Archive for category Writer

Ordkomplettering i OpenOffice Writer

En funktion som retar en del användare rejält och som andra tycker är smått fenomenal är ordkomplettering. När man skriver i Writer föreslår programmet hur ord kan skrivas färdigt medan man skriver. Genom RETUR accepterar man föslaget. Om man inte accepterar fortsätter man bara att skriva.

Ordkomplettering i aktion. En underbar funktion eller ett riktigt ohägn? Välj sälv!

Under Verktyg – Alternativ för autokorrigering, fliken Ordkomplettering kan man ställa in funktionen som man vill ha den.

Här finns alla inställningar för ordkomplettering. Man kan till och med stänga av den.

  • Man kan avaktivera den helt – Underbart för de som hatar funktionen! Bocka bara av den första rutan: aktivera komplettering av ord.
  • Man kan göra så att Writer infogar ett blanksteg efter ordet.
  • Man kan göra så att föreslagna ord visas som tipshjälp istället för ett utskrivet ord.

Man kan visa ordkomplettering som tipshjälp om man tycker det är bättre.

  • Man kan Samla ord, Writer samlar då längre ord som förekommer flera gånger i det dokument du skriver på en lista.
  • Nytt i OOo 3.2 är att man kan bocka för om man vill tömma listan då man stänger dokumentet. Det gör att varje dokument får en individuell lista med ord respektive att ordlistan förs över mellan dokument.
  • Man kan ställa in om man accepterar förslag med andra tangenter än RETUR.
  • Man kan ställa in hur långa ord ska vara för att Writer ska komma med förslag.
  • Slutligen kan man ställa in hur lång man vill at tens ordlista ska vara.

Några tips:

För att funktionen ska fungera måste man ha ordlistan för det språk man skriver på installerad. Utan ordlistan fungerar inte funktionen. Om man skriver på svenska måste man alltså ha den svenska ordlistan installerad som ett tillägg. Den följer med automatiskt i SUN:s OpenOffice, men inte om man installerar Go-oo i en Linuxdistribution. Där måste man installera den manuellt.

Om man installerar ordlistor för andra språk än svenska  fungerar ordkomplettering även på dessa språk.

Det kan uppstå problem om man har dokument på svenska och till exempel engelska öppna samtidigt. Då förs ord på båda språken in i listan. Det gör att man kan få litet lustiga förslag att komplettera ord. I sådana fall har jag valt att tömma listan. Den nyskapas ganska snabbt automatiskt.

Så här ser mina inställningar ut för ett aktuellt dokument. Jag har utökat antalet ord till 700. Flera orden i listan är långa och svårstavade. Det är skönt att få hjälp att skriva ut dem.

Jag tycker att Ordkomplettering är en av de riktigt starka sidorna i Writer. Det tar ett litet tag att vänja sig. Sedan är det väldigt skönt att slippa skriva ord som Vitterhetsakademien gång på gång. Som alltid är det tycke och smak och arbetsuppgifter som styr hur man ställer in OpenOffice!

Tags: , ,

Markera text i OpenOffice Writer

Det är självklart man kan markera text i ett ordbehandlingsprogram. Writers sätt att markera text är betydligt mer avancerat och användbart än i de flesta ordbehandlare.

Markera ett ord = två klick (dubbelklick) med musen. Så brukar man kunna göra i de flesta ordbehandlingsprogram. Writer har tagit konceptet vidare:

Markera ett ord = Dubbelklick med musen

Markera en mening = tre klick med musen.

Markera en mening = Tre klick med musen

Markera ett stycke = fyra klick. Nya användare av OOo brukar bli mått begeistrade över detta smidiga sätt att snabbt markera text man vill formatera, kopiera eller flytta.

Markera ett stycke = Fyra klick med musen

Funktionen har som allt annat i OpenOffice, flera nivåer.

Sätten går att kombinera. Om man håller CTRL nedtryckt medan man klickar kan man välja att göra flera markeringar av ord, meningar eller stycken i följd.

Håll ned CTRL medan du markerar flera textavsnitt

Markeringarna kan man använda för att snabbt flytta spridda delar av texten. Man kan dra och släppa alla markeringarna, kopiera eller klippa ut dem. Man kan använda dem för att samla spridda ord eller textavsnitt på ett ställe. De markerade textsnuttarna sorteras i den ordning de markerats. Det kan bli litet efterarbete att ordna dem.

Man kan dra-släppa, kopiera eller klippa ut de markerade textavsnitten för att klistra in och samla dem

Ett annat sätt är att kopiera de textavsnitt man har markerat och klistra in i ett nytt dokument för fortsatt bearbetning.

Writer är designat så att en markering markerar en bokstav, ett ord, en mening eller ett stycke och inte blanksteget som följer på det. Därför måste man själv gå in och korrigera blankstegen efter det man flyttat markeringar.

Tags: ,

WriterRotationTool – Ett tillägg för att rotera bilder i OOo Writer

OpenOffice Writer hanterar generellt sett bilder bra. Det finns dock begränsningar. En sådan är att det inte går att rotera bilder. Detta kan man få hjälp med av tillägget WriterRotationTool. Tillägget installerar en extra knapp på verktygsraden.

WriterRotationTool installerar en extra knapp i Verktygsraden

Genom att först markera en bild och sedan klicka på knappen får man tillgång till ett rotationsverktyg. Det fungerar enkelt och bra.

