Posts Tagged Funktioner

Ordkomplettering i OpenOffice Writer

En funktion som retar en del användare rejält och som andra tycker är smått fenomenal är ordkomplettering. När man skriver i Writer föreslår programmet hur ord kan skrivas färdigt medan man skriver. Genom RETUR accepterar man föslaget. Om man inte accepterar fortsätter man bara att skriva.

Ordkomplettering i aktion. En underbar funktion eller ett riktigt ohägn? Välj sälv!

Under Verktyg – Alternativ för autokorrigering, fliken Ordkomplettering kan man ställa in funktionen som man vill ha den.

Här finns alla inställningar för ordkomplettering. Man kan till och med stänga av den.

  • Man kan avaktivera den helt – Underbart för de som hatar funktionen! Bocka bara av den första rutan: aktivera komplettering av ord.
  • Man kan göra så att Writer infogar ett blanksteg efter ordet.
  • Man kan göra så att föreslagna ord visas som tipshjälp istället för ett utskrivet ord.

Man kan visa ordkomplettering som tipshjälp om man tycker det är bättre.

  • Man kan Samla ord, Writer samlar då längre ord som förekommer flera gånger i det dokument du skriver på en lista.
  • Nytt i OOo 3.2 är att man kan bocka för om man vill tömma listan då man stänger dokumentet. Det gör att varje dokument får en individuell lista med ord respektive att ordlistan förs över mellan dokument.
  • Man kan ställa in om man accepterar förslag med andra tangenter än RETUR.
  • Man kan ställa in hur långa ord ska vara för att Writer ska komma med förslag.
  • Slutligen kan man ställa in hur lång man vill at tens ordlista ska vara.

Några tips:

För att funktionen ska fungera måste man ha ordlistan för det språk man skriver på installerad. Utan ordlistan fungerar inte funktionen. Om man skriver på svenska måste man alltså ha den svenska ordlistan installerad som ett tillägg. Den följer med automatiskt i SUN:s OpenOffice, men inte om man installerar Go-oo i en Linuxdistribution. Där måste man installera den manuellt.

Om man installerar ordlistor för andra språk än svenska  fungerar ordkomplettering även på dessa språk.

Det kan uppstå problem om man har dokument på svenska och till exempel engelska öppna samtidigt. Då förs ord på båda språken in i listan. Det gör att man kan få litet lustiga förslag att komplettera ord. I sådana fall har jag valt att tömma listan. Den nyskapas ganska snabbt automatiskt.

Så här ser mina inställningar ut för ett aktuellt dokument. Jag har utökat antalet ord till 700. Flera orden i listan är långa och svårstavade. Det är skönt att få hjälp att skriva ut dem.

Jag tycker att Ordkomplettering är en av de riktigt starka sidorna i Writer. Det tar ett litet tag att vänja sig. Sedan är det väldigt skönt att slippa skriva ord som Vitterhetsakademien gång på gång. Som alltid är det tycke och smak och arbetsuppgifter som styr hur man ställer in OpenOffice!

Tags: , ,

Sidnummer i Writer

Att numrera sidor i OOo Writer kan synas vara en djungel. Som alltid i OOo finns det flera nivåer och massor med inställningar man kan göra för att anpassa dokument precis som man vill ha dem. Grunden är som med hela OpenOffice att man förstår några grundläggande regler och vad som styr vad.

Grunder:

  • Sidnummer sätts i fält som måste placeras i antingen sidhuvud eller sidfötter.
  • Sidhuvud och sidfötter utformas i Sidformatmallar.

Infoga sidnummer så här:

1. Dubbelklicka på Sidformatsnamnet längst ner på sidan.

Längst ner på arbetsytan anger Writer vilken Sidformatmall man använder. I det här fallet heter den Standard. Dubbelklicka på namnet för att justera inställningar.

2. Gå till fliken för Sidhuvud eller Sidfot. Bocka för: Sidhuvud/Sidfot på. Klicka på OK.

På flikarna Sidhuvud/Sidfot lägger man till och ställer in hur man vill att Sidhuvud/Sidfot ska se ut. Sidhuvud/Sidfot På lägger till Sidhuvud/Sidfot. Sidhuvud/Sidfot är förutsättningen för att kunna infoga sidnummer.

