Mar 102010
 

Flattr this!

I OpenOffice kan man lösenordsskydda filer. Man gör det då man sparar dokument i dialogfönstret för Spara. Man kan lägga till lösenord på befintliga dokument genom att spara om dem med Arkiv – Spara som…

Om du ger ett lösenord kan dokument bara öppnas med hjälp av det. Om du ska vara säker ska du ge dokument ett långt och slumpmässigt namn. Inget ord från något språk. Du ska blanda stora och små bokstäver, siffror och specialtecken (@_{/\).

Dialogrutan för Spara har en valmöjlighet att ge filen ett lösenord. Gör man det krypteras filens innehåll.

Hur pass säker är man?

OOo är bättre än till exempel gamla MS Officeversioner. OpenOffice krypterar själva filen med en stark algoritm. MS Office lade bara till ett lösenord, men lät bli att kryptera filen. I MS Office räckte det med att man hade ett program som kunde läsa källkoden. Då behövde man inte ens knäcka lösenordet. Nu har MS Office ryckt upp sig på detta område.

Man ska vara medveten om att all kryptering kan knäckas. Man laddar filen i speciella datorprogram som gör jobbet. Antingen kör man ordigenkänning då ord på alla språk testas, eller bruteforce, då datorn räknar igenom möjliga kombinationer. Det kan ta tid. Förr eller senare knäcks krypteringen.

OpenOffices krypteringsalgoritm är stark, men lever inte upp till de högsta säkerhetsnivåerna. Vill man nå dit bör man spara filer på en krypterad disk eller kryptera filerna med andra verktyg än OOo:s.

Var försiktig när du använder lösenord och krypterar filer och diskar! Om du glömmer ditt lösenord är det mycket svårt att få tillbaka innehållet. Samma sak gäller om det blir fel på en krypterad fil eller disk.

Dec 112009
 

Flattr this!

Tyvärr dominerar MS Office stort bland kontorsprogram. De flesta myndigheter, företag och skolor använder MS Office. På universitetskurser förväntas det ofta att man lämnar in uppsatser i MS Office format. MS Office har blivit en de facto standard.

Det kan vara mycket svårt att använda OpenOffice på en arbetsplats där man skickar filer fram och tillbaka om alla andra använder MS Office. Filer mår inte bra av att ständigt konverteras. Även om jag föredrar OpenOffice, kan jag inte rekommendera att man ensam använder OpenOffice i en sådan miljö. Det innebär extra arbete för en själv och omgivningen. Om ens arbetsgivare tror att vinsten blir större genom att betala licenser till Microsoft, är det bara att spela med.

Som student och akademiker har man det lättare. Man arbetar ofta mer eller mindre ensam med sina texter. Då är det inga problem att använda OpenOffice istället för MS Office. Här är några överlevnadstips jag lärt mig då jag har kontakter utåt. De går att använda även om man inte är student.

1. Grundregel: Använd alltid OpenOffices eget format, ODT, i OpenOffice. Först när du ska skicka dokument sparar du en kopia i MS Office format, .doc. OpenOffice fungerar säkrare med ODT. Du kan återställa dokument och göra automatiska backuper som kan vara guld värda om olyckan är framme. Det går inte om du arbetar i MS Office format.

2. Om ditt universitet bara har MS Office på datorerna – klaga! Begär att man installerar OpenOffice också. Universitet ska lära ut bra saker och inte hur man gynnar monopolliknande företag.

3. Installera PortableApps på ett USB-minne. Då har du alltid OpenOffice och dina filer med dig och kan arbeta vid vilken dator du vill.

4. MS Office 2007 servicepack 2 kan hjälpligt hantera OpenOffice filer. Varning dock för Calc/Excel filer! MS Office har sönder dessa. Det innebär att du kan ofta kan skicka filer direkt om mottagaren har MS Office 2007.

5. Om du ofta samarbetar med någon som använder MS Office, be denne att installera SUN:s konverterare. Då blir det lättare för er båda. SUN:s konverterare är det bästa verktyget för MS Office att läsa OpenOffice filer.Det är betydligt bättre än de inbyggda filtren i MS Office 2007.

6. Kom ihåg att inget program kan vara 100% kompatibelt med MS Office. OpenOffice gör ett bra jobb. Om du konverterar filer, använd så enkel layout som möjligt.

7. Använd PDF. OpenOffice har inbyggt stöd för att spara i PDF format. Använd det för att skriva ut eller skicka dokument då mottagaren inte behöver kunna ändra i det. Man kan även spara som hybridpdf. Då går dokumentet att öppna både i en pdf-läsare och i OpenOffice.

Okt 232009
 

Flattr this!

1899 skaldade Verner von Heidenstam:

”Det är skam, det är fläck på Sveriges banér

att medborgarrätt heter pengar.”

Han skrev för att driva på kampen för allmän och lika rösträtt. Antal röster man hade beräknades efter hur rik man var.

2009 skriver CryingFreeman om att man i en statlig rapport har man kommit fram till att:

”Mer likvärdiga konkurrensvillkor på programmarknaden skulle kunna uppnås genom krav på enbart öppen källkod i offentliga upphandlingar”.

