Archive for category Funktioner

Räkna ord i fotnoter

Ibland kan man vilja räkna antalet ord i fotnoter. Det finns inget kommando som gör det automatiskt i OpenOffice Writer. Det går dock att göra på ett ganska enkelt sätt ändå.

Klicka på Sök och ersätt på knappraden (CTRL + F)
Klicka på knappen Fler alternativ…

Under Fler alternativ... finns avancerade sökmöjligheter

Bocka för Sök efter formatmallar…
Ställ sedan in Fotnot (den formatmall jag använder för fotnoter) i fönstret Sök efter. Om du inte vill byta formatmall använder du samma formatmall under Ersätt med.


Klicka på Sök alla. All fotnotstext i dokumentet blir markerad.

All text i alla fotnoter blir markerad med Sök alla

Välj nu Verktyg – Antal ord. Du får då en uträkning för den markerade texten, det vill säga alla fotnoter och en uträkning för hela texten.

Värdena under Aktuell markering visar antalet ord och tecken i fotnoterna

Du kan använda detta knep för att räkna ord i andra formatmallar, till exempel rubriker, listor eller tabeller. För att göra det krävs att du använder formatmallar på ett konsekvent sätt i dokument.

Autokorrigera snabbt

Om man råkar göra ett tangenttryckfel i OpenOffice Writer och ett ord blir felstavat, blir det som regel understruket med en röd våglinje.

Genom att högerklicka i ordet får man upp alternativ från rättstavningordlistan.

Om du märker att du ofta gör samma fel (det gör i alla fall jag…), kan man istället välja Autokorrigering i högerklicksmenyn och det alternativ du skulle ha skrivit. På detta sätt hamnar det felstavade ordet i listan över de ord som OpenOffice rättar automatiskt. Du behöver aldrig mer högerklicka och rätta ordet själv.

Listan över ord som autokorrigeras finns under menyn Verktyg – Alternativ för autokorrigering, fliken Ersätt. Här kan du lägga till, ta bort eller korrigera vilka ord du vill rätta automatiskt. Att lägga till ord går mycket snabbare med ett högerklick!

En bra grundregel i OpenOffice om man inte hittar ett kommando, är att högerklicka. Där finns många bra funktioner gömda!

Mer om Autokorrigering

Jag har skrivit om hur man kan lägga till egna förkortningar som automatiskt korrigeras till ord av OpenOffice Writer här. Det går att bygga på funktionen minst ett steg till.

Antag att du ofta använder specialtecken. Du kommer åt dessa under Infoga – Specialtecken…

Antag att du vill ha en bock från typsnittet Opensymbol.

Med Infoga - specialtecken kan du mata in speciella tecken manuellt. Du kan välja mellan alla installerade typsnitt. OpenSymbol innehåller många användbara symboler.

Det tar tid att bläddra fram. Ett sätt är att använda sig av tangentbordsgenvägen u 531 (I Ubuntu Linux: CTRL+SHIFT+u e531. Kombinationen är förmodligen något annorlunda i Windows.). En sådan genväg kommer i alla fall inte jag ihåg. Därför har jag lagt in bocken i autokorrigering.

Gör så här:

Skriv in en bock från Opensymbol i ett dokument.

Markera bocken och välj CTRL+M. Det tar bort direktformatering. Det vill säga att när du fortsätter skriva efter bocken blir texten i din vanliga styckeformatmall, inte i teckensnittet OpenSymbol.

Kopiera bocken (markera och CTRL+C).

Gå in under Verktyg – Alternativ för autokorrigering, fliken Ersätt. Skriv in en lämplig förkortning i fältet Ersätt och klistra in bocken i fältet med. Jag väljer i exemplet förkortningen bck. När du sedan skriver förkortningen ersätts den med en bock så fort du gör ett blanksteg efter bck.

Blir…

Naturligtvis kan du använda tecken från andra typsnitt, Wingdings och symboler på samma sätt. Kom ihåg att om att om du sänder dokumentet och mottagaren inte har typsnittet installerat kommer inte symbolerna fram.

