Om man arbetar med numrerade listor i Calc finns det ett enkelt sätt att slippa knacka in samma information gång på gång.
Antag att du vill göra en lista på dina DVD-filmer. I kolumnen DVD Nr vill du ha filmerna numrerade i nummerföljd.
Det enda du behöver göra är att markera cellen och dra handtaget nedåt.
Då numreras automatiskt nya poster i svit.
Man slipper alltså skriva in DVD2 DVD3 och så vidare manuellt. Det sparar mycket tid. Som synes fungerar det även om man har text i cellen.
Jul 12
För någon dag sedan skrev jag om att man kan använda dokumentmallar gjorda för MS Office i OpenOffice. Dokumentmallar till MS Office finns att ladda hem på många hemsidor. Ibland måste man fixa detaljer för att få mallarna att fungera i OpenOffice. En tumregel är att ju mer komplex en mall är, desto större risk är det att något inte fungerar.
På hemsidan Vertex42 finns mängder med dokumentmallar och annat matnyttigt för Excel. Självklart kan man lika gärna använda mallar därifrån i Calc.
Ett exempel är en dokumentmall för tidslinjer. En tidslinje är ett bra verktyg för att grafiskt visa händelser till exempel i någons liv.
Det finns en avancerad mall för en sådan tidslinje för Excel här. Den är gratis att använda för personligt bruk.
Dokumentmallen fungerar inte rakt av i Calc. Dataetiketterna på diagrammet blir fel.
Dokumentmallen med exempel öppnad direkt i Calc...
Istället för att visa händelserna visar den avståndet från tidslinjen till etiketten.
Etiketterna på diagrammet blir fel. Istället för händelser visar de avståndet från baslinjen, vilket blir obegripligt
Hur mallen kan ändras för att passa i Calc är ett fint exempel på styrkan i fri programvara och den support som finns för OpenOffice. En användare postade en fråga om mallen på OpenOffice engelska användarforum och fick snabbt svar av andra användare. Stegvis arbetades mallen gemensamt om så att den passar för Calc.
Efter litet bearbetning fungerar dokumentmallen i Calc. Etiketterna i diagrammet visar nu händelser
Eftersom licensen inte medger spridning av mallen utan tillstånd, kan jag inte lägga upp den ändrade varianten. Ändringarna är dock enkla att göra. Förutom hur man får ordning på dataetiketterna, finns råd hur man bygger mallen från början i Calc. Man måste göra på ett litet annorlunda sätt jämfört med Excel. Det finns även instruktion för hur man får texten i etiketterna att flyta över flera rader.
Det är detta som är fördelen med fri programvara. Om någon kommer på en lösning publiceras den snabbt och andra kan ta del av den. Att söka hjälp på forum när man kör fast kan vara ovant i början. Det är standard för fri programvara. Erfarna användare delar med sig av sin kunskap och det finns en enorm kunskapsbas. När man väl vant sig att söka hjälp på detta sätt inser man att man lär sig använda sin dator och sina program bättre än man gör med traditionella ”betalprogram” genom att posta och läsa på forum.
Nu kan jag använda dokumentmallen och göra en tidslinje över fornforskaren Johan Haquin Wallmans liv.
Apropå tidslinjer, på samma hemsida finns ett par andra fina malldokument för andra typer av tidslinjer. Med en av dem gjorde jag denna översikt över fornforskare från tidigt 1800-tal.
Båda mallarna verkar fungera i Calc utan justeringar.
Det finns även en litet enklare tidslinje på OpenOffice sida för malldokument.
Jul 7
Ibland har man värdet 0 i celler i kalkylark. Ibland vill man hellre ha en tom cell än en cell med en nolla.
Kalkylark med nollor...
... Ska bli kalkylark utan nollor
Det fixar man så här:
Gå in på Verktyg – Alternativ – OpenOffice.org Calc – Visa. Avmarkera kryssrutan ”Nollvärden”.
Bocka av Nollvården vid pilen. Bocka för igen så kommer nollorna tillbaka.
Om man inte vill att nollorna ska skrivas ut gör man litet annorlunda.
Välj: Format – Sida, fliken Tabell. Bocka av kryssrutan ”Nollvärden”.
Bocka av Nollvärden vid pilen så skrivs inte nollor ut
Inställningen gäller bara för det aktuella dokumentet.
I OpenOffice Calc skrivs månadsnamn som standard med små bokstäver. Det är visserligen korrekt att månader ska ha liten bokstav på svenska. Om man har månadsnamn i en kolumn vill man emellertid förmodligen ha dem med stor bokstav. Det verkar omöjligt att få till det. Calc korrigerar till liten bokstav hur man än bär sig åt.