För den som arbetar med bilder och layout i Writer kan tillägget verkligen rekommenderas.

Bilden visar rotationsverktygets handtag. Det är dessa man använder för att rotera en bild.

I nuläget kan man rotera bilder steglöst. Det hade varit bra om det hade funnits rotation för fasta lägen också, till exempel 90 och 180 grader. Kanske utvecklaren fortsätter att arbeta på det fina tillägget?

Tags: , ,

Om språkkontroll

Jag skrev för några dagar sedan om piratkopiering av MS Office. I några kommentarer jämförs MS Word och OOo Writer. De handlar om att Word har bättre språkkontroll än Writer. Språkkontroll är även annars ett av de vanligaste argumenten varför folk föredrar Word framför Writer och varför Writer skulle vara sämre än Word. Jag köper det inte.

Språkkontroll på dator är övervärderad. Grundproblemet är att en femåring har bättre språkkänsla än en dator. Det går inte att lära en dator att tänka språkligt.

Språkkontroll i en dator består av massor av inmatade mönster. Det gäller både för rättstavning och grammatikkontroll. En dator kan inte lära sig förstå skillnader i nyanser mellan till exempel en dadaistisk dikt och ett kunglig brev från 1824.

Skribenter invaggas i falsk trygghet av datorbaserad språkkontroll. Så länge man inte har några röda eller blå understrykningar på skärmen tror man att det man skrivit är OK. Som van textgranskare kan jag direkt avgöra om en författare har förlitat sig på datorns språkkontroll eller granskat en text manuellt. Ingen datorbaserad språkkontroll kan mäta sig med att skriva ut och läsa igenom det man skrivit.

Vad skiljer Word från Writer vad gäller språkkontroll?

Egentligen inte särskilt mycket.

Rättstavning. Rättstavningsfunktionen är den viktigaste delen av språkkontrollen. Båda programmen sköter den väl. Särskilt gäller det om man lägger ner litet arbete och matar in egna ord i ordlistan. Jag märker ingen större skillnad mellan dem. Svensk ordlista till Writer hämtar du här.

Synonymordlista. Jag upplever inte att Writers synonymordbok är dålig eller märkbart sämre än Words. En nackdelen är att den är svår att komma åt. Det kan man åtgärda så här. Synonymordboken hämtar du här.

Avstavning. Svensk avstavningshjälp hämtar du här. Alla ordbehandlingsprogram avstavar som krattor. Har man automatisk avstavning igång måste man kontrollera den manuellt.

Grammatikkontroll/Språkkontroll – Word är ”bättre” men…

Writer sköter kontrollen genom tillägget Language Tool. Ännu så länge finns bara basal kontroll. Till exempel om man råkar skriva samma ord två gånger eller liten bokstav efter skiljetecken. Även om kontrollen är basal gör den vad den ska. Den rensar bort uppenbara skrivfel. Jag skulle kunna tänka mig litet mer utbyggt stöd. I huvudsak är jag nöjd.

Words grammatikstöd reagerar betydligt oftare. Det är verkligen på gott och ont. I alla texter jag skriver får jag besked om att jag använder ålderdomliga formuleringar jag bör byta ut. Det jag skriver mest är akademiska texter med korrekt, om än något torrt och avancerat språk. Det är jag som ska bestämma vilket språk mina texter ska ha. Om jag skrev på Microsoftsvenska skulle mina texter uppfattas som konstiga i de sammanhang de publiceras. Konsekvensen av Words klåfingriga grammatikkontroll är att jag stänger av den eller minimerar den så långt det bara går.

Kom ihåg att språkkontrollen i Writer blir så bra du själv gör den. Här skriver jag om hur du enkelt kan engagera dig och hjälpa till att göra den bättre. Jag och alla andra som använder OOo tackar dig!

En stor fördel med Writer är att man kan få åtminstone basalt språkstöd på långt över hundra språk, enkelt och gratis. Man kan byta språk fritt i eller mellan texter man skriver.

Jag trivs bättre i Writer. Words språkkontroll är oftast ett otyg som borde tas bort eller ställas in så att det bara reagerar på uppenbara felskrivningar. Det positiva är att Microsoft gått i denna riktning. För några versioner sedan ändrade Word saker på egen hand. Skärmen blinkade som ett flipperspel när jag skrev något icke godkänt. Jag fick upp dialogrutor med långa kvasilärda utläggningar som pekpinnade mig om varför jag inte bör skriva på korrekt svenska, utan på Microsoftsvenska. De kvasilärda dialogrutorna är kvar, men ploppar inte längre upp automatiskt.

Som jag ser det är Microsofts styrning av skrivande mot enkel vardagssvenska, en del i en policy att banalisera. Med Windows och Office försöker Microsoft banalisera hur man använder en dator och hur man arbetar. Så länge man gör allt på ett enkelt sätt och så som Microsoft bestämmer att det ska göras, fungerar allt väldigt bra. Den dag man vill göra annorlunda, eller efter eget huvud, får man systemet mot sig. Det uppmuntrar inte till egna initiativ eller kreativitet. Man hålls istället tillbaka. Vana användare av Word är inte mer avancerade ordbehandlare än nybörjare.

