Apr 062014
 

Flattr this!

Det förekommer ofta diskussioner om att proprietära kontorsprogram som MS Office är bättre än fria motsvarigheter. Det främsta argumentet blir ofta avskalat att ett program måste kosta pengar för att vara bra och inget som är gratis kan vara lika bra som något som kostar pengar, ju mer desto bättre.

Ett litet mer givande sätt att jämföra kontorssviter är att analysera vilka funktioner som stöds. Ibland kan vissa funktioner vara avgörande för hur man vill eller måste arbeta.

LibreOffice har publicerat en detaljerad jämförelse mellan LO och MS Office. LO är givetvis part i målet och man kan kritisera jämförelsen utifrån detta. Trots det innehåller den många guldkorn och länkar till sidor med mer information om båda programmen.Här kan man studera hur paketen står upp mot varandra funktion för funktion och söka vidare bland länkarna.

 

Mina funderingar

Det var mycket längesedan jag använde MS Office seriöst, mitt senaste försök att testa programmet körde hopplöst fast. Jämförelsen väcker funderingar. Jag tycker att LO och systerprogrammet Apache OpenOffice strukturellt är bättre än MS Office. De fungerar genomgående mycket bra och är stabila. Saker kan ibland vara omständliga att få till, men när de väl är gjorda fungerar de. Ett exempel är att man bör använda formatmallar för allt: sidor, stycken, tecken osv. Då man väl förstått det kan man göra stora snygga dokument med konsekvent utseende och struktur.

MS Office är mer välputsat och har förenklat saker. Ibland har detta gått ut över strukturen som till exempel att man inte uppmanas använda formatmallar. Det fungerar utmärkt för små dokument, men blir kontraproduktivt i stora dokument som bokmanus.

 

Modul för modul

Om de olika modulerna tycker jag Writer slår Word just på grund av den sundare strukturen. Det är lättare att skriva långa avancerade texter i Writer. Word är mer till för dem som skriver då och då och som inte har så höga krav på struktur, men som snabbt vill skapa något snyggt.

Calc är ett klenare program än Excel, men fungerar bättre för dem som inte använder kalkylark som databaser. Jag väljer därför personligen Calc.

Impress är betydligt sämre än PowerPoint och duger bara till att framställa enkla presentationer och bildspel. Försöker man göra multimediashower som de man kan göra i PowerPoint, kraschar programmet förr eller senare. Om man inte behöver mer än enkla presentationer duger emellertid Impress mycket väl.

Draw är ett enkelt ritprogram som dock klarar mer än man tror. Jag har ingen aning om hur motsvarande verktyg numera fungerar i MS Office.

 

Den verkliga skillnaden

Den stora skillnaden mellan LO/AOO och MS Office är dock filformatet. AOO/LO använder det öppna filformatet ODF. Det gör att det är du som äger dina filer, de kommer att gå att öppna i framtiden och du kan mer eller mindre smärtfritt arbeta med dem i andra program.

MS Office använder som standard sitt eget filformat som inget annat program kan bli 100% kompatibelt med. Om något skulle bli det kommer det att stämmas av Microsoft för patentintrång. Det är Microsoft som äger ditt arbete och det enda du kan vara säker på är att det förr eller senare, då Microsoft vill öka vinsten genom att tvinga dig att köpa en ny Officeversion, kommer att bli problem med dina filer.

Därför är valet enkelt. Ett fritt, gratis kontorspaket är alltid bättre än ett proprietärt som kostar pengar. Varför har så många så svårt att förstå det?

 

Jul 292010
 

Flattr this!

Om man råkar göra ett tangenttryckfel i OpenOffice Writer och ett ord blir felstavat, blir det som regel understruket med en röd våglinje.

Genom att högerklicka i ordet får man upp alternativ från rättstavningordlistan.

Om du märker att du ofta gör samma fel (det gör i alla fall jag…), kan man istället välja Autokorrigering i högerklicksmenyn och det alternativ du skulle ha skrivit. På detta sätt hamnar det felstavade ordet i listan över de ord som OpenOffice rättar automatiskt. Du behöver aldrig mer högerklicka och rätta ordet själv.

Listan över ord som autokorrigeras finns under menyn Verktyg – Alternativ för autokorrigering, fliken Ersätt. Här kan du lägga till, ta bort eller korrigera vilka ord du vill rätta automatiskt. Att lägga till ord går mycket snabbare med ett högerklick!