Crying Freemans inlägg är en reaktion på att ordföranden i Microsofts partnerförening, Valentino Berti, har skrivit ett brev till infrastrukturminister Åsa Torstensson i vilket han sågar rapporten. CryingFreeman underkänner Valentino Bertis argument.

Det finns flera bottnar i skillnaderna mellan öppen och proprietär programvara som blir tydliga i Berti Valentinos argument.

De bygger i slutänden på undergångsvisionen: ”Om offentlig sektor gick över till att enbart använda öppen källkod skulle det skapa kaos i näringslivet. Det skulle skada både it-industrin och den offentliga it-verksamheten […]”

Naturligtvis kommer inte kaos att utbryta om man väljer att sluta köpa program från Microsoft. Om företag använder proprietära program för att de tror att de kan tjäna mer pengar har jag inget att säga om. I offentlig verksamhet borde öppen programvara vara en självklarhet. Varför det?

Myndigheters beslut och andra offentliga handlingar sparas ofta som datafiler. Genom att använda öppen källkod kan man genom fria program gratis ta del av och kontrollera vad som beslutats. I slutänden är detta kärnan i den svenska offentlighetsprincipen och i att vara medborgare.

Format för hur datafiler lagras har ändrats. Vem kan idag öppna tjugo år gamla filer utan problem? Hur ska historiker och samhällsvetare kunna studera vad svenska myndigheter beslutar idag om hundra år?

Fria filformat är i allmänhet enkelt uppbyggda. Dokumentationen är öppen. Hur filer är sparade är ingen hemlighet. Så långt som möjligt är filformat därmed framtidssäkrade.

Proprietära program sparar oftast filer i ett hemligt format. Filformatet är en del av affärsidéen. Kunden ska vara tvungen att använda programmet man säljer för att kunna arbeta med sina dokument. Om inte detta räcker gör man med jämna mellanrum förändringar i det hemliga sättet att spara filer. Nya filer kan sedan inte öppnas av gamla program. Man tvingar kunden att uppgradera för stora pengar. Microsoft Office 2007 är typexemplet.

Med hemliga filformat som byts ut vart femte år är vi nästan garanterade att inga offentliga handlingar kommer att gå att läsa om några decennier.

Proprietära program kostar pengar. Att man vid Högskolor och Universitet vill att uppgifter lämnas in som datafiler sparade i Microsofts proprietära format medför att studenter måste investera i datorprogram de inte behöver. Det finns fullgoda fria och gratis alternativ man borde använda istället. De studenter som inte vill, eller har råd, att köpa Microsofts program får svårt att klara kurserna. Den svenska traditionen med fri utbildning för alla undermineras.

Valentino Berti värnar om demokratin när han vill begränsa inflytandet från förespråkare för öppen källkod. Dessa få fanatiker har fått alldelses för stort inflytande. Att någon alls lyssnar på dem bygger på, som han själv så träffande formulerar det, att: ”De flesta har väldigt lite kunskap om it.” Så länge okunskapen består kan Microsoft fortsätta att tjäna pengar.

Vad är det för demokrati man vill värna? Den bygger på att bara de med Microsoftprogram ska kunna ta del av myndigheters beslut och handlingar. Dessa blir efter några år automatiskt hemligstämplade då Microsoft bestämmer att det är dags att uppgradera. De som inte använder Microsoftprogram ska ha det svårt att skaffa sig en högre utbildning och därmed chansen att nå ledande positioner i samhället.

Man köper sig medborgarrätt genom att betala licensavgift till Microsoft.

Heidenstams dikt är lika aktuell 2009 som 1899.

Okt 152009
 

Flattr this!

Vad gör man om man börjat använda OpenOffice men har en massa MS Office-filer i datorn? Man kan givetvis öppna filerna en och en och spara om dem i OpenOffice formatet ODF. ODF är det format man bör använda då man arbetar i OpenOffice. ODF har fördelar som att filer går att öppna i en webbläsare och att de går att öppna i många program. Filerna blir dessutom betydligt mindre än MS Office filer.

Man kan på ett smart sätt göra det enkelt för sig och konvertera alla sina MS Office filer på en gång.

Jag har en mapp med MS Word dokument, .doc filer, jag vill konvertera. Den ligger på mitt skrivbord. Jag kallar mappen Test. Klicka på bilderna för att förstora dem!

Innehållet i mappen Test, MS Office filer i formatet .doc

Innehållet i mappen Test, MS Office filer i formatet .doc

Gör så här:

Gå in på menyn Arkiv – Guider – Dokumentkonverteraren…

I det första fönstret ställer du in vilken typ av filer du vill konvertera. Man kan välja filer från Staroffice eller Microsoft Office. Jag vill konvertera MS Word filer och ställer in som på bilden. Klicka på Nästa.

Ställ in filtyper du vill konvertera!

Ställ in filtyper du vill konvertera!

