dec 112009
 

Flattr this!

Tyvärr dominerar MS Office stort bland kontorsprogram. De flesta myndigheter, företag och skolor använder MS Office. På universitetskurser förväntas det ofta att man lämnar in uppsatser i MS Office format. MS Office har blivit en de facto standard.

Det kan vara mycket svårt att använda OpenOffice på en arbetsplats där man skickar filer fram och tillbaka om alla andra använder MS Office. Filer mår inte bra av att ständigt konverteras. Även om jag föredrar OpenOffice, kan jag inte rekommendera att man ensam använder OpenOffice i en sådan miljö. Det innebär extra arbete för en själv och omgivningen. Om ens arbetsgivare tror att vinsten blir större genom att betala licenser till Microsoft, är det bara att spela med.

Som student och akademiker har man det lättare. Man arbetar ofta mer eller mindre ensam med sina texter. Då är det inga problem att använda OpenOffice istället för MS Office. Här är några överlevnadstips jag lärt mig då jag har kontakter utåt. De går att använda även om man inte är student.

1. Grundregel: Använd alltid OpenOffices eget format, ODT, i OpenOffice. Först när du ska skicka dokument sparar du en kopia i MS Office format, .doc. OpenOffice fungerar säkrare med ODT. Du kan återställa dokument och göra automatiska backuper som kan vara guld värda om olyckan är framme. Det går inte om du arbetar i MS Office format.

2. Om ditt universitet bara har MS Office på datorerna – klaga! Begär att man installerar OpenOffice också. Universitet ska lära ut bra saker och inte hur man gynnar monopolliknande företag.

3. Installera PortableApps på ett USB-minne. Då har du alltid OpenOffice och dina filer med dig och kan arbeta vid vilken dator du vill.

4. MS Office 2007 servicepack 2 kan hjälpligt hantera OpenOffice filer. Varning dock för Calc/Excel filer! MS Office har sönder dessa. Det innebär att du kan ofta kan skicka filer direkt om mottagaren har MS Office 2007.

5. Om du ofta samarbetar med någon som använder MS Office, be denne att installera SUN:s konverterare. Då blir det lättare för er båda. SUN:s konverterare är det bästa verktyget för MS Office att läsa OpenOffice filer.Det är betydligt bättre än de inbyggda filtren i MS Office 2007.

6. Kom ihåg att inget program kan vara 100% kompatibelt med MS Office. OpenOffice gör ett bra jobb. Om du konverterar filer, använd så enkel layout som möjligt.

7. Använd PDF. OpenOffice har inbyggt stöd för att spara i PDF format. Använd det för att skriva ut eller skicka dokument då mottagaren inte behöver kunna ändra i det. Man kan även spara som hybridpdf. Då går dokumentet att öppna både i en pdf-läsare och i OpenOffice.

nov 222009
 

Flattr this!

För att se vilka nyheter som kommer i MS Office 2010 installerade jag den betaversion som Microsoft sedan någon vecka har gjort tillgänglig. En rolig detalj var att det dök upp två smileys, en sur och en glad i meddelandefältet. Då man klickar på en av dem kan man skicka synpunkter till Microsoft. Det är bra att lyssna på sina användare.

Då man klickar på en smiley öppnas ett meddelandefönster. En skärmbild tas automatiskt, även om man inte arbetar i MS Office. Man kan visserligen välja att skicka meddelandet utan bild, eller ta en ny. Att ta en skärmdump på min dator borde emellertid vara min ensak. Det är inte OK att anse att det jag jobbar med är OK att skicka iväg.

Att skicka information till Microsoft. Att jag använder OpenOffice som syns på skärmdumpen är ingen hemlighet

Att skicka information till Microsoft. Att jag hellre använder OpenOffice, som syns på skärmdumpen, är ingen hemlighet

Ännu bättre blir det om man läser det finstilta: ”Send a smile also automatically collects the file location of all processes running on your computer. File location may include user names and other personal information.

Varför måste jag redovisa vilka andra program jag har på min dator om jag testar en betaversion av MS Office? Funktionen är lika klåfingrig som Office Diagnostics, en del av hjälpsystemet, i MS Office 2007, där ens dator kartläggs och informationen skickas iväg till Microsoft. Microsoft anser dessutom att de behöver personuppgifter om mig för att kunna färdigutveckla MS Office. På svenska kallar man denna typ av program för spionprogram.

Ännu bättre blir det om man inte läser det finstilta. Om man klickar på länken ”Microsoft Send-a-Smile Privacy Statement” på bilden, är den död. Det finns därmed ingen möjlighet att kontrollera vad som sänds eller hur informationen kommer att användas. Som Microsofts produkter brukar fungera hade informationen säkert varit minimal och fokuserat på vilka juridiska skyldigheter jag har mot Microsoft.