3. Sätt markören inuti den skapade sidfoten/sidhuvudet. Välj: Infoga – Fältkommando Sidnummer.

Klart!

Nu finns det mängder med inställningar. Några tips:

  • Ett bra tillägg för att förenkla sidnumrering är Pagination. Då får man ett nytt alternativ, Sidnummer i menyn Infoga. Där kan man sköta flera grundinställningar.

Tillägget Pagination samlar de vanligaste inställningarna för sidnumrering i en dialogruta i menyn Infoga. Pagination är ett av de tillägg jag alltid installerar.

  • Om du inte vill ha sidnummer på första sidan i ett dokument måste du välja en annan Sidformatmall för den. Man kan utgå från den befintliga mallen Första sidan. Man kan göra grundinställningen för detta från Pagination.
  • I sidhuvuden och sidfötter finns förinställda lägen för vänsterställd, centrerad och högerställd text. Genom att tabulera ställer man in var man vill ha sidnumret. Pagination kan sköta detta.
  • Om man vill variera vänster/högerställt sidnummer alltefter vänster/högersidor, avmarkerar man alternativet Samma innehåll till höger/vänster på fliken för sidhuvud/sidfot.
  • Om man dubbelklickar på sidnumret kan man variera många saker. Man kan till exempel välja att numrera med i, ii, iii osv, eller använda andra numreringsmetoder. Detta kan man även delvis göra från Paginations dialogruta.
  • Om man vill börja på ett annat sidnummer än 1, går man först igenom stegen ovan. Därefter högerklickar man i ett textstycke, väljer Stycke: Fliken Textflöde. Där bockar man för Infoga och Med Sidformatmall. Längst till höger anger man det sidnummer man vill dokumentet ska börja med. OBS! Välj ett udda nummer! OOo förutsätter att alla dokument börjar på en högersida och har ett udda sidnummer. Detta kan man knappast komma runt. Väljer man ett jämnt sidnummer skjuter därför Writer in en extra tom sida som man säkert inte vill ha. Pagination kan även sköta en del av dessa inställningar.

Under inställningarna för Stycke kan man starta sidnumreringen från annat sidnummer än 1. Här startar jag på sidan 23. Man ska alltid sträva efter att börja med ett ojämnt sidnummer.

Tags: ,

Stänga av numrerade listor i OOo Writer

Något som en del retar sig gruvligt på i OpenOffice Writer är att så fort man skriver 1 i början av ett stycke, följt av några ord och sedan trycker på ENTER, uppfattar Writer det som att man vill göra en numrerad lista. Texten formateras som en lista. Punkt 2 skapas vare sig man vill det eller inte. Dessutom ploppar en verktygsrad upp som givetvis lägger sig precis över den text man arbetade med. Funktionen går att stänga av på två olika sätt.

1. På menyn Format – Autokorrigering – Under inmatning, se till så att rutan är avbockad. Inställningen gör att Writer inte kommer att formatera något då du skriver.

Se till så att rutan Under inmatning är avbockad. Då korrigerar Writer ingenting medan du skriver.

Nackdelen är att det inte bara är numrerade listor, utan alla automatiska formateringshjälpmedel stängs av. Till exempel korrigeras inte om man råkar skriva två VErsaler i början av ett ord automatiskt.

2. På menyn Verktyg – Alternativ för autokorrering, fliken Alternativ. Bocka av valet Använd numrering – symbol *. Då stängs bara Writers automatiska listigenkänning av.

Genom att bocka av använd numrering - symbol * tar man bort Writers automatiska listigenkänning.

Hur man ställer in Writer är individuellt. Det beror på tycke och smak och vilka arbetsuppgifter man har.

Tags: ,

OpenOffice 3.2 Några intryck

I förra veckan släpptes den skarpa versionen av OpenOffice 3.2. Versionen innehåller enligt nyhetslistan inte så många förbättringar för Writer, den modul jag använder mest. Utvecklarna har den här gången istället koncentrerat sig på Calc som fått många nya funktioner och förbättringar. Jag tycker de gör rätt. Writer är den mognaste modulen i OOo. Writer kan mäta sig med vilket ordbehandlingsprogram som helst. Calc och Impress är de moduler som är mest i behov av förbättringar.