Språkkontrollen är ett steg i samma riktning. Istället för att få folk att tro att banal vardagssvenska är det enda korrekta språket, borde man uppmuntra användare att fundera över hur de skriver och utveckla egna sätt att uttrycka sig. Jag tror att man i framtiden kommer att kunna se hur svenska språket banaliserades på grund av Microsoft och andra programvaruföretags språkkontroll. Att skriva en bra text är inget banalt. Det är ett hantverk som kräver arbete och eftertanke. En dator kan inte lära ut något sådant.

Här är några råd för den som vill kontrollera sitt språk och arbeta med sina texter:

1. Skriv ut och läs igenom, skriv om. Detta är enda sättet att kontrollera en text. Jag upprepar: Detta är enda sättet att kontrollera en text.

2. Om du vill skriva en riktigt bra text, skriv ut och låt någon annan kontrollera den. Man ser inte sina egna fel.

3. Om man undrar över ord, språk, stavning och skrivregler, köp en knippe böcker som behandlar problemen. Här ger jag några tips om böcker jag själv använder. Fördelen med böcker är att de fungerar i alla datorprogram. De innehåller svenska standarder för hur svenska ska skrivas och inte som Microsoft eller något annat företag tycker att det borde skrivas.

4. Om man verkligen tror att datorn är smartare än man själv och vill sköta allt i dumburken, kan jag rekommendera programmet WorFinder. I det finns ordböckerna från punkt 3. Då slipper man besväret att bläddra i böcker utan kan söka i datorn istället.

Tags: , ,

En titt på Word 2007

Eftersom jag var bortrest under jul/nyårshelgerna, hade jag inte tillgång till min dator. Eftersom jag arbetar på en spännande text om den tyske filosofen Friedrich Schellings inflytande på svensk fornforskning under 1810-talet, tog jag med mig filen på en USB-sticka. Det är skönt att sätta sig och skriva när andra får presenter och umgås. Jag fick låna en Windowsdator med MS Office 2007. Villkoret var att jag inte installerade ”Fulbuntu, BrokenOffice eller andra skräpprogram.” Därför har jag under en dryg vecka arbetat några timmar per dag med Word. Det var spännande. Jag har tidigare knappt använt Word 2007. Det här några reflektioner jag gjorde.

Först fanns det problem:

Konvertering. Mitt dokument hade 98 sidor. I Word blev det 76! Word förvandlade brödtexten från 12pts till 10,5pts. Varför??? All layout saboterades. Word saknar i praktiken stöd för .odt format.

Sidvy. Det är ett helsike att ställa in Word på bred skärm! Arbetsytan hamnar till vänster. Jag föredrar 100% storlek, centrerat. Till sist fick jag till det. Jag har ingen aning om hur. Det finns stora tomma ytor man hade kunnat fylla med flytande menyer.

Varför så ödsligt?

Zotero. Utan speciella inställningar (som ej är att rekommendera) går det inte att föra över referenser till Word. I mitt dokument finns cirka 300 referenser. Det är otänkbart att göra om dem. Zotero är ett lika stort hinder att växla mellan Word och Writer, som programmen själva. Det finns ingen standard för hur referenser hanteras. Det är urdåligt för akademiska skribenter. Drömmen vore att alla referenshanterare: Zotero, EndNote, JabRef, Writers, Words mfl, hade ett gemensam format. Då hade man kunnat föra över filer på ett helt annat sätt.

Zotero integreras inte alls lika bra som i Writer. Det hamnar ensamt under fliken Tillägg.

Det tar något extra musklick att hitta Zotero. Det är i sådan lägen som ribbongränssnittet inte är så bra.

Formatmallar. De konverteras inte från .odt dokument, en stor brist. Rubriker är i fetstil, men registreras inte som rubriker. Grundinställningarna i Word är horribla. Man förväntas använda MS typsnitt, Cambria, Calibri osv. De är inte kompatibla med något, inte ens äldre versioner av Windows och Word. De gjordes för att tvinga användare att uppgradera till Vista/Office 2007. Löptexten (Normal) är i ett direkt olämpligt typsnitt i för liten storlek.

Brödtexten är för liten och av sans serif typ. Försök läs en text på 98 sidor så förstår du att Word är fel ute!

Rubrikerna sätts i babyblått. Vilken akademisk text ser ut så?

Rubriknivå 1 enligt Word 2007. Undrar vad min redaktör sagt om jag skickar ett manus med babyblå rubriker...

Min vecka med Word kom att bestå mer av att försöka förstå hanteringen av formatmallar, än att skriva. Ytligt är det inga problem att ändra text. Att använda formatmallar vettigt är svårt. Hanteringen verkar vara designad utifrån: 1. Att de flesta ändå använder direktformatering, inte formatamallar. Därför behöver inte hanteringen vara bra. För mig, med stora avancerade dokument, innebär det att jag arbetar mot programmet, inte med det. 2. Att marknadsföra de nya typsnitten. Därför ska formatmallar vara besvärliga att ändra. Det leder till kullerbyttor. Man kan till exempel enkelt välja formatmallar från Word 2003. Problemet är att de använder de nya typsnitten. Dokument blir därför annorlunda det som skrivs i Word 2003.

Det går kanske att lära sig använda Words formatmallar. Jag insåg att för att komma dit måste jag ändra alla inställningar och tänka om vad det är jag förväntar mig av en formatmall. Det skulle kräva en stor arbetsinsats. Det fanns det inte tillfälle till. Words formatmallar är en katastrofzon.