OpenSymbol följer med OpenOffice som ett av flera fria typsnitt vid installation. Om någon inte ser de symboler du lagt in, på grund av att typsnittet inte är installerat, är det ett bra argument för att övertala henne/honom att installera OpenOffice!

Tags: ,

Autokorrigering i OpenOffice Writer

Under: Verktyg – Alternativ för autokorrigering, fliken Ersätt, hittar man saker som Writer rättar till automatiskt. Det är vanligt förekommande stavfel och tangenttryckningar som ofta råkar komma i fel ordning. Mamlö ersätts automatiskt med Malmö och så vidare. Många tänker nog inte närmare på denna funktion mer än att de noterar att Writer då och då automatiskt rättar till stavfel.

Man kan använda funktionen mer aktivt. Om man ofta skriver vissa ord kan man mata in en förkortning för dem som Writer automatiskt ersätter med det hela ordet. Jag skriver till exempel ofta Vitterhetsakademien. Jag har matat in så att kvh ersätts med Vitterhetsakademien. Jag skriver dessutom en hel del om akademiledamoten Johan Haquin Wallman. wmn ersätts därför med Wallman.

Genom att mata in förkortningar för ord man ofta använder kan man utöka funktionaliteten

På detta sätt kan man utöka funktionaliteten i Autokorrigering. Man bör givetvis välja förkortningar som är lätta att komma ihåg och som inte betyder något annat också.

Tags: ,

Mer om ordkomplettering i Writer

En av de mest eller minst omtyckta sakerna i OpenOffice Writer är ordkomplettering. Funktionen gör att man får förslag på vad det är för ord man vill knacka in medan man skriver. Jag har skrivit om funktionen här.

Jag har upptäckt två nya funktioner för ordkomplettering.

När man håller på att skriva ett ord och fått ett förslag, kan man med tangentkombinationen CTRL+Tab bläddra mellan olika förslag.

Man kan ta bort förslag med ESC.

De flesta använder förmodligen inte dessa genvägar särskilt ofta. Det går nog snabbare att knacka in hela ord, än att komma ihåg, ange och utföra ett tangentkommandona. Genvägarna är nästan senvägar. De visar emellertid att ordkompletteringsfunktionen är genomtänkt, kanske till och med litet för genomtänkt…

Tags: ,

Olika sätt att räkna ord

Att räkna ord i OpenOffice Writer ger olika resultat beroende på hur man gör. Om man går in under Verktyg – Antal ord får man ett resultat i fönstret som poppar upp. man får ett värde för antal ord och ett annat för antal tecken i dokumentet.

Att räkna ord i dokument med kommandot Verktyg - Antal ord räknar rubb och stubb, sidnummer, text i sidhuvud, difot med mera. Det kanske inte är den sammanräkningen man önskar sig

Detta är grundfunktionen som man direkt kommer åt. Detta resultat behöver dock inte vara det man vill ha.

Om man markerar sin text (CTRL+A) och därefter utför Verktyg – Antal ord får man ett annat, lägre, antal ord överst i fönstret Räkna ord. Räkningen kallas för Aktuell markering. Under detta får man, som tidigare, sammanräkningen för hela dokumentet.

Här har jag markerat all text i dokumentet med kommandot CTRL+A. Då görs två räkningar. Dels räknas tecken och ord i markeringen och dels i hela dokumentet. I de flesta fall är jag intresserad av resultatet från markeringen, det vill säga löptexten. Den är exklusive sidnummer, fotnoter, sidhuvud och sidfot

Vad är det som skiljer räkningarna?

Det första sättet räknar allt. Det inkluderar sidnumret (ett tecken = ett ord x antal sidor i dokumentet), text i till exempel fotnoter, text i sidhuvud, sidfötter, med mera. Om man använder CTRL+A inkluderas bara huvudtexten i räkningen för Aktuellt stycke. Det är ofta denna man vill åt. Att sidor har ett sidnummer och en fast text i till exempel sidhuvudet är ju oftast självklart och påverkar inte om man har en begränsning i hur lång ens text får bli.