En bra grundregel i OpenOffice om man inte hittar ett kommando, är att högerklicka. Där finns många bra funktioner gömda!

Jun 012010
 

Flattr this!

Jag har skrivit om hur man kan lägga till egna förkortningar som automatiskt korrigeras till ord av OpenOffice Writer här. Det går att bygga på funktionen minst ett steg till.

Antag att du ofta använder specialtecken. Du kommer åt dessa under Infoga – Specialtecken…

Antag att du vill ha en bock från typsnittet Opensymbol.

Med Infoga - specialtecken kan du mata in speciella tecken manuellt. Du kan välja mellan alla installerade typsnitt. OpenSymbol innehåller många användbara symboler.

Det tar tid att bläddra fram. Ett sätt är att använda sig av tangentbordsgenvägen u 531 (I Ubuntu Linux: CTRL+SHIFT+u e531. Kombinationen är förmodligen något annorlunda i Windows.). En sådan genväg kommer i alla fall inte jag ihåg. Därför har jag lagt in bocken i autokorrigering.

Gör så här:

Skriv in en bock från Opensymbol i ett dokument.

Markera bocken och välj CTRL+M. Det tar bort direktformatering. Det vill säga att när du fortsätter skriva efter bocken blir texten i din vanliga styckeformatmall, inte i teckensnittet OpenSymbol.

Kopiera bocken (markera och CTRL+C).

Gå in under Verktyg – Alternativ för autokorrigering, fliken Ersätt. Skriv in en lämplig förkortning i fältet Ersätt och klistra in bocken i fältet med. Jag väljer i exemplet förkortningen bck. När du sedan skriver förkortningen ersätts den med en bock så fort du gör ett blanksteg efter bck.

Blir…

Naturligtvis kan du använda tecken från andra typsnitt, Wingdings och symboler på samma sätt. Kom ihåg att om att om du sänder dokumentet och mottagaren inte har typsnittet installerat kommer inte symbolerna fram.

OpenSymbol följer med OpenOffice som ett av flera fria typsnitt vid installation. Om någon inte ser de symboler du lagt in, på grund av att typsnittet inte är installerat, är det ett bra argument för att övertala henne/honom att installera OpenOffice!

Maj 242010
 

Flattr this!

Under: Verktyg – Alternativ för autokorrigering, fliken Ersätt, hittar man saker som Writer rättar till automatiskt. Det är vanligt förekommande stavfel och tangenttryckningar som ofta råkar komma i fel ordning. Mamlö ersätts automatiskt med Malmö och så vidare. Många tänker nog inte närmare på denna funktion mer än att de noterar att Writer då och då automatiskt rättar till stavfel.

Man kan använda funktionen mer aktivt. Om man ofta skriver vissa ord kan man mata in en förkortning för dem som Writer automatiskt ersätter med det hela ordet. Jag skriver till exempel ofta Vitterhetsakademien. Jag har matat in så att kvh ersätts med Vitterhetsakademien. Jag skriver dessutom en hel del om akademiledamoten Johan Haquin Wallman. wmn ersätts därför med Wallman.

Genom att mata in förkortningar för ord man ofta använder kan man utöka funktionaliteten

På detta sätt kan man utöka funktionaliteten i Autokorrigering. Man bör givetvis välja förkortningar som är lätta att komma ihåg och som inte betyder något annat också.

Maj 182010
 

Flattr this!

En av de mest eller minst omtyckta sakerna i OpenOffice Writer är ordkomplettering. Funktionen gör att man får förslag på vad det är för ord man vill knacka in medan man skriver. Jag har skrivit om funktionen här.

Jag har upptäckt två nya funktioner för ordkomplettering.

När man håller på att skriva ett ord och fått ett förslag, kan man med tangentkombinationen CTRL+Tab bläddra mellan olika förslag.

Man kan ta bort förslag med ESC.

De flesta använder förmodligen inte dessa genvägar särskilt ofta. Det går nog snabbare att knacka in hela ord, än att komma ihåg, ange och utföra ett tangentkommandona. Genvägarna är nästan senvägar. De visar emellertid att ordkompletteringsfunktionen är genomtänkt, kanske till och med litet för genomtänkt…

Mar 082010
 

Flattr this!

