Mar 222010
 

Flattr this!

OpenOffice Writer har en begränsning vad gäller sidnummer. Ett dokument kan inte börja med ett sidnummer högre än 9999. Om man försöker ställa in ett högre sidnummer får man ett mystiskt felmeddelande.

Är det sidorna i min självbiografi som spillt över?

Om man börjar på sidan 9999 kan man fortsätta att skriva. Sidnumren löper på som vanligt även efter sidan 10 000.

Kapitel 2 i min självbiografi kommer att börja på sidan 52315 (OBS Absolut inget skämt!). Hur löser man detta?

Som så många gånger går det lura OpenOffice. Den här gången måste vi trixa riktigt avancerat. Sanningen å säga går det i slutänden inte att lösa problemet.

För att börja ett dokument på ett sidnummer högre än 9999 gör man så här:

Spara ner dokumentet du vill numrera. Öppna det med ett arkivverktyg till exempel Winzip i Windows eller Arkivhanteraren i Linux. Leta reda på filen content.xml. Detta dokument innehåller större delen av ditt dokument med inställningar.

Så här ser dina OpenOffice filer ut inifrån. ODF-formatet är egentligen zip-filer. Filen content.xml innehåller det mesta av dokumentet.

Öppna content.xml i ett program som kan redigera xml-filer. I Ubuntu använde jag gedit. Jag tror notepad i Windows duger.

Leta reda på ”Style page number” och dess värde.

Värdet för Style page number anger vilken sida dokumentet börjar på. I mitt fall 9999. Normalt sett börjar dokument med sidan 1. Jag har censurerat några rader. De är själva texten i dokumentet.

I ett dokument som börjar på sidan 1 är detta värde 1. Ändra värdet till det sidnummer du vill börja på. I mitt fall 52315.

Jag ändrar värdet till det sidnummer jag vill att dokumentet ska börja på. I mitt fall 52315.

Spara och stäng Arkivverktyget.

Öppna nu dokumentet i Writer. Tyvärr fungerade inte tricket fullt ut. Det absolut högsta sidnummer som ett dokument kan börja på är 32 767 (vad annars?).

Det högsta nummer man kan starta ett dokument på i Writer är 32767. Detta verkar inte gå att komma runt.

Därefter kan man fortsätta skriva och sidorna numreras som de ska.

Man kan skriva mer än 32767 sidor i ett dokument. Frågan är hur långt ett dokument kan bli...

Eftersom jag inte kan få sidnumren rätt har jag bestämt att lägga ner min självbiografi. Det känns litet bittert efter femton års oavbrutet skrivande, dag som natt, att behöva ge upp på grund av en bugg i OpenOffice. På sätt och vis kanske det trots allt är bäst. Jag borde först skaffa mig ett liv innan jag skriver om det.

Vad det absolut maximala sidnumret i Writer är vet jag inte. Jag har inte sett någon dokumentation om det. Det skulle vara roligt onödigt vetande att känna till. En annan fråga om man arbetar med så stora dokument är vad som knasar ut först: Datorn, OpenOffice eller man själv.

Övningen kan synas meningslös. Det är ytterst få dokument som är i behov av att börja på sidnummer högre än 32767 eller ens 9999. Anledningen att jag skrev om det är för det första att det ibland är nyttigt att spekulera över evigheten. För det andra är det ett exempel på hur man genom det öppna ODF-filformatet har komplett tillgång till sina filer. Man kan med enkla medel ändra på nästan allt.

Det är du som äger dina dokument!

Mar 102010
 

Flattr this!

I OpenOffice kan man lösenordsskydda filer. Man gör det då man sparar dokument i dialogfönstret för Spara. Man kan lägga till lösenord på befintliga dokument genom att spara om dem med Arkiv – Spara som…

Om du ger ett lösenord kan dokument bara öppnas med hjälp av det. Om du ska vara säker ska du ge dokument ett långt och slumpmässigt namn. Inget ord från något språk. Du ska blanda stora och små bokstäver, siffror och specialtecken (@_{/\).

Dialogrutan för Spara har en valmöjlighet att ge filen ett lösenord. Gör man det krypteras filens innehåll.

Hur pass säker är man?

OOo är bättre än till exempel gamla MS Officeversioner. OpenOffice krypterar själva filen med en stark algoritm. MS Office lade bara till ett lösenord, men lät bli att kryptera filen. I MS Office räckte det med att man hade ett program som kunde läsa källkoden. Då behövde man inte ens knäcka lösenordet. Nu har MS Office ryckt upp sig på detta område.