Man kan givetvis även markera ett kortare avsnitt av en text för att räkna antalet ord och tecken i det.

Tags:

Ordkomplettering i OpenOffice Writer

En funktion som retar en del användare rejält och som andra tycker är smått fenomenal är ordkomplettering. När man skriver i Writer föreslår programmet hur ord kan skrivas färdigt medan man skriver. Genom RETUR accepterar man föslaget. Om man inte accepterar fortsätter man bara att skriva.

Ordkomplettering i aktion. En underbar funktion eller ett riktigt ohägn? Välj sälv!

Under Verktyg – Alternativ för autokorrigering, fliken Ordkomplettering kan man ställa in funktionen som man vill ha den.

Här finns alla inställningar för ordkomplettering. Man kan till och med stänga av den.

  • Man kan avaktivera den helt – Underbart för de som hatar funktionen! Bocka bara av den första rutan: aktivera komplettering av ord.
  • Man kan göra så att Writer infogar ett blanksteg efter ordet.
  • Man kan göra så att föreslagna ord visas som tipshjälp istället för ett utskrivet ord.

Man kan visa ordkomplettering som tipshjälp om man tycker det är bättre.

  • Man kan Samla ord, Writer samlar då längre ord som förekommer flera gånger i det dokument du skriver på en lista.
  • Nytt i OOo 3.2 är att man kan bocka för om man vill tömma listan då man stänger dokumentet. Det gör att varje dokument får en individuell lista med ord respektive att ordlistan förs över mellan dokument.
  • Man kan ställa in om man accepterar förslag med andra tangenter än RETUR.
  • Man kan ställa in hur långa ord ska vara för att Writer ska komma med förslag.
  • Slutligen kan man ställa in hur lång man vill at tens ordlista ska vara.

Några tips:

För att funktionen ska fungera måste man ha ordlistan för det språk man skriver på installerad. Utan ordlistan fungerar inte funktionen. Om man skriver på svenska måste man alltså ha den svenska ordlistan installerad som ett tillägg. Den följer med automatiskt i SUN:s OpenOffice, men inte om man installerar Go-oo i en Linuxdistribution. Där måste man installera den manuellt.

Om man installerar ordlistor för andra språk än svenska  fungerar ordkomplettering även på dessa språk.

Det kan uppstå problem om man har dokument på svenska och till exempel engelska öppna samtidigt. Då förs ord på båda språken in i listan. Det gör att man kan få litet lustiga förslag att komplettera ord. I sådana fall har jag valt att tömma listan. Den nyskapas ganska snabbt automatiskt.

Så här ser mina inställningar ut för ett aktuellt dokument. Jag har utökat antalet ord till 700. Flera orden i listan är långa och svårstavade. Det är skönt att få hjälp att skriva ut dem.

Jag tycker att Ordkomplettering är en av de riktigt starka sidorna i Writer. Det tar ett litet tag att vänja sig. Sedan är det väldigt skönt att slippa skriva ord som Vitterhetsakademien gång på gång. Som alltid är det tycke och smak och arbetsuppgifter som styr hur man ställer in OpenOffice!

Tags: , ,

Sidnummer i Writer

Att numrera sidor i OOo Writer kan synas vara en djungel. Som alltid i OOo finns det flera nivåer och massor med inställningar man kan göra för att anpassa dokument precis som man vill ha dem. Grunden är som med hela OpenOffice att man förstår några grundläggande regler och vad som styr vad.

Grunder:

  • Sidnummer sätts i fält som måste placeras i antingen sidhuvud eller sidfötter.
  • Sidhuvud och sidfötter utformas i Sidformatmallar.

Infoga sidnummer så här:

1. Dubbelklicka på Sidformatsnamnet längst ner på sidan.

Längst ner på arbetsytan anger Writer vilken Sidformatmall man använder. I det här fallet heter den Standard. Dubbelklicka på namnet för att justera inställningar.