Words formatmallar var det jag tyckte sämst om. Mycket glass men låg funktionalitet

Writers verktyg för hantering av formatmallar är inte glassiga. Å andra sidan fungerar de. Ändringar är logiska, överblickbara och strukturerade. Många Wordanvändare har svårt för Writers formatmallar. Bakgrunden är att de kommer från ett ohanterligt kaos.

Stora dokument. Jag saknar Samlingsdokument och Navigatorn. Writer sparar den position jag arbetar i då dokumentet stängs. Om jag arbetar längst ner på sidan 32, öppnas dokumentet där nästa gång jag öppnar filen. I Word öppnas dokument på sidan 1. Writers lösning är bättre. Jag har för mig att det finns ett snabbkommando som jag inte hittar för att komma rätt i Word. Det leder till nästa problem.

”Hjälpsystemet” Words Hjälp fungerar inte. Söker man får man hundratals svar. Om man har tur är något relaterat till det man behöver hjälp med. Till sist gav jag upp och sökte på Internet när jag fick problem. Det gick snabbare.

Words hjälp fungerar inte. Hur ska man hitta något i röran?

Nog med problem. Det finns bra saker!

Utseende och design. Word har bättre finish än Writer. Designen gjorde att jag kom igång snabbt. För att lyckas, ens med enkla saker i Writer, bör man läsa hjälp och manual. Då jag gick över till Writer tog det några veckor innan jag kände att jag behärskade programmet. I Word behärskar jag programmet efter någon timme, i alla fall ytligt.

Funktioner. Word har en uppsjö av funktioner. Writer ligger efter. Words alla funktioner fungerar och är välintegrerade. I Writer finns ibland buggar, som gör att man måste hantera vissa funktioner varsamt. Baksidan är att Word sväller ut. Många funktioner är svåra att hitta. Jag tror att det är få som använder mer än en bråkdel. Många av Words funktioner tar fasta på annat än ordbehandling. Word är ett enkelt ritprogram, dåligt dtp-program och referenshanterare. Personligen vill jag ha ett renodlat ordbehandlingsprogram med avancerade funktioner. Här ligger Writer före.

Dispositionsvy. Wow! Man kan flytta stycken och kapitel väldigt smidigt.

Dispositionsvyn är väldigt bra. Jag vill ha den i Writer...

Bättre sökfunktion. Sök och ersätt är enklare än i Writer.

Sök och ersätt är föredömligt. Under knappen Special finns avancerade alternativ som är svåra att få till i Writer.

Räkna ord. Word räknar ord bättre och smidigare än Writer.

Man har alltid en liten räknare längst ner till vänster. Den uppdateras i realtid.

Då man klickar på räknaren får man upp mer statistisk.

Bättre språkstöd. Writers svenska språkstöd är bra. Words är bättre. Word är bättre översatt. Kommandon i Writer är ibland förbryllande på grund av dålig översättning. Tillägg är ofta utan översättning.

Det som inte finns i Words ordlista borde inte finnas i verkligheten...

Ribbongränssnittet. Det fungerar, sett i sitt sammanhang. Det är en del av en genomtänkt design. Principen är att nästan allt man behöver finns på fliken Start.

En lyckad design. För enkel ordbehandling finns nästan alla kommandon man behöver på några kvadratcentimeter.

Med vettigt utformade formatmallar, hade man kunnat ta bort dem från fliken Start. Programmet hade blivit ännu enklare.

Problemen börjar då man behöver något på andra flikar. De är inte särskilt intuitiva. Ännu mer problem får man då man vill åt något under huvudalternativen. Ett exempel jag sprang in i var att sätta ut en fotnot.

Varför infogar man en fotnot under Referenser och inte under fliken Infoga?

Vem ska använda Word? Å ena sidan riktar man sig till de som vill ha en enkel ordbehandlare. Å andra sidan vill man vara världsmästare. Det går inte ihop. För den som behöver ett enkelt program finns bättre alternativ. För den som behöver ett proffsprogram saknas nyckelfunktioner för tung ordbehandling jämfört med Writer: Navigatorn, Samlingsdokument, fungerande formatmallar hjälpsystem.

Word har starka sidor. Design och finish är suveräna. Ovana skribenter, de som arbetar med enkla texter, de som snabbt vill ha resultat och de som vill att det ska se snyggt ut på skärmen, kan nog uppskatta Word.

Writer är dock bättre för avancerad ordbehandling. Jag fick inte alls samma stöd i Word. Jag saknar överblick och kontroll. Det dokument jag arbetade med var 98 sidor från ett samlingsdokument på drygt 500 sidor. Redan bland de 98 sidorna tappade jag bort mig.

Word har en låg tröskel. Att skriva enkla dokument är lätt. Avancerade saker är svåra. Mina bekanta, som använt Word i åratal, är fortfarande nybörjare. Efter någon dags experimenterande med Word, kunde jag visa dem funktioner de inte hade en aning om. Om jag ska vara negativ, är detta en del av Microsofts infantilisering av datoranvändning. Istället för att lära ut hur saker fungerar, lägger man ett filter mellan användare och dator. Saker blir enkla på ytan. Då man försöker göra något avancerat, arbetar man mot systemet. Man förblir nybörjare även efter flera års datoranvändning.

Writer har en hög tröskel. Enkla saker är inte lättare att göra än svåra. Då man kommit över tröskeln kan man få programmet att göra nästan vad som helst. Genom att svåra saker inte är svårare än enkla, uppmuntras man att använda dem. Man blir skickligare på ordbehandling.