Man ska vara medveten om att all kryptering kan knäckas. Man laddar filen i speciella datorprogram som gör jobbet. Antingen kör man ordigenkänning då ord på alla språk testas, eller bruteforce, då datorn räknar igenom möjliga kombinationer. Det kan ta tid. Förr eller senare knäcks krypteringen.

OpenOffices krypteringsalgoritm är stark, men lever inte upp till de högsta säkerhetsnivåerna. Vill man nå dit bör man spara filer på en krypterad disk eller kryptera filerna med andra verktyg än OOo:s.

Var försiktig när du använder lösenord och krypterar filer och diskar! Om du glömmer ditt lösenord är det mycket svårt att få tillbaka innehållet. Samma sak gäller om det blir fel på en krypterad fil eller disk.

Jan 212010
 

Flattr this!

En speciell sorts studenter är doktorander. Doktorander förväntas producera en akademisk text på drygt 200 sidor. En doktorsavhandling är ofta formellt strikt. Layouten brukar vara bunden och stram. Det är den typ av dokument som Writer fungerar allra bäst tillsammans med. Därför finns det all anledning att sammanföra doktorander med OpenOffice med några tips på hur man underlättar arbetet.

  1. Överväg att dela upp texten i kapitel och skriv avhandlingen i ett samlingsdokument. Man får en utmärkt överblick över helheten. Samtidigt kan man gå in och peta i detaljer när som helst. Då texten börjar bli klar finns det brister i hur underdokument hänvisar till varandra. Därför är det ofta bättre att då flytta över all text till en enda fil för slutredigering. Ett annat viktigt skäl till att jag använder samlingsdokument för större projekt är säkerhet. Om det av någon anledning blir fel på en fil är bara ett kapitel  i fara, inte hela boken.
  2. Använd alltid en dokumentmall som du ordnar  tidigt. Då slipper du bry dig om layout under resten av doktorandtiden. Alla utkast och kapitel ser likadana ut och det kommer inte att bli problem att sätta ihop dem layoutmässigt. Själv föredrar jag att skriva i en mycket enkel dokumentmall som syns bra på skärmen och som ger utskrifter med plats för kommentarer. Färdiga böcker och artiklar redigeras ofta i program som Adobe InDesign eller QuarkExpress. Då spelar det ingen roll vilken dokumentmall man använt i Writer. Allt görs om i layoutprogrammet.
  3. Om man gör avhandlingen helt i Writer och inte vill, eller kan, göra layouten i ett layoutprogram, bör man använda en dokumentmall speciellt anpassad för en doktorsavhandling. Antingen gör man en själv, eller söker på nätet efter en bokmall man anpassar efter sina önskemål. Denna mall är helt annorlunda den man skrivit texten i. Den ska vara anpassad för bokens format och layout och inte för att vara lättläst på bildskärm. Writer och OpenOffice är kapabla redskap för att framställa en bok, inklusive layout. Writer ligger i topp bland kontorsprogram. Dess starka sidor är förutom dokumentmallar bland annat; indexering, automatisk innehållsförteckning, bildnumrering, bildförteckning och avancerad och formbar kapitelnumrering. När allt är klart exporterar man sitt manus till pdf och skickar till tryckeriet. Då har man en färdig bok någon vecka senare. Att göra layout i ett ordbehandlingsprogram är dock betydligt besvärligare än att göra det i specialprogram. Jag gör alltid layouten i specialprogram.
  4. Genom Zotero får man allt stöd man behöver för referenser och litteraturlistor. Jag har blivit fullständigt såld på detta forskningsredskap. Jag ordnar numera vartenda citat, varenda källuppgift och referens i Zotero. Det är som att arbeta i en kombination av EndNote, OneNote (eller annat avancerat anteckningsprogram) och att ha hela Internet med sökmöjligheter integrerade i programmet. Zotero sopar mattan med konkurrenter som EndNote.
  5. Sedan gäller alla allmänna goda råd i dubbel omfattning: Ta backup och säkerhetskopior, spara alltid i ODF-format och så vidare.

Svårare än så är det inte att skriva en doktorsavhandling!

Nov 212009
 

Flattr this!

Antag att du har olika hemadress och jobbadress. Du skickar privatbrev och tjänstebrev. Du har gjort en formatmall i Writer som du vill använda den för brev. Problemet är att du måste ändra din adress i brevhuvudet mellan då du skriver privat och då du skriver i tjänsten. Att utesluta brevhuvudet och knacka in ditt namn och adress varje gång du skriver ett brev är alltför omständligt. Givetvis hade du kunnat ha två formatmallar med olika brevhuvuden. Även detta är omständligt.

