmallen vi gjorde tidigare)
I det tomma fältet överst skriver man in: ISEVEN(ROW())
Klicka på OK

Skriv in detta i menyer och fält!

 

Färdigt!

Nu har varannan rad gul bakgrund

Bakgrunden bakom siffrorna är gul

Tips

man kan byta ut formeln man skriver in i steg 8

ISODD(ROW())    Udda rader blir gula. I exemplet är jämna rader gula.

NOT(MOD(ROW();2))    Anger antal rader mellan färgade rader. 2:an på slutet ger varannan rad, 3 ger var tredje osv.

MOD(ROW();2)    Anger hur många rader i följd man vill ha färgade. 2:an på slutet ger varannan, 3 ger var tredje rad ofärgad osv.

maj 112011
 

Flattr this!

I OpenOffice raderar jag en markerad cell/celler med Backspace. Om jag istället väljer tangenten DELETE får jag upp en dialogruta med flera alternativ:

Jag upptäckte nyligen att man har vänt på detta i LibreOffice: Om jag trycker på Backspace med cell/celler markerade får jag upp dialogrutan. Om jag trycker på DELETE försvinner markerade celler utan någon dialogruta.

Detta är ju litet förvirrande. Vad jag förstår har man i LibreOffice vänt på funktionerna för att bli mer likt hur man ger kommandon i Excel.

För oss som egentligen aldrig har använt Excel utan vant oss vid hur OOo fungerar går det att ändra inställningen i LibreOffice. I Calc går man in under Verktyg -> Alternativ -> LibreOffice Calc -> Kompabilitet och väljer OpenOffice.org legacy istället för Default. Då får LO Calc samma snabbkommandon som OOo Calc.

Dec 132010
 

Flattr this!

Om man vill förvandla ett klockslag till minuter efter midnatt i Calc matar man först in klockslaget i en cell. Därefter multiplicerar man cellen med 1440.

Man kan skriva in formeln antingen i cellen eller i Inmatningsraden ovanför kalkylarket

Se till att cellerna är formaterade som Tal.

sep 032010
 

Flattr this!

Om man arbetar med numrerade listor i Calc finns det ett enkelt sätt att slippa knacka in samma information gång på gång.
Antag att du vill göra en lista på dina DVD-filmer. I kolumnen DVD Nr vill du ha filmerna numrerade i nummerföljd.


Det enda du behöver göra är att markera cellen och dra handtaget nedåt.

Då numreras automatiskt nya poster i svit.

Man slipper alltså skriva in DVD2 DVD3 och så vidare manuellt. Det sparar mycket tid. Som synes fungerar det även om man har text i cellen.

jul 122010
 

Flattr this!

För någon dag sedan skrev jag om att man kan använda dokumentmallar gjorda för MS Office i OpenOffice. Dokumentmallar till MS Office finns att ladda hem på många hemsidor. Ibland måste man fixa detaljer för att få mallarna att fungera i OpenOffice. En tumregel är att ju mer komplex en mall är, desto större risk är det att något inte fungerar.

På hemsidan Vertex42 finns mängder med dokumentmallar och annat matnyttigt för Excel. Självklart kan man lika gärna använda mallar därifrån i Calc.

Ett exempel är en dokumentmall för tidslinjer. En tidslinje är ett bra verktyg för att grafiskt visa händelser till exempel i någons liv.

Det finns en avancerad mall för en sådan tidslinje för Excel här. Den är gratis att använda för personligt bruk.

Dokumentmallen fungerar inte rakt av i Calc. Dataetiketterna på diagrammet blir fel.

Dokumentmallen med exempel öppnad direkt i Calc...

Istället för att visa händelserna visar den avståndet från tidslinjen till etiketten.

Etiketterna på diagrammet blir fel. Istället för händelser visar de avståndet från baslinjen, vilket blir obegripligt

Hur mallen kan ändras för att passa i Calc är ett fint exempel på styrkan i fri programvara och den support som finns för OpenOffice. En användare postade en fråga om mallen på OpenOffice engelska användarforum och fick snabbt svar av andra användare. Stegvis arbetades mallen gemensamt om så att den passar för Calc.

Efter litet bearbetning fungerar dokumentmallen i Calc. Etiketterna i diagrammet visar nu händelser

Eftersom licensen inte medger spridning av mallen utan tillstånd, kan jag inte lägga upp den ändrade varianten. Ändringarna är dock enkla att göra. Förutom hur man får ordning på dataetiketterna, finns råd hur man bygger mallen från början i Calc. Man måste göra på ett litet annorlunda sätt jämfört med Excel. Det finns även instruktion för hur man får texten i etiketterna att flyta över flera rader.

Det är detta som är fördelen med fri programvara. Om någon kommer på en lösning publiceras den snabbt och andra kan ta del av den. Att söka hjälp på forum när man kör fast kan vara ovant i början. Det är standard för fri programvara. Erfarna användare delar med sig av sin kunskap och det finns en enorm kunskapsbas. När man väl vant sig att söka hjälp på detta sätt inser man att man lär sig använda sin dator och sina program bättre än man gör med traditionella ”betalprogram” genom att posta och läsa på forum.

Nu kan jag använda dokumentmallen och göra en tidslinje över fornforskaren Johan Haquin Wallmans liv.


Apropå tidslinjer, på samma hemsida finns ett par andra fina malldokument för andra typer av tidslinjer. Med en av dem gjorde jag denna översikt över fornforskare från tidigt 1800-tal.

Båda mallarna verkar fungera i Calc utan justeringar.

Det finns även en litet enklare tidslinje på OpenOffice sida för malldokument.

jul 072010
 

Flattr this!

Ibland har man värdet 0 i celler i kalkylark. Ibland vill man hellre ha en tom cell än en cell med en nolla.

Kalkylark med nollor...

... Ska bli kalkylark utan nollor

Det fixar man så här:

Gå in på Verktyg – Alternativ – OpenOffice.org Calc – Visa. Avmarkera kryssrutan ”Nollvärden”.

Bocka av Nollvården vid pilen. Bocka för igen så kommer nollorna tillbaka.

Om man inte vill att nollorna ska skrivas ut gör man litet annorlunda.

Välj: Format – Sida, fliken Tabell. Bocka av kryssrutan ”Nollvärden”.

Bocka av Nollvärden vid pilen så skrivs inte nollor ut

Inställningen gäller bara för det aktuella dokumentet.