För att återknyta till texten jag arbetar med. Word är yta, enkelhet, finish. Vad Platon kallade fenomenvärlden. Writer är djup, struktur, ordning. Platons idévärld. Schelling, som funderade över tillvarons grundvalar, hade valt Writer!

Tags: ,

Skriva lodrätt

Ibland vill man skriva lodrätt till exempel på en affisch eller annan publikation.

Det finns ett enkelt sätt att skriva text lodrätt i OpenOffice Writer. Gå in på menyn Verktyg – Alternativ – Språk. Kryssa i rutan för Aktiverat för asiatiska språk.

Aktivera stöd för asiatiska språk. Även svenskar kan ha nytta av det

Aktivera stöd för asiatiska språk. Även svenskar kan ha nytta av det

När du sedan vill skriva lodrätt, väljer du: menyn Visa – Verktygsrader – Teckning. På verktygsraden har du nu en extra funktion som gör att du kan skriva vertikalt utan att rotera text.

Nu finns en ny knapp på verktygsraden Teckning

Nu finns en ny knapp på verktygsraden Teckning

Det enda du behöver göra är att markera verktyget och dra en rektangel på arbetsytan. Därefter skrivs texten lodrätt.

Att skriva lodrätt kan ge snygga effekter

Att skriva lodrätt kan ge snygga effekter

Texten går att formatera precis som vanligt.

Om du vill ha texten roterad på annat sätt kan du använda det vanliga textverktyget på Verktygsraden Teckning. Då du har skrivit texten, högerklickar du på ramen och väljer Position och storlek… Fliken Rotation.

Alternativt kan du göra en textram, menyn Infoga – Ram. Ramar har avancerade funktioner. De är bra om man vill göra en avancerad layout eller har speciella önskemål på text eller rotation. Man kan till exempel göra en riktigt smal ram så att bara en bokstav får plats. då skrivs texten lodrätt men rättvänd.

Den smarta funktionen med att aktivera asiatiska språk och skriva lodrätt är en bonus av att OpenOffice finns på så många språk och skrivsystem.

Tags: , ,

OpenOffice för studenter 2: Att arbeta med dokumentmallar

En av trösklarna i Writer är att lära sig arbeta med formatmallar. Formatmallar är förutbestämda regler för hur något ska se ut. Det kan vara tecken, stycken, sidor eller hela dokument.

Formatmallar når du genom knappen formatmallar och formatering.

Klicka på denna knapp för att använda formatmallar

Klicka på denna knapp för att använda formatmallar

Då öppnas en stor dialogruta med massor av val. Jag har alltid min öppen och förankrad till höger om arbetsytan.

I detta fönster kan du styra allt som rör ditt dokuments utseende. 1 = Här finns mallar för stycken, tecken, ramar, sidor och listor. 2 = Högerklicka på en formatmall och välj ändra. Där kan man sedan styra exakt hur man vill att formatmallen ska se ut

I detta fönster kan du styra allt som rör ditt dokuments utseende. 1 = Här finns mallar för stycken, tecken, ramar, sidor och listor. 2 = Högerklicka på en formatmall och välj ändra. Där styr man hur formatmallen ska se ut in i minsta detalj.

Den dag man inser att Writer är designat runt formatmallar börjar man jobba med programmet – inte mot det. Att Writer är designat med formatmallar i centrum är en stor del bakom att Writer är den bästa ordbehandlare man kan använda för akademiska, välstrukturerade texter. Man får otroligt mycket hjälp av programmet.

Det bästa sättet att styra formatmallar är att använda malldokument. De sparas som dokument med förkortningen .ott i filnamnet. Malldokument bestämmer hur alla formatmallar i dokumentet ser ut. De styr i princip allt: från typsnitt, radavstånd, teckenstorlek, rubriksättning till hur innehållsförteckningen ska se ut. Man slipper att ändra layouten manuellt. Malldokument går dessutom att återanvända. Alla dokument man startar i ett visst malldokument kommer att se likadana ut. Det innebär att om man väl fått till en dokumentmall man är nöjd med, behöver man aldrig mer tänka på layout. Allt sköts automatiskt. Detta sparar otroligt mycket tid för en akademiskt inriktad skribent som är mer intresserad av innehåll än layout.


Formatmallar och malldokument är ett så stort område att jag inte kan förklara allt i ett blogginlägg. Läs Writers inbyggda hjälp eller i OpenOffice manual istället. Jag lovar att det är väl spenderad tid.


För den som inte orkar göra det länkar jag till en dokumentmall jag lagt upp och som jag använder för många av mina akademiska texter.

Dokumentmallen är väldigt enkel. Den är gjord för att skriva in text snabbt, enkelt och överskådligt. Det viktiga är innehållet. Då texten är klar redigeras den så att den blir snyggare.

Så här ser text och rubriker ut i dokumentmallen Uppsatsmall

Så här ser text och rubriker ut i dokumentmallen Enkel uppsatsmall

På bilden syns de tre rubriknivåer jag använder, brödtexten och hur en innehållsförteckning ser ut. Texten ska synas bra på skärmen. Därför använder jag 1,5 i radavstånd. Extra radavstånd är även bra när man skriver ut och vill kommentera text med rödpenna.  Jag vill kunna arbeta överallt och skicka dokument utan problem. Därför använder jag enkla typsnitt som finns på alla datorer. Arial och Times. I Linux kan man använda Liberation Sans och Serif som är kloner av Arial och Times.