En funktion som retar en del användare rejält och som andra tycker är smått fenomenal är ordkomplettering. När man skriver i Writer föreslår programmet hur ord kan skrivas färdigt medan man skriver. Genom RETUR accepterar man föslaget. Om man inte accepterar fortsätter man bara att skriva.

Ordkomplettering i aktion. En underbar funktion eller ett riktigt ohägn? Välj sälv!

Under Verktyg – Alternativ för autokorrigering, fliken Ordkomplettering kan man ställa in funktionen som man vill ha den.

Här finns alla inställningar för ordkomplettering. Man kan till och med stänga av den.

  • Man kan avaktivera den helt – Underbart för de som hatar funktionen! Bocka bara av den första rutan: aktivera komplettering av ord.
  • Man kan göra så att Writer infogar ett blanksteg efter ordet.
  • Man kan göra så att föreslagna ord visas som tipshjälp istället för ett utskrivet ord.

Man kan visa ordkomplettering som tipshjälp om man tycker det är bättre.

  • Man kan Samla ord, Writer samlar då längre ord som förekommer flera gånger i det dokument du skriver på en lista.
  • Nytt i OOo 3.2 är att man kan bocka för om man vill tömma listan då man stänger dokumentet. Det gör att varje dokument får en individuell lista med ord respektive att ordlistan förs över mellan dokument.
  • Man kan ställa in om man accepterar förslag med andra tangenter än RETUR.
  • Man kan ställa in hur långa ord ska vara för att Writer ska komma med förslag.
  • Slutligen kan man ställa in hur lång man vill at tens ordlista ska vara.

Några tips:

För att funktionen ska fungera måste man ha ordlistan för det språk man skriver på installerad. Utan ordlistan fungerar inte funktionen. Om man skriver på svenska måste man alltså ha den svenska ordlistan installerad som ett tillägg. Den följer med automatiskt i SUN:s OpenOffice, men inte om man installerar Go-oo i en Linuxdistribution. Där måste man installera den manuellt.

Om man installerar ordlistor för andra språk än svenska  fungerar ordkomplettering även på dessa språk.

Det kan uppstå problem om man har dokument på svenska och till exempel engelska öppna samtidigt. Då förs ord på båda språken in i listan. Det gör att man kan få litet lustiga förslag att komplettera ord. I sådana fall har jag valt att tömma listan. Den nyskapas ganska snabbt automatiskt.

Så här ser mina inställningar ut för ett aktuellt dokument. Jag har utökat antalet ord till 700. Flera orden i listan är långa och svårstavade. Det är skönt att få hjälp att skriva ut dem.

Jag tycker att Ordkomplettering är en av de riktigt starka sidorna i Writer. Det tar ett litet tag att vänja sig. Sedan är det väldigt skönt att slippa skriva ord som Vitterhetsakademien gång på gång. Som alltid är det tycke och smak och arbetsuppgifter som styr hur man ställer in OpenOffice!

Feb 282010
 

Flattr this!

Att numrera sidor i OOo Writer kan synas vara en djungel. Som alltid i OOo finns det flera nivåer och massor med inställningar man kan göra för att anpassa dokument precis som man vill ha dem. Grunden är som med hela OpenOffice att man förstår några grundläggande regler och vad som styr vad.

Grunder:

  • Sidnummer sätts i fält som måste placeras i antingen sidhuvud eller sidfötter.
  • Sidhuvud och sidfötter utformas i Sidformatmallar.

Infoga sidnummer så här:

1. Dubbelklicka på Sidformatsnamnet längst ner på sidan.

Längst ner på arbetsytan anger Writer vilken Sidformatmall man använder. I det här fallet heter den Standard. Dubbelklicka på namnet för att justera inställningar.

2. Gå till fliken för Sidhuvud eller Sidfot. Bocka för: Sidhuvud/Sidfot på. Klicka på OK.

På flikarna Sidhuvud/Sidfot lägger man till och ställer in hur man vill att Sidhuvud/Sidfot ska se ut. Sidhuvud/Sidfot På lägger till Sidhuvud/Sidfot. Sidhuvud/Sidfot är förutsättningen för att kunna infoga sidnummer.

3. Sätt markören inuti den skapade sidfoten/sidhuvudet. Välj: Infoga – Fältkommando Sidnummer.

Klart!