Trots det finns det många saker jag kan glädjas över. De saker jag tar upp här är några jag sprungit på under första veckan med den skarpa versionen av OOo 3.2. Det är ingen komplett lista eller recension.

Det man märker direkt är den rejält nedkortade starttiden. OOo är nu ett riktigt rappt! Detta är en stor förbättring som ger ett bra intryck åt hela programpaketet.

OOo ska nu stödja fler typsnitt. Jag har inte hunnit testa detta så mycket än, men förväntar mig att kunna använda fler typsnitt framöver.

En av nyheterna  i Calc är möjligheten att rotera text på diagramaxlar. Det ger fler möjligheter och man kan göra snyggare diagram.

Ett enkelt stapeldiagram i Calc gjord i OOo 3.1. Texten för staplarna nedanför diagrammet är vågrat.

Under Formatera axlar kan man rotera texten under fliken Etikett. Antingen fritt med hjulet till vänster eller med ett visst gradantal till höger.

Samma diagram med texten nedanför X-axeln roterad. Möjligheten att rotera text öppnar nya möjligheter att utforma diagram.

En sak jag inte tycker om är att anteckningar av någon anledning har bytt namn till kommentarer. Det är inte de svenska översättarna som varit framme. På engelska har man bytt från Notes till Comments. jag vet inte om det är mer korrekt att säga kommentar istället för anteckning. För mig är de gula små lapparna anteckningar. Jag fick leta en stund i menyn innan jag förstod att jag nu ska skriva kommentarer istället. För mig förblir de gula små post-it lapparna i marginalen anteckningar!

Det positiva är att jag nu kan göra anteckningar (förlåt kommentarer) i Impress, Draw och Calc också. När man väl vant sig att göra små kom-ihåg-lappar är de mycket användbara.

Anteckning, förlåt, kommentar i Impress

En sak jag tycker om är att man har gjort markeringar av text tydligare genom en tunn ram. Framför allt i Linux är detta välbehövligt. OOo integreras illa med ljusa och mörka teman i Ubuntu som jag ofta använder. Inramningen gör att man i alla fall kan köra ljusa teman utan större problem. Förbättringen är lika snygg i Windows.

Markerad text i OOo 3.1 i Ubuntu med ett grönaktigt tema

Samma text i OOo 3.2. Notera den lilla inramningen runt markeringen och den något ljusare färgnyansen. Det gör det lättare att se både text och markering. En liten, men användarvänlig detalj!

Man har gjort förändringar av en del ikoner i menyerna. Det nya sättet att visa ikoner är snyggare än det gamla, men är svårare att se. Jag hoppas att man kan höja kontrasten i kommande utgåvor.

Ikonerna i OOo 3.1 under synliga knappar då man ställer in Verktygsraden. Det är lätt att se vilka val man har gjort genom bocken framför ikonen.

Samma meny i OOo 3.2. I alla fall jag tycker det är svårt att se vilka alternativ som är valda. Särskilt svårt blir det på en ljussvag skärm på en bärbar dator. Det är inte helt lätt att se skillnaden för Spara (valt) och Spara som... (inte valt).

Jag var litet skeptisk i höstas då jag såg listan på de förbättringar som man planerade skulle ingå i OOo 3.2. Det kändes inte som om det var några stora steg framåt. När jag nu ser det färdiga resultatet är jag positivt överraskad. OOo 3.2 är ett rejält kliv framåt. Det finns flera riktigt bra stora nyheter. Bäst är utan tvekan den snabba programstarten. Dessutom finns det många små förbättringar. OOo har överlag blivit snyggare, snabbare och fått fler funktioner. Programmet är trevligare än någonsin att arbeta i!

Tags: ,

Markera text i OpenOffice Writer

Det är självklart man kan markera text i ett ordbehandlingsprogram. Writers sätt att markera text är betydligt mer avancerat och användbart än i de flesta ordbehandlare.

Markera ett ord = två klick (dubbelklick) med musen. Så brukar man kunna göra i de flesta ordbehandlingsprogram. Writer har tagit konceptet vidare:

Markera ett ord = Dubbelklick med musen

Markera en mening = tre klick med musen.

Markera en mening = Tre klick med musen

Markera ett stycke = fyra klick. Nya användare av OOo brukar bli mått begeistrade över detta smidiga sätt att snabbt markera text man vill formatera, kopiera eller flytta.