Frågan är om det är lagligt att samla in information med ett spionprogram på detta sätt. Kanske ligger det något i ryktena om Microsofts samarbete med NSA med syfte att spionera på användare. Konspirationsteoretiskt lagda bloggkollegor har de senaste dagarna skrivit om detta här, här och här.

Jag hade med ord kunnat beskriva hur jag tyckte det var att testa MS Office 2010 och vilka önskemål jag har på slutversionen. Jag hade kunnat posta en buggrapport om jag sprungit in i något som inte fungerat. Detta är Microsoft inte intresserat av. Det man vill är att samla in information om mig och min dator. Det är så Microsoft lyssnar på sina användare!

Vad tyckte jag om MS Office 2010? Det är som MS Office 2007, men med mer glas(s). Skillnaderna är små. Designen är smidig och strömlinjeformad. Den smälter väl in i Windows 7. Nya funktioner är att man ska kunna arbeta direkt i molnet (så att Microsoft/NSA kan scanna ens dokument?). Man kan även välja om man vill spara i ODT eller i Microsofts eget kalkonformat OOXML. Det har man gjort för att komma runt konkurrenslagar. Frågan är dock om ODT-stödet är lika dåligt som i MS Office 2007.

Frågan är hur pass bakåtkompatibla nyheterna är med äldre Windowsversioner som XP och med äldre versioner av MS Office. Strategin är säkert att via MS Office 2010 tvinga de som sitter med äldre datorer och mjukvara att köpa nytt. I annat fall kommer de att få problem med att skicka och ta emot filer. ODT stöds till exempel inte av äldre MS Officeversioner. Microsoft kan därmed använda ett öppet filformat för att marknadsföra sina slutna produkter.

MS Office 2010 kommer säkert att kräva mer av datorn än tidigare officepaket. En ny dator innebär oftast Microsoftskatt, det vill säga en licens för Windows 7. Först i kombination med Windows 7 får man sannolikt full funktionalitet för MS Office 2010. På det sättet går Windows och MS Office hand i hand för att låsa in användare och tvinga dem att investera i sådant de inte behöver.

Du behöver i själva verket varken Windows eller MS Office!

nov 142009
 

Flattr this!

Min bloggkollega Urban Anjar har startat en ny trevlig blogg: Ubuntu från början. Där skriver han enkelt om datorer och fria program. han skriver till exempel om ordbehandlingsprogrammen AbiWord och OpenOffice som alternativ till dyra program. Urban Anjar har även haft en omröstning om bästa gratisprogrammet. Resultatet är ännu inte färdigt. Även TkJ skriver om att han då och då använder AbiWord och Openoffice  då han inte har tillräckligt med licenser för MS Office.

Det är jättebra att öppna program diskuteras. På så sätt sprids kunskap. Ofta brukar diskussioner om öppna kontorsprogram sluta i jämförelser med det som många uppfattar som det enda alternativet: MS Office.

Sådana diskussioner är överspelade. OpenOffice, AbiWord och KOffice är fullvuxna program. Det finns dock starka intressen som vill att vårt fokus ska ligga på om ett enskilt program har en viss funktion, som knappast någon använder, eller inte.

Det som istället borde diskuteras är istället om något de flesta inte ägnar en tanke: filformat.

Under de senaste åren har flera företag utvecklat det öppna filformatet ODF till en ISO-standard. Det används i OpenOffice och stöds bland annat av AbiWord och KOffice. Att formatet är öppet innebär att dokumentationen är tillgänglig. Alla som använder standarden kan utveckla fullt stöd för det. Filer går att öppna i alla program som stödjer formatet. Ett företag kan inte göra så att filer bara kan öppnas med deras program. Filer sparas som komprimerade dokument. De går att öppna med ett zip-program och en webbläsare. Man har tillgång till innehållet i sina dokument utan att installera ett kontorsprogram. Allt sammantaget gör att filformatet är framtidssäkert. De filer man sparar idag kommer att gå att öppna om flera år med många program.

Microsoft har å sin sida lanserat sitt OOXML-format. Det är det format som ”används” (se nedan) i MS Office 2007. Tekniskt liknar det ODF-formatet. Microsoft har lyckats att mer eller mindre kuppa igenom det som ISO-standard. Att Microsoft utvecklat en öppen ISO-standard låter väldigt bra.