2. Gå till fliken för Sidhuvud eller Sidfot. Bocka för: Sidhuvud/Sidfot på. Klicka på OK.

På flikarna Sidhuvud/Sidfot lägger man till och ställer in hur man vill att Sidhuvud/Sidfot ska se ut. Sidhuvud/Sidfot På lägger till Sidhuvud/Sidfot. Sidhuvud/Sidfot är förutsättningen för att kunna infoga sidnummer.

3. Sätt markören inuti den skapade sidfoten/sidhuvudet. Välj: Infoga – Fältkommando Sidnummer.

Klart!

Nu finns det mängder med inställningar. Några tips:

  • Ett bra tillägg för att förenkla sidnumrering är Pagination. Då får man ett nytt alternativ, Sidnummer i menyn Infoga. Där kan man sköta flera grundinställningar.

Tillägget Pagination samlar de vanligaste inställningarna för sidnumrering i en dialogruta i menyn Infoga. Pagination är ett av de tillägg jag alltid installerar.

  • Om du inte vill ha sidnummer på första sidan i ett dokument måste du välja en annan Sidformatmall för den. Man kan utgå från den befintliga mallen Första sidan. Man kan göra grundinställningen för detta från Pagination.
  • I sidhuvuden och sidfötter finns förinställda lägen för vänsterställd, centrerad och högerställd text. Genom att tabulera ställer man in var man vill ha sidnumret. Pagination kan sköta detta.
  • Om man vill variera vänster/högerställt sidnummer alltefter vänster/högersidor, avmarkerar man alternativet Samma innehåll till höger/vänster på fliken för sidhuvud/sidfot.
  • Om man dubbelklickar på sidnumret kan man variera många saker. Man kan till exempel välja att numrera med i, ii, iii osv, eller använda andra numreringsmetoder. Detta kan man även delvis göra från Paginations dialogruta.
  • Om man vill börja på ett annat sidnummer än 1, går man först igenom stegen ovan. Därefter högerklickar man i allra första textstycket, väljer Stycke: Fliken Textflöde. Där bockar man för Infoga och Med Sidformatmall. Längst till höger anger man det sidnummer man vill dokumentet ska börja med. OBS! Välj ett udda nummer! OOo förutsätter att alla dokument börjar på en högersida och har ett udda sidnummer. Detta kan man knappast komma runt. Väljer man ett jämnt sidnummer skjuter därför Writer in en extra tom sida som man säkert inte vill ha. Pagination kan även sköta en del av dessa inställningar.

Under inställningarna för Stycke kan man starta sidnumreringen från annat sidnummer än 1. Här startar jag på sidan 23. Man ska alltid börja med ett udda sidnummer.

Tags: ,

Stänga av numrerade listor i OOo Writer

Något som en del retar sig gruvligt på i OpenOffice Writer är att så fort man skriver 1 i början av ett stycke, följt av några ord och sedan trycker på ENTER, uppfattar Writer det som att man vill göra en numrerad lista. Texten formateras som en lista. Punkt 2 skapas vare sig man vill det eller inte. Dessutom ploppar en verktygsrad upp som givetvis lägger sig precis över den text man arbetade med. Funktionen går att stänga av på två olika sätt.

1. På menyn Format – Autokorrigering – Under inmatning, se till så att rutan är avbockad. Inställningen gör att Writer inte kommer att formatera något då du skriver.

Se till så att rutan Under inmatning är avbockad. Då korrigerar Writer ingenting medan du skriver.

Nackdelen är att det inte bara är numrerade listor, utan alla automatiska formateringshjälpmedel stängs av. Till exempel korrigeras inte om man råkar skriva två VErsaler i början av ett ord automatiskt.

2. På menyn Verktyg – Alternativ för autokorrering, fliken Alternativ. Bocka av valet Använd numrering – symbol *. Då stängs bara Writers automatiska listigenkänning av.

Genom att bocka av använd numrering - symbol * tar man bort Writers automatiska listigenkänning.

Hur man ställer in Writer är individuellt. Det beror på tycke och smak och vilka arbetsuppgifter man har.