Markera ett stycke = Fyra klick med musen

Funktionen har som allt annat i OpenOffice, flera nivåer.

Sätten går att kombinera. Om man håller CTRL nedtryckt medan man klickar kan man välja att göra flera markeringar av ord, meningar eller stycken i följd.

Håll ned CTRL medan du markerar flera textavsnitt

Markeringarna kan man använda för att snabbt flytta spridda delar av texten. Man kan dra och släppa alla markeringarna, kopiera eller klippa ut dem. Man kan använda dem för att samla spridda ord eller textavsnitt på ett ställe. De markerade textsnuttarna sorteras i den ordning de markerats. Det kan bli litet efterarbete att ordna dem.

Man kan dra-släppa, kopiera eller klippa ut de markerade textavsnitten för att klistra in och samla dem

Ett annat sätt är att kopiera de textavsnitt man har markerat och klistra in i ett nytt dokument för fortsatt bearbetning.

Writer är designat så att en markering markerar en bokstav, ett ord, en mening eller ett stycke och inte blanksteget som följer på det. Därför måste man själv gå in och korrigera blankstegen efter det man flyttat markeringar.

Tags: ,

Dubbla blanksteg i Writer

En detalj i OOo Writer är att man ofta får dubbla blanksteg i texter. Detta ger inget snyggt intryck om man lämnar texten vidare. Det finns flera orsaker:

När man markerar och tar bort ett ord tas bara ordet bort, inte blanksteget efter ordet (Jag har för mig att blanksteget tas bort i till exempel MS Word, vilket nog är att föredra.). Det är lätt att glömma detta blanksteg när man sedan skriver in ett nytt ord och som man då gör ett blanksteg efter av gammal vana.

Blanksteg syns inte i den sista tredjedelen av en rad. Se detta inlägg. Det är därför svårt att veta om man gjort ett blanksteg eller inte efter ett ord. ibland blir det ett för mycket.

Rent slarv.

Det finns flera sätt att bemästra dubbla blanksteg. ingen lösning är helt perfekt.

  • Metod 1: Under menyn Verktyg – Alternativ för autokorrigering fliken alternativ kan man välja att bocka för Ignorera dubbla blanksteg.

Genom att bocka för kryssrutan vid rödmarkeringarna kan man ställa in Writer att bara acceptera ett blanksteg i följd.

Fördel: Det är inte möjligt att göra dubbla blanksteg.

Nackdel: Ibland vill man göra extra blanksteg då man redigerar. Då är inställningen i vägen.

  • Metod 2: Visa Kontrolltecken. Klicka på knappen i verktygsraden så visas blanksteg som en liten prick.

Genom att visa kontrolltecken gör man blanksteg synliga

Fördel: Det blir lättare att hitta extra blanksteg.

Nackdel: Jag tycker texten blir ful att arbeta i. Blanksteg syns inte i slutet av rader. Här kan extra blanksteg gömmas.

Fördel: Dubbla blanksteg blåmarkeras och blir därmed lätta att få syn på och åtgärda.

Nackdel: Fungerar inte överallt. Jag tror det har med buggen som gör att blanksteg inte visas i slutet av rader.

  • Metod 4: Söka i texten 1. Mitt favoritsätt. I fältet Sök efter… gör jag två blanksteg. I fönstret Ersätt med… gör jag ett. Därefter klickar jag på Ersätt alla – Färdigt.

Fördel: Enkelt.

Nackdel: Gäller att komma ihåg att göra innan man skickar en text vidare. Tar bara dubbla blanksteg. Missar om man råkat göra fler än två blanksteg

  • Metod 5: Söka i texten 2. Bocka i Reguljära uttryck. Det utökar Writers sökfunktioner. I fältet Sök efter… skriver man in: [:space:]+. I fältet Ersätt med… gör man ett blanksteg. Därefter klickar man på Ersätt alla.

Ett litet mer avancerat sätt att hitta och ta bort för många blanksteg i Writer. För att få fram den nedre delen av dialogrutan klickar man på knappen Fler alternativ. För att få bort den klickar man på Färre alternativ.

Fördel: Söksträngen letar reda på och tar bort alla extra blanksteg, om de är två eller sjutton spelar ingen roll.