Problemet går att lösa genom att använda villkorade områden. Områden är delar av dokument som inte ändras då du skriver i resten av dokumentet. De är bra att använda för saker du vill alltid ska vara med. Att villkora områden gör att de bara syns när rätt villkor är uppfyllda.

I exemplet har jag använt en enkel mall. Metoden går att tillämpa på snyggare mallar bättre anpassade för brev.

Gör så här:

Skriv din hemadress. Markera texten. Gå in på menyn Infoga – Område. Kalla området Adress Hemma. Bocka i rutan Dölj och skriv Hemma i textfältet. Bocka sedan av rutan som på bilden. I textdokumentet finns nu din hemadress inom en tunn ram. Detta är ett område. Gå ur området genom ALT+Enter. Bry dig inte om Ramen. Den syns inte då du skriver ut.

Infoga området Hemma med dessa inställningar

Infoga området Hemma med dessa inställningar

Skriv din Jobbadress och skapa ett område på exakt samma sätt. Kalla området Adress Jobb och skriv Jobb i textfältet vid Dölj. Nu har du två områden med olika adresser i dokumentet.

Då allt är inskrivet och du dessutom har skrivit ett brev ser det ut så här:

Brev med två adresser i brevhuvudet. En räcker

Brev med två adresser i brevhuvudet. En räcker

Gå in på menyn Infoga – Fältkommandon – Ändra. Välj fliken Variabler. Under Fälttyp väljer du Användarfält. Under Format Väljer du Text. I rutan namn skriver du Adress. I rutan under värde skriver du Jobb. Klicka på den blå bocken och sedan på Stäng.

Ställ in så att bara din jobbadress visas

Ställ in så att bara din jobbadress visas

Nu ska vi aktivera urvalen så att bara en adress visas åt gången. Gå in på menyn format – Avsnitt. Kryssa i Rutorna för Dölja för både Adress Hemma och Adress Jobb. I textrutan för Med villkor skriver du in Adress !=”Hemma” respektive: Adress !=”Jobb”

Ställ in så att Writer väljer vilken adress du använder

Ställ in så att Writer väljer vilken adress du använder

Ställ in inställningarna för området Jobb på samma sätt

Ställ in inställningarna för området Jobb på samma sätt

Därefter klickar du på OK.

Nu syns bara din jobbadress i brevhuvudet.

Brev med bara jobbadress, färdigt att skriva ut och skicka

Brev med bara jobbadress, färdigt att skriva ut och skicka

Du kan fortfarande se att området Hemma finns i Navigatorn (F5) under Kategorier. Att det är gråtonat betyder att det är dolt.

Området Hemma finns fortfarande kvar. Det syns under Navigatorn under Kategorier vid den röda markeringen

Området Hemma finns fortfarande kvar. Det syns under Navigatorn under Kategorier vid den röda markeringen

Om du istället vill ha din Hemadress i brevet går du in på menyn Infoga – Fältkommandon – Ändra. Du ändrar Texten i rutan under Värde till Hemma. Klicka på den blå bocken och sedan på Stäng. Som du märker ändras ingenting. Det står fortfarande din jobbadress i brevet. För att uppdatera områden måste man gå in på Verktyg – Uppdatera – Fält. Då ersätts din jobbadress med din hemadress.

Nu står du som avsändare med din hemadress

Nu står du som avsändare med din hemadress

Områden är en mycket kraftfull funktion i Writer. De går att använda på många sätt, att sätta ut sidnummer, klockslag, sidfötter, dokument- eller kapitelnamn, eller som här för att växla avsändare. Titta i OpenOffice Hjälpsystem för tips och stöd för att bli en mer avancerad skribent!

Nov 022009
 

Flattr this!

Jag anser att OpenOffice Writer är det bästa program man kan använda för att skriva stora strukturerade dokument som doktorsavhandlingar och akademiska texter. Writer har avancerade funktioner som andra ordbehandlingsprogram saknar. Faktum är att Writer blir bättre ju mer text man matar det med. OpenOffice kan vara kantigt på ytan. Ju bättre man lär känna Writer, desto fler avancerade funktioner hittar man.

Writer är tillräckligt kraftfullt för att hantera dokument på många hundra sidor. I en handledning rekommenderar SUN, företaget bakom OpenOffice, att man bör arbeta med stora projekt i ett enda dokument. Jag håller inte riktigt med.

