Jag fick för ett tag sedan en fråga om hur man konverterar matematiska formler från MS Word till OpenOffice Writer. Jag brukar aldrig arbeta med formler och tyckte det var roligt att lära mig något nytt. Det blev därför en liten undersökning.

OpenOffice gör oftast ett bra jobb att konvertera MS Office filer. Störst problem blir det när Microsoft ändrar i hur MS Office hanterar filer. Jag upptäckte några obegripliga ändringar som inte bara ställer till det för OOo, utan även för de som använder MS Office.

I MS Office 2003 och äldre är det inga problem(?). Formler konverteras automatiskt tillsammans med text och annat. Formlerna blir formler. Om det inte fungerar direkt kan man gå in i under Verktyg – Alternativ – Läs in/spara – Microsot Office, bocka för Mathtype till OpenOffice.org Math…

Sedan är det bara att dubbelklicka på formlerna så öppnas Math inuti Writer. Det kan bli problem med vissa tecken eller avancerade funktioner. Jag har inte kunnat testa detta med alla versioner av MS Office eftersom jag inte äger någon licens. Äldre filer i .doc format jag hittat på nätet fungerar felfritt.

I MS Office 2007 och 2010 har detta gått sönder. Sparar man i .docx går det inte att få över formlerna till Writer. Det blir vanliga textdokument med formlerna som rappakalja.

Sparar man i .doc förvandlar Word formlerna av någon anledning till bilder!

De blir snygga att titta på, men går inte att redigera som formler i Writer.

De går givetvis inte heller att redigera i MS Office annat än som bilder. I praktiken innebär detta att det är stora problem att samarbeta för dem som använder formler mellan Office 2003, som inte läser .docx filer rakt av och Office 2007/2010 som tar sönder .doc filer med formler.

Lösningen för OOo att uppdaterat till servicepack 2 i Office 2007 som gör att man nödtorftigt kan spara i ODF-format och spara filerna så. Office 2010 hanterar ODF-formatet någorlunda från start. Då går formlerna att redigera som formler i Writer. Eftersom stödet för ODF inte är det bästa, kan det finnas andra saker i dokumenten som inte fungerar.

Varför Microsoft tagit sönder formeleditorn då man sparar i .doc är en gåta. Sannolikt är det just för att förhindra samarbete mellan Office 2003 och 2007/2010. Genom det tvingar man användare att uppdatera till ny version av MS Office för stora pengar. Min lilla undersökning visar hur osäkra Microsofts filformat är. Du har inga som helst garantier att filer går att öppna och fungerar som tänkt om några år.

Det enda raka är att lämna den vansinniga karusellen med påtvingade uppdateringar och slutna filformat och börja använda vettiga program med öppna, framtidssäkra filformat!

Vad gör man om man börjat använda OpenOffice men har en massa MS Office-filer i datorn? Man kan givetvis öppna filerna en och en och spara om dem i OpenOffice formatet ODF. ODF är det format man bör använda då man arbetar i OpenOffice. ODF har fördelar som att filer går att öppna i en webbläsare och att de går att öppna i många program. Filerna blir dessutom betydligt mindre än MS Office filer.

Man kan på ett smart sätt göra det enkelt för sig och konvertera alla sina MS Office filer på en gång.

Jag har en mapp med MS Word dokument, .doc filer, jag vill konvertera. Den ligger på mitt skrivbord. Jag kallar mappen Test. Klicka på bilderna för att förstora dem!

Gör så här:

Gå in på menyn Arkiv – Guider – Dokumentkonverteraren…

I det första fönstret ställer du in vilken typ av filer du vill konvertera. Man kan välja filer från Staroffice eller Microsoft Office. Jag vill konvertera MS Word filer och ställer in som på bilden. Klicka på Nästa.

I nästa fönster ställer du in vilka mappar du vill konvertera dokumenten i. Du kan konvertera alla dokument på din dator. Man kan även konvertera malldokument. Jag föreslår att man tar det försiktigt och konverterar mapp för mapp, åtminstone i början. Jag avmarkerar därför malldokument och bläddrar fram mappen Test. Man kan välja var man vill ha de konverterade dokumentkopiorna. Jag väljer samma mapp. Inställningarna blir som på bilden. Klicka på Nästa

Man får en sista varning. Kontrollera att allt är rätt. Klicka på konvertera.

Några sekunder senare får du följande rapport.

När jag nu öppnar min mapp har jag kvar de gamla MS Word dokumenten, .doc filer. Förutom dem har jag nya dokument i ODF formatet, som kallas .odt i Writer. Det är de konverterade filerna jag ska arbeta med. De gamla MS Wordfilerna kan jag kasta då jag kontrollerat att jag kan öppna .odt filerna i Open Office.