Att dokumentmallen är enkel gör att den är lätt att studera för den som vill lära sig mer om formatmallar. Gå in och titta på de olika styckeformaten Rubrik 1-3 och brödtext i fönstret för formatmallar. Vad händer då du ändrar bland inställningarna? Det gör du genom att högerklicka på ett styckeformat, till exempel rubrik 1 och välja ändra.


En annan sak du kan titta på är hur Writer hanterar rubriker under Verktyg – Kapitelnumrering. Jag har skalat bort nästan allt som går att skala bort, kapitelnumrering, indrag och alla rubriknivåer över tre. Allt ska som sagt vara så enkelt som möjligt i mallen.


Ändra vad du vill i dokumentmallen. Då du är nöjd sparar du den under Arkiv – Dokumentmall – Spara. Du kan därefter gå in på Arkiv – Dokumentmall – Administrera. Öppna mappen Mina mallar. Högerklicka på formatmallen Enkel uppsatsmall och välj Definiera som standardmall. Nästa gång du startar Writer kommer du direkt att börja skriva i dokumentmallen. Alla dina texter ser från och med nu likadana ut. Du kan koncentrera dig på innehållet istället för att kämpa med layouten.Givetvis kan du byta mall eller ändra mallen senare om du vill att texten ska se annorlunda ut.


Hör med din institution om de har färdiga dokumentmallar för hur uppsatser ska se ut. De är i så fall anpassade för din utbildning och så som institutionen vill att en uppsats ska se ut. Kom ihåg att du kan använda MS Office mallar rakt av i OpenOffice. Konvertera dem till ODT-filformat innan du börjar skriva.

Tags: , ,

Hur ska ett ordbehandlingsprogram se ut?

Ordbehandlingsprogram är stockkonservativa. Det är små skillnader mellan hur mitt första riktiga ordbehandlingsprogram, MacWrite, såg ut 1990 och dagens program. Man har menyer och under det knappar. Till och med något så idiotiskt som linjaler har följt med.

Det är egentligen ointressant vilket program jag jobbar i på datorn. Jag använder oftast bara basala funktioner. Det viktigaste med programmet är filformatet det använder. Filformatet avgör om jag kan komma åt det jag skrivit om några år och om jag har friheten att växla program och operativsystem.

Det kanske inte är så konstigt att ordbehandlingsprogram har konservativ design. Jag gör samma sak idag som jag gjorde 1990 – Jag matar in text. Andra skrivhjälpmedel är ännu mer konservativa. Blyertspennan uppfanns 1795 och ser likadan ut än idag.

Nu menar jag inte att man ska bli primitivist och bara använda program som PyRoom med ett barskrapat minimum av funktioner. Det är bra att ha en rättstavningsfunktion. Det är bra att kunna använda spalter, lägga in referenser och placera en bild.

PyRoom - Litet för primitivt?

PyRoom - Litet för primitivt?

Problemet för ordbehandlingsprogram är att funktionerna blivit allt fler. Numera ska ett ordbehandlingsprogram fuska som layoutprogram och ritprogram. På MS Offices hemsida står det att MS Office 1.0 hade 100 funktioner. MS Office 2007 har mer än 1500. De flesta ordbehandlingsprogram dras idag med problemet hur allt ska få plats och hur användaren ska hitta allt som finns.

En lösning finns i MS Office 2007 som använder ”ribbon” eller ”fluent” design. Varje meny har en egen rad med knappar och undermenyer. Menyerna viks på så sätt ut vågrätt istället för lodrätt. På många sätt är det en innovativ lösning. Frågan är om det blivit lättare att hitta funktioner. I mina ögon har designers haft mer att säga till om än skribenter. MS Word 2007 är visuellt tilltalande men jag tycker inte det är särskilt enkelt att jobba i. För enkla dokument är det för mycket som stör. För tunga dokument hittar jag inte de funktioner jag letar efter.

MS Office 2007

MS Word 2007

Samma grunddesign finns i betaversionen av MS Word 2010 som Microsoft precis släppt. Microsoft vill ta patent på sin design. Det visar hur nöjd man är med konceptet.

MS Word 2010 beta. Liknar MS Word 2007

MS Word 2010 beta. Liknar MS Word 2007

Allt fler har Widescreenskärm. I KWord har man tänkt på detta. Menyerna finns kvar överst. Knappar och funktioner har flyttats till till höger. Därmed får man en större arbetsyta i höjdled än i andra ordbehandlingsprogram. Gränssnittet påminner om layout- och ritprogram som InDesign och Photoshop. Problemet är att man inte får plats med lika mycket lodrätt som vågrätt på en skärm. Alla har inte Widescreen skärmar. Det innebär att funktioner måste gömmas. Färre kommandon blir tillgängliga samtidigt. Det fungerar i ett layoutprogram. Där arbetar man ofta systematiskt med en sak åt gången. En skrivprocess är kaotisk

Gränssnittet kan upplevas som förvirrande av en annan anledning. Vi västerlänningar är övade att läsa från vänster till höger, uppifrån och ner. Den lodräta arbetsytan till höger strider mot detta. Hur som helst tycker jag att konceptet är intressant och är spännande att följa. KWord utvecklas kanske mer som layoutprogram än som ordbehandlare. Därmed blir designen mer ändamålsenlig.