Månader skrivs automatiskt med små bokstäver i Calc. Så fort jag trycker på ENTER förvandlas Maj till maj. Det verkar inte gå att få Maj tillbaka. Mars skrivs av någon anledning med stor bokstav. Bugg?
Det man vill ha är en kolumn där månadernas namn är skrivna med stor begynnelsebokstav.
Här har alla månadsnamn stor begynnelsebokstav. Det ser ofta snyggare ut i en kolumn i ett kalkylark
Det går att komma runt detta irriterande problem på flera sätt:
1. Skriv ett blanksteg först i cellen. Detta gör att Calc tror det är ny mening. Ny mening ska börja med stor bokstav. Alltså börjar månadsnamn med stor bokstav.
Januari och Februari har blanksteg framför sig. De andra månaderna har det inte. Lösningen fungerar, men är ganska ful.
Det är inte så snyggt med ett blanksteg i början av en cell.
2. Gå in under Verktyg – Alternativ – OpenOffice.org Calc – Sorteringslistor. Där kan du ändra månadsnamnen till stora bokstäver. Du kan även ändra hur veckodagar och månadsförkortningar skrivs.
Om du ändrar i sorteringslistorna ändrar du hur Calc skriver saker globalt. Det löser problemet, men man kan lära Calc fel. Månaderna får alltid stor bokstav, vilket inte är språkligt korrekt. På bilden har jag ändrat Januari och Februari. Man ändrar genom att skriva det man vill ha i kolumnen Poster och klicka på knappen Ändra uppe till höger.
Denna metod ändrar inställningarna globalt i Calc. Nu är det omöjligt att skriva månadsnamn med liten begynnelsebokstav. Därmed har man lyckats få Calc att fuska med svenska språket. Detta är kanske inte det man vill.
3. Gå in under Verktyg – Cellinnehåll. Bocka av Autoinmatning.
Autoinmatning på eller av styr om Calc försöker rätta saker på egen hand.
Nu struntar Calc i sina regler. Du kan själv välja om du vill skriva månadsnamn med stor eller liten begynnelsebokstav.
Det kan vara vits att bocka för funktionen då du har matat in månader färdigt. Autoinmatning föreslår förutom saker från Sorteringslistorna, även saker du redan matat in i kalkylarket. Det kan därför vara en arbetsbesparing att ha det igång. Detta är den metod jag föredrar.
Jag fick en fråga i en kommentar om automatisk formatering av celler i Calc. Närmare bestämt: Om man matar in Fr 1 i ett fält…
Jag vill att det ska stå Fr 1 i cellen och inget annat...
…Så förvandlas det automatiskt till datumformat när jag går till nästa cell.
Så fort jag går till nästa cell förvandlar Calc Fr 1 till numeriskt datumformat. Det vill inte jag!
Calc handlar om matematik. Därför är grundinställningen att det som matas in är siffror och ska ingå i beräkningar. Vad gör man om man inte vill att Fr 1 automatiskt ska förvandlas till ett datum?
Det finns några olika sätt:
1. Sätt en apostrof ’ innan Fr 1. Med detta prefix tolkar Calc att det som matas in i fältet är text. Denna lösning gäller för en enda cell.
Skriv en apostrof innan Fr 1 så formateras cellen som text.
2. Om man har många värden, till exempel i en kolumn, man vill ha som text, är den första metoden omständlig. Då kan man istället göra så här:
Markera de celler, den kolumn eller det område där du vill ha textceller.
Under Format – Celler… Väljer du Text. Då formateras alla valda celler som textceller. Man kan även högerklicka på de celler man valt och välja Formatera celler…
Under Formatera celler kan man ange flera olika format för celler, bland annat Text.
På detta sätt kan man göra så att till exempel en hel kolumn automatiskt formateras som text.
Jag har matat in Fr 1, Lö 2, Sö 3 i båda kolumnerna. Den vänstra är formaterad som text. Den högra har standardformatering. Sö 3 kommer att förvandlas till 10-03-03 så fort jag lämnar cellen.
Kom ihåg: Om fält formateras som text går det inte att använda dem för beräkningar!
Jan 26
Jag använder sällan kalkylark i Calc. När jag gör det vill jag ha roligt.
Ett kul bus om du ska skicka ett kalkylark till en kompis är att missbruka Calcs system för felmeddelanden.
Gör så här:
1. Öppna Calcfilen. Markera några celler eller markera hela kalkylarket (CTRL+a).