Det är kanske till och med är litet för bra. Dokumentationen över OOXML är ytterst komplicerad. Standarden ska stödja Microsofts alla äldre filformat med varianter och buggar. Sammanlagt är dokumentationen på över 6000 sidor. I praktiken innebär det att inget annat programvaruföretag kan utveckla program för standarden.

Ännu bättre blir det sedan det kommit fram att Microsoft inte använder sitt eget format. Filer sparade i MS Office 2007 har nämligen proprietära tillägg som inte är öppna. Därmed hindrar man effektivt alla andra programföretag att nå kompatibilitet med MS Office, även om de skulle lägga ner åratal för att anpassa sig till det ”öppna” OOXML-formatet. Ett filformat som kuppats igenom, med en så snårig dokumentation att ett enda företag kan använda det, men som inte ens används av det företaget, ska kallas för vad det är: Kalkon!

Kontorsprogram eller kalkon?

Kontorsprogram eller kalkon?

Det är så här man låser in kunder och hindrar dem från att gå över till alternativ. De hemliga tilläggen till OOXML kommer att förändras då Microsoft släpper nya versioner av Office. Man tvingar då företag, offentlig sektor och privatpersoner att uppgradera för att få kompatibilitet mellan nya och gamla filer. Så säljer man program en gång till!

Microsoft påstår att man stödjer ODF. Också detta gör man litet för bra. Det är sant att man i senaste servicepaketet till Office 2007 infört stöd för ODF. Det är lika sant att Calcfiler blir förstörda om man sparar dem i Excel. Detta är givetvis för att avskräcka kunder att välja alternativ till MS Office.

Var och en måste avgöra om man ska man fortsätta gynna ett monopolliknande företag och låsa in sig med ännu ett lås. Sparade filer kommer inte att vara framtidssäkra och man kommer att ha stora problem med att använda andra program eller filer skapade i annat än MS Office. För detta betalar samhället smått astronomiska belopp i licensavgifter till Microsoft.

Alternativet är att gå över till program som stödjer ODF. När man har gjort det kan man börja gräla om vilket program man vill använda. Jag kan använda KWord. Min kollega OpenOffice. Någon annan använder AbiWord. Vi kan byta filer när vi vill. Vi kan arbeta i Linux Mac eller Windows. Vem vet, kanske en dag det till och med blir möjligt att använda MS Office!

Detta är den fråga alla borde besvara när de väljer kontorsprogram!

Filformat är komplicerade. Det finns mängder med inlagor från alla parter. Att det är förvirrat och svårt beror givetvis på att enorma summor pengar står på spel. Office är Microsofts mjölkko som man vill fortsätta mjölka. Därför finns det starka intressen för att fokus ska flyttas till andra saker än filformat. Den som vill läsa mer kan börja med Wikipedia och länka sig vidare därifrån:

OM ODF

OM OOXML

okt 152009
 

Flattr this!

Vad gör man om man börjat använda OpenOffice men har en massa MS Office-filer i datorn? Man kan givetvis öppna filerna en och en och spara om dem i OpenOffice formatet ODF. ODF är det format man bör använda då man arbetar i OpenOffice. ODF har fördelar som att filer går att öppna i en webbläsare och att de går att öppna i många program. Filerna blir dessutom betydligt mindre än MS Office filer.

Man kan på ett smart sätt göra det enkelt för sig och konvertera alla sina MS Office filer på en gång.

Jag har en mapp med MS Word dokument, .doc filer, jag vill konvertera. Den ligger på mitt skrivbord. Jag kallar mappen Test. Klicka på bilderna för att förstora dem!

Innehållet i mappen Test, MS Office filer i formatet .doc

Innehållet i mappen Test, MS Office filer i formatet .doc

Gör så här:

Gå in på menyn Arkiv – Guider – Dokumentkonverteraren…

I det första fönstret ställer du in vilken typ av filer du vill konvertera. Man kan välja filer från Staroffice eller Microsoft Office. Jag vill konvertera MS Word filer och ställer in som på bilden. Klicka på Nästa.

Ställ in filtyper du vill konvertera!

Ställ in filtyper du vill konvertera!

I nästa fönster ställer du in vilka mappar du vill konvertera dokumenten i. Du kan konvertera alla dokument på din dator. Man kan även konvertera malldokument. Jag föreslår att man tar det försiktigt och konverterar mapp för mapp, åtminstone i början. Jag avmarkerar därför malldokument och bläddrar fram mappen Test. Man kan välja var man vill ha de konverterade dokumentkopiorna. Jag väljer samma mapp. Inställningarna blir som på bilden. Klicka på Nästa

Ställ in vilka filer du vill konvertera, ange sökvägar och mappar, eller konvertera all filer på datorn med en gång!