Nu finns det mängder med inställningar. Några tips:

  • Ett bra tillägg för att förenkla sidnumrering är Pagination. Då får man ett nytt alternativ, Sidnummer i menyn Infoga. Där kan man sköta flera grundinställningar.

Tillägget Pagination samlar de vanligaste inställningarna för sidnumrering i en dialogruta i menyn Infoga. Pagination är ett av de tillägg jag alltid installerar.

  • Om du inte vill ha sidnummer på första sidan i ett dokument måste du välja en annan Sidformatmall för den. Man kan utgå från den befintliga mallen Första sidan. Man kan göra grundinställningen för detta från Pagination.
  • I sidhuvuden och sidfötter finns förinställda lägen för vänsterställd, centrerad och högerställd text. Genom att tabulera ställer man in var man vill ha sidnumret. Pagination kan sköta detta.
  • Om man vill variera vänster/högerställt sidnummer alltefter vänster/högersidor, avmarkerar man alternativet Samma innehåll till höger/vänster på fliken för sidhuvud/sidfot.
  • Om man dubbelklickar på sidnumret kan man variera många saker. Man kan till exempel välja att numrera med i, ii, iii osv, eller använda andra numreringsmetoder. Detta kan man även delvis göra från Paginations dialogruta.
  • Om man vill börja på ett annat sidnummer än 1, går man först igenom stegen ovan. Därefter högerklickar man i allra första textstycket, väljer Stycke: Fliken Textflöde. Där bockar man för Infoga och Med Sidformatmall. Längst till höger anger man det sidnummer man vill dokumentet ska börja med. OBS! Välj ett udda nummer! OOo förutsätter att alla dokument börjar på en högersida och har ett udda sidnummer. Detta kan man knappast komma runt. Väljer man ett jämnt sidnummer skjuter därför Writer in en extra tom sida som man säkert inte vill ha. Pagination kan även sköta en del av dessa inställningar.

Under inställningarna för Stycke kan man starta sidnumreringen från annat sidnummer än 1. Här startar jag på sidan 23. Man ska alltid börja med ett udda sidnummer.

Feb 202010
 

Flattr this!

Något som en del retar sig gruvligt på i OpenOffice Writer är att så fort man skriver 1 i början av ett stycke, följt av några ord och sedan trycker på ENTER, uppfattar Writer det som att man vill göra en numrerad lista. Texten formateras som en lista. Punkt 2 skapas vare sig man vill det eller inte. Dessutom ploppar en verktygsrad upp som givetvis lägger sig precis över den text man arbetade med. Funktionen går att stänga av på två olika sätt.

1. På menyn Format – Autokorrigering – Under inmatning, se till så att rutan är avbockad. Inställningen gör att Writer inte kommer att formatera något då du skriver.

Se till så att rutan Under inmatning är avbockad. Då korrigerar Writer ingenting medan du skriver.

Nackdelen är att det inte bara är numrerade listor, utan alla automatiska formateringshjälpmedel stängs av. Till exempel korrigeras inte om man råkar skriva två VErsaler i början av ett ord automatiskt.

2. På menyn Verktyg – Alternativ för autokorrering, fliken Alternativ. Bocka av valet Använd numrering – symbol *. Då stängs bara Writers automatiska listigenkänning av.

Genom att bocka av använd numrering - symbol * tar man bort Writers automatiska listigenkänning.

Hur man ställer in Writer är individuellt. Det beror på tycke och smak och vilka arbetsuppgifter man har.

Feb 152010
 

Flattr this!

Det är självklart man kan markera text i ett ordbehandlingsprogram. Writers sätt att markera text är betydligt mer avancerat och användbart än i de flesta ordbehandlare.

Markera ett ord = två klick (dubbelklick) med musen. Så brukar man kunna göra i de flesta ordbehandlingsprogram. Writer har tagit konceptet vidare:

Markera ett ord = Dubbelklick med musen

Markera en mening = tre klick med musen.

Markera en mening = Tre klick med musen

Markera ett stycke = fyra klick. Nya användare av OOo brukar bli mått begeistrade över detta smidiga sätt att snabbt markera text man vill formatera, kopiera eller flytta.

Markera ett stycke = Fyra klick med musen

Funktionen har som allt annat i OpenOffice, flera nivåer.