Tags: ,

OpenOffice 3.2 Några intryck

I förra veckan släpptes den skarpa versionen av OpenOffice 3.2. Versionen innehåller enligt nyhetslistan inte så många förbättringar för Writer, den modul jag använder mest. Utvecklarna har den här gången istället koncentrerat sig på Calc som fått många nya funktioner och förbättringar. Jag tycker de gör rätt. Writer är den mognaste modulen i OOo. Writer kan mäta sig med vilket ordbehandlingsprogram som helst. Calc och Impress är de moduler som är mest i behov av förbättringar.

Trots det finns det många saker jag kan glädjas över. De saker jag tar upp här är några jag sprungit på under första veckan med den skarpa versionen av OOo 3.2. Det är ingen komplett lista eller recension.

Det man märker direkt är den rejält nedkortade starttiden. OOo är nu ett riktigt rappt! Detta är en stor förbättring som ger ett bra intryck åt hela programpaketet.

OOo ska nu stödja fler typsnitt. Jag har inte hunnit testa detta så mycket än, men förväntar mig att kunna använda fler typsnitt framöver.

En av nyheterna  i Calc är möjligheten att rotera text på diagramaxlar. Det ger fler möjligheter och man kan göra snyggare diagram.

Ett enkelt stapeldiagram i Calc gjord i OOo 3.1. Texten för staplarna nedanför diagrammet är vågrat.

Under Formatera axlar kan man rotera texten under fliken Etikett. Antingen fritt med hjulet till vänster eller med ett visst gradantal till höger.

Samma diagram med texten nedanför X-axeln roterad. Möjligheten att rotera text öppnar nya möjligheter att utforma diagram.

En sak jag inte tycker om är att anteckningar av någon anledning har bytt namn till kommentarer. Det är inte de svenska översättarna som varit framme. På engelska har man bytt från Notes till Comments. jag vet inte om det är mer korrekt att säga kommentar istället för anteckning. För mig är de gula små lapparna anteckningar. Jag fick leta en stund i menyn innan jag förstod att jag nu ska skriva kommentarer istället. För mig förblir de gula små post-it lapparna i marginalen anteckningar!

Det positiva är att jag nu kan göra anteckningar (förlåt kommentarer) i Impress, Draw och Calc också. När man väl vant sig att göra små kom-ihåg-lappar är de mycket användbara.

Anteckning, förlåt, kommentar i Impress

En sak jag tycker om är att man har gjort markeringar av text tydligare genom en tunn ram. Framför allt i Linux är detta välbehövligt. OOo integreras illa med ljusa och mörka teman i Ubuntu som jag ofta använder. Inramningen gör att man i alla fall kan köra ljusa teman utan större problem. Förbättringen är lika snygg i Windows.

Markerad text i OOo 3.1 i Ubuntu med ett grönaktigt tema

Samma text i OOo 3.2. Notera den lilla inramningen runt markeringen och den något ljusare färgnyansen. Det gör det lättare att se både text och markering. En liten, men användarvänlig detalj!

Man har gjort förändringar av en del ikoner i menyerna. Det nya sättet att visa ikoner är snyggare än det gamla, men är svårare att se. Jag hoppas att man kan höja kontrasten i kommande utgåvor.

Ikonerna i OOo 3.1 under synliga knappar då man ställer in Verktygsraden. Det är lätt att se vilka val man har gjort genom bocken framför ikonen.

Samma meny i OOo 3.2. I alla fall jag tycker det är svårt att se vilka alternativ som är valda. Särskilt svårt blir det på en ljussvag skärm på en bärbar dator. Det är inte helt lätt att se skillnaden för Spara (valt) och Spara som... (inte valt).

Jag var litet skeptisk i höstas då jag såg listan på de förbättringar som man planerade skulle ingå i OOo 3.2. Det kändes inte som om det var några stora steg framåt. När jag nu ser det färdiga resultatet är jag positivt överraskad. OOo 3.2 är ett rejält kliv framåt. Det finns flera riktigt bra stora nyheter. Bäst är utan tvekan den snabba programstarten. Dessutom finns det många små förbättringar. OOo har överlag blivit snyggare, snabbare och fått fler funktioner. Programmet är trevligare än någonsin att arbeta i!

Tags: ,