2. Gå till menyn: Data validitet…
3. Ställ in fliken Kriterier på ett ovanligt värde, till exempel Tid.
Välj till ett ovanligt kriterium som du vet inte kommer att användas. Jag använder Tid i mitt exempel.
4. Ställ in fliken Felmeddelande med Varning, Rubrik och Felmeddelande på lämpligt sätt. Klicka på OK.
Välj ett bra och trovärdigt felmeddelande...
5. Spara och skicka filen.
6. Varje gång din stackars kompis skriver in ett värde i en förgiftad cell poppar felmeddelandet upp.
Buset aktiverat. Jag känner många som hade blivit riktigt rädda för ett sådant meddelande!
7. Det enda problem jag upptäckt med buset är att jag inte har så många kompisar att skicka kalkylark till längre…
Som vanligt måste man vara beredd att ta ansvar för bus man hittar på. Det man själv tycker är skoj kan skrämma livet ur andra!
Okt 28
Min bloggkollega Urban Anjar skrev för några dagar sedan att han tycker kontorsprogram är ganska ospännande. Jag håller inte med. Hur man får en liten, liten detalj att fungera kan sysselsätta mig i flera dagar. Dagens inlägg tar upp ett sådant exempel. Jag hoppas att jag kan få Urban Anjar och andra att att ändra sig. Kontorsprogram är spännande!
Antag att du har börjat skriva en tabell i Writer. Du har fört in värden för åren 1818-1822:
Tabellen i Writer du vill lägga till celler från Calc i
Du vill föra in värden för samma år från ett Calc-ark i respektive kolumn. Att kopiera och klistra in direkt fungerar inte (Prova själv i en enkel tabell i Writer och med värden från celler i Calc. Jag garanterar att det inte fungerar!).
Gör istället så här:
Kopiera dina värden från Calcbladet.
Det är dessa värden du vill ha in i tabellen i Writer
Växla tillbaka till Writer.
Gör några radmatningar nedanför din tabell. Välj sedan Redigera > Klistra in innehåll… I dialogrutan väljer du Formaterad text [RTF]. Klicka på OK. Urklippet från Calc klistras in i en ny tabell.
Värdena från Calc inklistrade i en egen tabell
Markera denna tabell och kopiera den.
Gå tillbaka till din första tabell. Skapa en ny rad med en radmatning.
Den röda markeringen markerar en ny rad skapad med en radmatning
Klistra in i det tomma fältet längst till vänster. Nu hamnar allt rätt!
Nu hamnar allt rätt men ser konstigt ut
Du måste formatera texten. Ändra Styckeformatmallen på de inklistrade raderna från Standard till Tabellinnehåll – detsamma som i den ursprungliga tabellen.
Nu ser allt snyggt ut! Du kan radera den inklistrade tabellen med värden från Calc.
Nu sitter allt på rätt ställe och ser snyggt ut!
Exemplet är en mycket nedbantad version av filer jag arbetar med. God hjälp med lösningen hittade jag på OpenOffice användarforum.
Ibland får man gå omvägar i OpenOffice. Programmet är litet kantigt. Det allra mesta går att lösa. Vägen dit är spännande och lärorik!
Aug 21
Jag använder Writer i OpenOffice 90% av tiden jag arbetar med datorn. Jag har alltid haft svårt för siffror och matematik. Därför har jag nästan aldrig använt Kalkylprogram som Calc förrän jag insåg att de tråkiga databladen bara är en fasad för mer avancerade och bättre funktioner. Nu kan jag arbeta i Calc flera timmar i sträck!
De bästa funktionerna når man genom att skriva: =GAME(”StarWars”) i valfri cell. Calc kan vara litet tjurigt om man vill ha igång funktionen mer än en gång. Då måste man avsluta OpenOffice och börja om från början.
Andra avancerade funktioner når man genom att skriva =GAME() i valfri cell.
Man kan sedan skriva: =GAME(”Froggie”) i valfri cell.
Om man vill jobba ännu hårdare skriver man: =GAME(A2:C4;”TicTacToe”) i cell A1 och tryck ENTER.
För den som har läst Liftarens guide till galaxen rekommenderar jag att skriva: =ANTWORT(”Das Leben, das Universum und der ganze Rest”) i valfri cell och trycka ENTER. Om man inte läst boken så förstår man ingenting, men Calc har svaret på allt!
Om jag behöver muntras upp efter allt arbete skriver jag: =TTT() i valfri cell och trycker ENTER.
Om man vill se vilka som ligger bakom alla dessa fantastiska funktioner skriver man: =STARCALCTEAM() i valfri cell och tryck ENTER.
Calc är ett trevligt program med många avancerade funktioner!