Sätten går att kombinera. Om man håller CTRL nedtryckt medan man klickar kan man välja att göra flera markeringar av ord, meningar eller stycken i följd.

Håll ned CTRL medan du markerar flera textavsnitt

Markeringarna kan man använda för att snabbt flytta spridda delar av texten. Man kan dra och släppa alla markeringarna, kopiera eller klippa ut dem. Man kan använda dem för att samla spridda ord eller textavsnitt på ett ställe. De markerade textsnuttarna sorteras i den ordning de markerats. Det kan bli litet efterarbete att ordna dem.

Man kan dra-släppa, kopiera eller klippa ut de markerade textavsnitten för att klistra in och samla dem

Ett annat sätt är att kopiera de textavsnitt man har markerat och klistra in i ett nytt dokument för fortsatt bearbetning.

Writer är designat så att en markering markerar en bokstav, ett ord, en mening eller ett stycke och inte blanksteget som följer på det. Därför måste man själv gå in och korrigera blankstegen efter det man flyttat markeringar.

Feb 082010
 

Flattr this!

En detalj i OOo Writer är att man ofta får dubbla blanksteg i texter. Detta ger inget snyggt intryck om man lämnar texten vidare. Det finns flera orsaker:

När man markerar och tar bort ett ord tas bara ordet bort, inte blanksteget efter ordet (Jag har för mig att blanksteget tas bort i till exempel MS Word, vilket nog är att föredra.). Det är lätt att glömma detta blanksteg när man sedan skriver in ett nytt ord och som man då gör ett blanksteg efter av gammal vana.

Blanksteg syns inte i den sista tredjedelen av en rad. Se detta inlägg. Det är därför svårt att veta om man gjort ett blanksteg eller inte efter ett ord. ibland blir det ett för mycket.

Rent slarv.

Det finns flera sätt att bemästra dubbla blanksteg. ingen lösning är helt perfekt.

  • Metod 1: Under menyn Verktyg – Alternativ för autokorrigering fliken alternativ kan man välja att bocka för Ignorera dubbla blanksteg.

Genom att bocka för kryssrutan vid rödmarkeringarna kan man ställa in Writer att bara acceptera ett blanksteg i följd.

Fördel: Det är inte möjligt att göra dubbla blanksteg.

Nackdel: Ibland vill man göra extra blanksteg då man redigerar. Då är inställningen i vägen.

  • Metod 2: Visa Kontrolltecken. Klicka på knappen i verktygsraden så visas blanksteg som en liten prick.

Genom att visa kontrolltecken gör man blanksteg synliga

Fördel: Det blir lättare att hitta extra blanksteg.

Nackdel: Jag tycker texten blir ful att arbeta i. Blanksteg syns inte i slutet av rader. Här kan extra blanksteg gömmas.

Fördel: Dubbla blanksteg blåmarkeras och blir därmed lätta att få syn på och åtgärda.

Nackdel: Fungerar inte överallt. Jag tror det har med buggen som gör att blanksteg inte visas i slutet av rader.

  • Metod 4: Söka i texten 1. Mitt favoritsätt. I fältet Sök efter… gör jag två blanksteg. I fönstret Ersätt med… gör jag ett. Därefter klickar jag på Ersätt alla – Färdigt.

Fördel: Enkelt.

Nackdel: Gäller att komma ihåg att göra innan man skickar en text vidare. Tar bara dubbla blanksteg. Missar om man råkat göra fler än två blanksteg

  • Metod 5: Söka i texten 2. Bocka i Reguljära uttryck. Det utökar Writers sökfunktioner. I fältet Sök efter… skriver man in: [:space:]+. I fältet Ersätt med… gör man ett blanksteg. Därefter klickar man på Ersätt alla.

Ett litet mer avancerat sätt att hitta och ta bort för många blanksteg i Writer. För att få fram den nedre delen av dialogrutan klickar man på knappen Fler alternativ. För att få bort den klickar man på Färre alternativ.

Fördel: Söksträngen letar reda på och tar bort alla extra blanksteg, om de är två eller sjutton spelar ingen roll.

Nackdel: Vem kan komma ihåg en sådan söksträng…

Som sagt, jag har ingen perfekt lösning på detta problem. Det här är de metoder jag känner till för att bli av med det lilla irritationsmomentet.

Det är litet märkligt att jag fick ihop ett helt blogginlägg om små tomrum som blanksteg!