Ställ in vilka filer du vill konvertera, ange sökvägar och mappar, eller konvertera alla filer på datorn med en gång!

Man får en sista varning. Kontrollera att allt är rätt. Klicka på konvertera.

Man får en sista varning. Kontrollera dina inställningar noga!

Man får en sista varning. Kontrollera dina inställningar noga!

Några sekunder senare får du följande rapport.

man får en slutrapport. Eftersom jag använder Openoffice gick allt bra!

Man får en slutrapport. Eftersom jag använder Openoffice gick allt bra!

När jag nu öppnar min mapp har jag kvar de gamla MS Word dokumenten, .doc filer. Förutom dem har jag nya dokument i ODF formatet, som kallas .odt i Writer. Det är de konverterade filerna jag ska arbeta med. De gamla MS Wordfilerna kan jag kasta då jag kontrollerat att jag kan öppna .odt filerna i Open Office.

Slutresultatet. Det finns nya ODF filer i mappen test. använd dessa då du arbetar i OpenOffice!

Slutresultatet. Det finns nya ODF filer i mappen test. använd dessa då du arbetar i OpenOffice!

sep 212009
 

Flattr this!

MS Office har en dominerande ställning på marknaden för kontorsprogram. Ett skäl många anför för att inte byta till OpenOffice är kompatibilitet. Kommer man att kunna öppna och arbeta med gamla filer? Kommer någon att kunna öppna de dokument man skriver? Eftersom OpenOffice är gratis är första steget att köra det parallellt med MS Office och se hur det fungerar.

Man kan tro att OpenOffice är en gratisversion av MS Office, kanske med litet färre funktioner. Så är det inte. OpenOffice är ett eget program med egna sätt att göra saker. Även om programmet är gratis kommer det att kosta tid och ansträngning att lära sig det. Filformat är annorlunda än de som används i MS Office. Det innebär att filer aldrig kan översättas till 100% mellan programmen. Oftast fungerar det dock tillräckligt bra.

Jag har lärt mig en del knep för hur man hanterar dokument i OpenOffice när andra använder MS Office:

  1. Ett oslagbart sätt att skicka filer är som pdf. Det fungerar perfekt såvida inte mottagaren behöver göra ändringar i dokumentet. OpenOffice kan spara som pdf. MS Office 2007 kan det med senaste servicepaketet. Äldre versioner av MS Office kan det inte.
  2. Förbered dokument. Använd enkel layout och formatering. Risken för fel ökar ju mer specialformateringar man använder. Exempel är avancerade bildövergångar och animeringar i Impress/PowerPoint och WordArt. Avancerade tabeller är också svåra att konvertera. Ibland kan man lägga dessa som pdf eller bildfiler.
  3. Om man har bilder i textdokument som inte förs över bra, kan man testa att förankra dem på annat sätt, till bokstav, rad, sida etc. Att ändra storlek på bilden eller sidans marginaler kan också hjälpa. Man kan spara text och bild som separata filer som mottagaren får sätta samman igen.
  4. Om text inte förs över bra, försök byt till standardformateringar för stycken och sidor.
  5. Se över vilka typsnitt du använder. Använd i första hand vanliga typsnitt som fungerar till alla operativsystem och program.

När man fixat vad man själv kan fixa hjälper programmen till.

  • OpenOffice: Öppnar och sparar generellt MS Office filer mycket bra. Några problemområden har jag berört ovan.
  • MS Office: I senaste servicepaketet för Office 2007 introducerades öppna och spara filer i .odf-format, det öppna format OpenOffice använder. Jag har inte testat det själv mer än som hastigast. Stor varning dock för att konvertera Calc filer. Formler i kalkylark kan sluta fungera. I praktiken förstör det Calc filen. I äldre versioner av MS Office går det inte att spara som .odf eller öppna .odf-filer.

Om man är smart räcker grundprogrammen  långt. Det finns några andra konverterare:

Sun ODF Plugin for Microsoft Office är en bra konverterare till MS Office för OpenOffice-filer. Tillägget har fördelen att Calc/Excel dokument behåller sina formler. Jag skulle installera detta tillägg i MS Office om jag ofta öppnade .odf-filer. Det fungerar med äldre versioner av MS-Office.

odf-converter-integrator är ett tillägg som öppnar MS Office-filer i OpenOffice. Det kan ibland fungera bättre än OpenOffices inbyggda konverterare.

Om man har filer i riktigt udda eller uråldriga format som inte går att konvertera, kan man testa nättjänsten Zamzar. Den kan konvertera nästan vad som helst till vad som helst. Nackdelen är att man får vänta ett tag på sina filer i gratisversionen.