KWrite ordbehandlare, layoutprogram eller både och?

KWord: ordbehandlare, layoutprogram eller både och?

Lotus Symphony har gått en annan väg. Man har förutom menyer en yta med kommandon till höger. I Symphony arbetar man med dessutom med dokument i flikar som i en webbläsare. Programmet är visuellt tilltalande. Det har dock stora brister vad det gäller prestanda. Funktionsmässigt ligger Symphony efter OpenOffice och MS Office. Användargränssnittet är trots det nästan lika överlastat. Lotus Symphony är ett ytterligare exempel på att designers fått får stort utrymme. Hade prestandan varit lika prioriterad hade Lotus Symphony varit en vinnare.

Lotus symphony snyggt och nutänkande. Tyvärr lever inte innehållet upp till förpackningen

Lotus Symphony snyggt och nytänkande. Tyvärr lever inte innehållet upp till förpackningen

AbiWord har behållit det klassiska meny- knappkonceptet. Det fungerar bra. AbiWord har färre funktioner än andra ordbehandlingsprogram. Jag hoppas att Abiword behåller denna struktur och inte utvecklas till ett nedtyngt multifunktionprogram. AbiWord har alla basala funktioner, stödjer vettiga filformat och går snabbt och lätt att jobba i. Jag känner mig förflyttad till 1990-talet! I mina ögon är det denna ordbehandlare som fungerar bäst.

AbiWord minst och snabbast. Liknar mest programmen från 1990-talet

AbiWord minst och snabbast. Liknar programmen från 1990-talet

OpenOffice Writer har också behållit ett klassiskt utseende. Writer har nästan lika många funktioner som MS Word. För varje version av programmet tillkommer nya. Användarna kräver allt mer. Gränssnittet har däremot knappast utvecklats under de nio år OpenOffice funnits. Det har därför blivit allt mer överlastat. Förutom menyer och knapprader finns dialogrutor och undermenyer med nya valmöjligheter. Många funktioner är så djupt begravda att jag tror att många inte hittar dem. Om jag ska vara ärlig är jag inte särskilt nöjd med användargränssnittet. Det är dock saker i görningen vad gäller gränssnittet i OpenOffice. Det får jag återkomma till i ett annat inlägg.

OpenOffice Writer klassisk och överlastad design

OpenOffice Writer klassisk och överlastad design? Med tillägg med egna verktygsrader blir det ännu värre

Ska jag ge något råd? Det viktigaste är att fundera över hur man gör saker. Vilka funktioner använder du när du skriver? Jag tror inte det är många. Därefter kan du börja fundera på vilket program som löser det du gör bäst.

Själv använder jag helst Abiword. Det går snabbast att jobba i. Varför krångla till det med funktioner jag inte använder? För böcker och större artiklar använder jag Writer. Under det litet bökiga gränssnittet finns alla funktioner man kan önska sig. Jag försöker arbeta renodlat. Bilder gör jag i bildprogram. Layout gör jag i layoutprogram. Skriver gör jag i ordbehandlingsprogram. Jag gör som jag gjorde 1990.

Tags: , , , ,

Villkorade områden i Writer

Antag att du har olika hemadress och jobbadress. Du skickar privatbrev och tjänstebrev. Du har gjort en formatmall i Writer som du vill använda den för brev. Problemet är att du måste ändra din adress i brevhuvudet mellan då du skriver privat och då du skriver i tjänsten. Att utesluta brevhuvudet och knacka in ditt namn och adress varje gång du skriver ett brev är alltför omständligt. Givetvis hade du kunnat ha två formatmallar med olika brevhuvuden. Även detta är omständligt.

Problemet går att lösa genom att använda villkorade områden. Områden är delar av dokument som inte ändras då du skriver i resten av dokumentet. De är bra att använda för saker du vill alltid ska vara med. Att villkora områden gör att de bara syns när rätt villkor är uppfyllda.

I exemplet har jag använt en enkel mall. Metoden går att tillämpa på snyggare mallar bättre anpassade för brev.

Gör så här:

Skriv din hemadress. Markera texten. Gå in på menyn Infoga – Område. Kalla området Adress Hemma. Bocka i rutan Dölj och skriv Hemma i textfältet. Bocka sedan av rutan som på bilden. I textdokumentet finns nu din hemadress inom en tunn ram. Detta är ett område. Gå ur området genom ALT+Enter. Bry dig inte om Ramen. Den syns inte då du skriver ut.

Infoga området Hemma med dessa inställningar

Infoga området Hemma med dessa inställningar

Skriv din Jobbadress och skapa ett område på exakt samma sätt. Kalla området Adress Jobb och skriv Jobb i textfältet vid Dölj. Nu har du två områden med olika adresser i dokumentet.

Då allt är inskrivet och du dessutom har skrivit ett brev ser det ut så här:

Brev med två adresser i brevhuvudet. En räcker

Brev med två adresser i brevhuvudet. En räcker

Gå in på menyn Infoga – Fältkommandon – Ändra. Välj fliken Variabler. Under Fälttyp väljer du Användarfält. Under Format Väljer du Text. I rutan namn skriver du Adress. I rutan under värde skriver du Jobb. Klicka på den blå bocken och sedan på Stäng.