I nästa fönster ställer du in vilka mappar du vill konvertera dokumenten i. Du kan konvertera alla dokument på din dator. Man kan även konvertera malldokument. Jag föreslår att man tar det försiktigt och konverterar mapp för mapp, åtminstone i början. Jag avmarkerar därför malldokument och bläddrar fram mappen Test. Man kan välja var man vill ha de konverterade dokumentkopiorna. Jag väljer samma mapp. Inställningarna blir som på bilden. Klicka på Nästa

Ställ in vilka filer du vill konvertera, ange sökvägar och mappar, eller konvertera all filer på datorn med en gång!

Ställ in vilka filer du vill konvertera, ange sökvägar och mappar, eller konvertera alla filer på datorn med en gång!

Man får en sista varning. Kontrollera att allt är rätt. Klicka på konvertera.

Man får en sista varning. Kontrollera dina inställningar noga!

Man får en sista varning. Kontrollera dina inställningar noga!

Några sekunder senare får du följande rapport.

man får en slutrapport. Eftersom jag använder Openoffice gick allt bra!

Man får en slutrapport. Eftersom jag använder Openoffice gick allt bra!

När jag nu öppnar min mapp har jag kvar de gamla MS Word dokumenten, .doc filer. Förutom dem har jag nya dokument i ODF formatet, som kallas .odt i Writer. Det är de konverterade filerna jag ska arbeta med. De gamla MS Wordfilerna kan jag kasta då jag kontrollerat att jag kan öppna .odt filerna i Open Office.

Slutresultatet. Det finns nya ODF filer i mappen test. använd dessa då du arbetar i OpenOffice!

Slutresultatet. Det finns nya ODF filer i mappen test. använd dessa då du arbetar i OpenOffice!

Sep 212009
 

Flattr this!

MS Office har en dominerande ställning på marknaden för kontorsprogram. Ett skäl många anför för att inte byta till OpenOffice är kompatibilitet. Kommer man att kunna öppna och arbeta med gamla filer? Kommer någon att kunna öppna de dokument man skriver? Eftersom OpenOffice är gratis är första steget att köra det parallellt med MS Office och se hur det fungerar.

Man kan tro att OpenOffice är en gratisversion av MS Office, kanske med litet färre funktioner. Så är det inte. OpenOffice är ett eget program med egna sätt att göra saker. Även om programmet är gratis kommer det att kosta tid och ansträngning att lära sig det. Filformat är annorlunda än de som används i MS Office. Det innebär att filer aldrig kan översättas till 100% mellan programmen. Oftast fungerar det dock tillräckligt bra.

Jag har lärt mig en del knep för hur man hanterar dokument i OpenOffice när andra använder MS Office:

  1. Ett oslagbart sätt att skicka filer är som pdf. Det fungerar perfekt såvida inte mottagaren behöver göra ändringar i dokumentet. OpenOffice kan spara som pdf. MS Office 2007 kan det med senaste servicepaketet. Äldre versioner av MS Office kan det inte.
  2. Förbered dokument. Använd enkel layout och formatering. Risken för fel ökar ju mer specialformateringar man använder. Exempel är avancerade bildövergångar och animeringar i Impress/PowerPoint och WordArt. Avancerade tabeller är också svåra att konvertera. Ibland kan man lägga dessa som pdf eller bildfiler.
  3. Om man har bilder i textdokument som inte förs över bra, kan man testa att förankra dem på annat sätt, till bokstav, rad, sida etc. Att ändra storlek på bilden eller sidans marginaler kan också hjälpa. Man kan spara text och bild som separata filer som mottagaren får sätta samman igen.
  4. Om text inte förs över bra, försök byt till standardformateringar för stycken och sidor.
  5. Se över vilka typsnitt du använder. Använd i första hand vanliga typsnitt som fungerar till alla operativsystem och program.

När man fixat vad man själv kan fixa hjälper programmen till.

  • OpenOffice: Öppnar och sparar generellt MS Office filer mycket bra. Några problemområden har jag berört ovan.
  • MS Office: I senaste servicepaketet för Office 2007 introducerades öppna och spara filer i .odf-format, det öppna format OpenOffice använder. Jag har inte testat det själv mer än som hastigast. Stor varning dock för att konvertera Calc filer. Formler i kalkylark kan sluta fungera. I praktiken förstör det Calc filen. I äldre versioner av MS Office går det inte att spara som .odf eller öppna .odf-filer.

Om man är smart räcker grundprogrammen  långt. Det finns några andra konverterare:

Sun ODF Plugin for Microsoft Office är en bra konverterare till MS Office för OpenOffice-filer. Tillägget har fördelen att Calc/Excel dokument behåller sina formler. Jag skulle installera detta tillägg i MS Office om jag ofta öppnade .odf-filer. Det fungerar med äldre versioner av MS-Office.

odf-converter-integrator är ett tillägg som öppnar MS Office-filer i OpenOffice. Det kan ibland fungera bättre än OpenOffices inbyggda konverterare.

Om man har filer i riktigt udda eller uråldriga format som inte går att konvertera, kan man testa nättjänsten Zamzar. Den kan konvertera nästan vad som helst till vad som helst. Nackdelen är att man får vänta ett tag på sina filer i gratisversionen.