För böcker och stora dokument lägger jag alltid upp samlingsdokument. Varje kapitel blir ett underdokument.

I Navigatorn har man överblick över alla rubriknivåer. Här är ett stort bokmanus. Varje huvudkapitel finns i ett eget underdpokument. Rödmarkeringen visar att det är ett stort dokument Writer håller koll på.

I Navigatorn har man överblick över alla rubriknivåer. Här är ett stort bokmanus. Varje huvudkapitel finns i ett eget underdokument. Rödmarkeringen visar att det är ett stort dokument Writer håller koll på enkelt och stabilt.

I samlingsdokument finns titelsida, innehållsförteckning, index och bildförteckning. I samlingsdokument kan man bläddra och söka i alla underdokument.

I Samlingsdokumentet finns innehållsförteckningen. Man uppdaterar den allteftersom man skriver. Det gör att man alltid har en god överblick och alltid kan skriva ut eller spara som pdf och sidnummer och rubriker blir rätt.

I Samlingsdokumentet finns innehållsförteckningen. Man uppdaterar den allteftersom man skriver. Det gör att man alltid har en god överblick och alltid kan skriva ut eller spara som pdf och sidnummer och rubriker blir rätt.

I Navigatorn bläddrar man enkelt bland rubriker, anteckningar, bokmärken, bilder, referenser, tabeller med mera. Man kan söka i alla underdokument. Då man vill börja skriva öppnar man underdokument inifrån samlingsdokumentet. Samlingsdokument gör att dokument på många hundra sidor blir lätta att handskas med och är överskådliga.

Navigatorn är ett av de Writers kraftfullaste redskap. Med den får man överblick över nästan allt till och med i mycket stora dokument.

Navigatorn är ett av de kraftfullaste redskapen i Writer. Man har överblick över nästan allt, till och med i mycket stora dokument.

En fördel är att samlingsdokument underlättar samarbete. Var och en i gruppen får helt enkelt ansvar för ett underdokument. Risken blir därmed liten för att man går in på varandras områden. Samtidigt kan man hela tiden se helheten i samlingsdokumentet.

Då texten börjar bli klar är det nog en god idé att sammanföra underdokument till ett enda stort dokument. Samlingsdokument kan inte referera fullt ut mellan sig. Figurnumreringar, index och referenslista kan vara svåra att få ordning på i separata dokument.

Ordbehandlingsprogram är inte det bästa verktyget för layout. Writer har mycket av det som krävs. Det finns emellertid saker som saknas. Även om det finns författare som använder Writer rakt igenom i sitt bokskrivande, är det att pressa Writer. Jag använder hellre program som Adobe InDesign för layout.

Den som skriver på en bok och vill testa Writer råder jag att läsa kapitlet om samlingsdokument i manualen till OpenOffice noga. Experimentera med att skapa samlingsdokument tills du får kläm på det. Man bör även ha gott grepp om hur olika formatmallar fungerar.

Sep 192009
 

Flattr this!

Om man är noga med layout vill man inte att vissa ord hamnar på olika rader. Ett exempel är Mgr. Wallman (Magister Wallman). Titel och namn hör samman. Jag vill inte att det ska se ut så här: Mgr.
Wallman
.

OpenOffice Writer och andra ordbehandlingsprogram byter automatiskt rad när utrymmet tar slut. Jag vill dock att Mgr. Wallman hålls samman och hamnar på samma rad. I Writer gör jag det genom att använda ett hårt blanksteg mellan orden istället för ett vanligt. Ett hårt blanksteg skapar jag med CTRL+SHIFT+Blanksteg. Då hålls flera ord samman.

Om jag har skrivit ett helt dokument och jag efteråt upptäcker att Mgr. Wallman hamnat på olika rader, men jag vill hålla samman orden, vad gör jag?
Med Sök och ersätt funktionen (Menyn Redigera – Sök och ersätt) letar jag reda på första Mgr. Wallman. Jag ändrar blanksteget till ett hårt blanksteg som ovan.
I fältet Sök efter låter jag Mgr. Wallman (med vanligt blanksteg) stå kvar.
I fältet Ersätt med kopierar jag från texten Mgr. Wallman (med det hårda blanksteget) och klistrar in.
Nu är det bara att Klicka på Ersätt alla så ersätts alla Mgr Wallman.

I andra ordbehandlingsprogram är funktionen och kommandona i princip desamma.