Ställ in så att bara din jobbadress visas

Ställ in så att bara din jobbadress visas

Nu ska vi aktivera urvalen så att bara en adress visas åt gången. Gå in på menyn format – Avsnitt. Kryssa i Rutorna för Dölja för både Adress Hemma och Adress Jobb. I textrutan för Med villkor skriver du in Adress !=”Hemma” respektive: Adress !=”Jobb”

Ställ in så att Writer väljer vilken adress du använder

Ställ in så att Writer väljer vilken adress du använder

Ställ in inställningarna för området Jobb på samma sätt

Ställ in inställningarna för området Jobb på samma sätt

Därefter klickar du på OK.

Nu syns bara din jobbadress i brevhuvudet.

Brev med bara jobbadress, färdigt att skriva ut och skicka

Brev med bara jobbadress, färdigt att skriva ut och skicka

Du kan fortfarande se att området Hemma finns i Navigatorn (F5) under Kategorier. Att det är gråtonat betyder att det är dolt.

Området Hemma finns fortfarande kvar. Det syns under Navigatorn under Kategorier vid den röda markeringen

Området Hemma finns fortfarande kvar. Det syns under Navigatorn under Kategorier vid den röda markeringen

Om du istället vill ha din Hemadress i brevet går du in på menyn Infoga – Fältkommandon – Ändra. Du ändrar Texten i rutan under Värde till Hemma. Klicka på den blå bocken och sedan på Stäng. Som du märker ändras ingenting. Det står fortfarande din jobbadress i brevet. För att uppdatera områden måste man gå in på Verktyg – Uppdatera – Fält. Då ersätts din jobbadress med din hemadress.

Nu står du som avsändare med din hemadress

Nu står du som avsändare med din hemadress

Områden är en mycket kraftfull funktion i Writer. De går att använda på många sätt, att sätta ut sidnummer, klockslag, sidfötter, dokument- eller kapitelnamn, eller som här för att växla avsändare. Titta i OpenOffice Hjälpsystem för tips och stöd för att bli en mer avancerad skribent!

Tags: ,

Post-it lappar i Writer

Jag har skrivit om hur man använder anteckningar i Writer här. Anteckningar är ”post-it lappar” utanför skrivytan där man lämnar kommentarer.

Det är ju tyvärr så att alla inte ser, eller låtsas se, kommentarer man lämnar i all välmening. Därför kan man lämna kommentarer på post-it lappar i själva texten. De kan ingen missa! För att göra det krävs litet förarbete.

1. Öppna ett tomt Writer dokument.

2. Gå in på menyn Visa – Verktygsrader – Teckning. Du får upp en ny verktygsrad nere till vänster.

Verktygsraden Teckning längst ner till vänster. Textverktyget är markerat

Verktygsraden Teckning längst ner till vänster. Textverktyget är markerat

3. Klicka på Textverktyget.

4. Dra upp en ruta lagom stor för en post-it lapp i dokumentet. Skriv några bokstäver (om du inte gör det försvinner rutan).

5. Klicka på rutans ram så att den markeras. Högerklicka. Nu kan du välja flera saker:

Område: välj färg skrafferering, genomskinlighet, skugga med mera. Det finns oändligt med möjligheter.

Linje: Bestäm om rutan ska ha en ram och hur den ska se ut.

5. När lappen ser ut som du vill att den ska se ut raderar du bokstäverna du skrev under punkt 4. Lappar ska vara färggranna och tomma. Meddelanden skriver du då du använder lappen.

6. Gör om moment 3-5 tills du har tillräcklig med post-it lappar i glada färger. Du kan ta bort eller lägga till lappar senare.

Här är några exempel på post-it lappar. Är man inte nöjd är det bara att göa nya!

Här är några exempel på post-it lappar. Är man inte nöjd gör man nya!

7. Nu ska vi spara post-it lapparna så de går att använda i alla dokument. Klicka på knappen Galleri eller menyn Verktyg – Galleri. Ditt Gallleri med Clipart öppnas, det är väl ganska fullt?

8. Klicka på knappen Nytt tema… Klicka OK. Döp om den nya mappen Nytt tema som skapades genom att högerklicka på den. Jag kallar min Klisterlappar. Öppna mappen i Galleriet.

Kopiera post-it lapparna till galleriet. då kan du använda dem i alla dokument

Kopiera post-it lapparna till Galleriet. Då kan du använda dem i alla dokument

9. Det här kan vara litet trixigt! Klicka på en av dina klisterlappar. Du ska se åtta handtag. Håll musknappen nedtryckt någon sekund tills ramen runt lappen förändras. Då drar och släpper du den i mappen Klisterlappar i Galleriet. Du kan behöva öva litet innan du får in rätta knycken! Lapparna kopieras dit. När allt är kopierat kan du stänga Writerdokumentet. Post-it lapparna finns nu sparade i Galleriet. Du behöver inte spara dokumentet.

10. Nu ska post-it lapparna användas! Öppna ett textdokument du vill kommentera i Writer.

11. Öppna Galleriet och mappen Klisterlappar.

12. Dra och släpp en post-it lapp där du vill lämna en kommentar. De går att flytta utan att den underliggande texten påverkas.

13. Skriv din kommentar på post-it lappen. Du kan formatera texten på menyn Format – Tecken.

Missar man denna kommentar är man duktig!

Missar man denna kommentar är man duktig!

Nu har du lämnat tydliga kommentarer ingen kan missa!

Tags: , ,