Nackdel: Vem kan komma ihåg en sådan söksträng…

Som sagt, jag har ingen perfekt lösning på detta problem. Det här är de metoder jag känner till för att bli av med det lilla irritationsmomentet.

Det är litet märkligt att jag fick ihop ett helt blogginlägg om små tomrum som blanksteg!

Tags: ,

Rubrikskolan Lektion 5 Att Navigera

Jag har tidigare skrivit en serie om hur man hanterar rubriker i OpenOffice Writer (här, här, här och här). Nu vill jag visa hur man kan använda rubriker i Navigatorn. Navigatorn är en översiktsvy som visar det mesta i dokumentet. Navigatorn får man fram genom att trycka på F5 eller på knappen Navigator på verktygsraden.

Rubriker i SUN:s OpenOffice. Alla nivåer syns direkt.

När jag skrev märkte jag att hanteringen av rubriker i Navigatorn skiljer sig mellan SUN:s OpenOffice och Go-oo, den version som brukar finnas i Linuxdistributioner. I Go-oo kan man gömma underrubriker i ett stycke. I SUN:s version visas alla rubriker.

I Go-oo, som finns i de flesta Linuxdistributioner, kan man gömma rubriknivåer.

I Navigatorn finns fem knappar för att hantera rubriker.

Det finns fem knappar för att hantera rubriker

Med knapparna i den övre raden, knapp 1 och 2 på bilden, flyttar man ett helt kapitel med rubrik och text ett snäpp framåt eller bakåt i dokumentet.

Med knapp 3 i den undre raden kan man styra hur många rubriknivåer man vill visa. Writer kan hantera upp till tio nivåer.

Man kan arbeta med upp till tio rubriknivåer i Writer. Man kan välja att visa färre nivåer i Navigatorn.

Med knapp 4-5 i den undre raden ändrar man rubriknivån för en rubrik ett steg upp eller ned.

Genom Navigatorn kan man snabbt förflytta sig i ett dokument via rubrikerna. I stora dokument är det betydligt lättare att använda Navigotorn än att scrolla eller använda musen. Om man dubbelklickar på ett rubriknamn i Navigatorn förflyttas man dit. Genom att använda rubriker och Navigatorn får man en superb överblick även över långa och komplicerade dokument. Mitt testdokument, som syns på bilderna, är drygt 70 sidor. Tack vare Navigotorn är det lätt att hitta i dokumentet.

Tags: , ,

Bläddra mellan hela siduppslag i Writer

Jag fick en fråga i en kommentar om hur man bläddrar mellan hela siduppslag i Writer. I MS Word finns det ett sätt att bläddra mellan siduppslag så att ett helt uppslag visas. Man gör det med tangenten Page Down. Frågan är om det finns en liknande funktion i Writer. Jag hoppas att jag förstått frågan rätt. Jag har inte Word så jag kan inte kontrollera hur det fungerar där.

Som det står i kommentaren måste man ställa in Writer för Utskriftsvy. Visa – Utskriftslayout för att det ska fungera. Detta är grundläget i Writer. Det motsvarar, vad jag förstår, standardvyn i MS Word. Utskriftslayouten är den enklaste att arbeta med och den man ska försöka använda. Programmet är gjort på det sättet.

Med utskriftslayouten inställd gör man så här i Writer:

Längs ner till höger har man inställningar för sidvy. Som standard visas en sida i 100%.

Grundinställningarna för sidvy i Writer

Ändra detta till ett uppslag genom att klicka på sidvyn längst till höger. Beroende på hur stor skärm man har, kan man justera sidstorleken i skjutreglaget till höger. På så sätt kan man ställa in så att man ser ett helt uppslag.

1 = Ändra så att ett uppslag visas. 2 = Justera siduppslagets storlek så att det passar skärmen

För att bläddra en sida i taget klickar man på den runda knappen Navigation nere till höger på fönsterramen och väljer sida. Sedan kan man stänga det lilla fönstret. Därefter bläddrar man med upp- och nerpilarna ovanför och nedanför den runda knappen, Navigation.

Ställ in bläddra sida med knappen i den röda ringen till vänster. Växla mellan sidor med upp och nedpilarna till höger. Då växlas mellan hela sidor eller uppslag.

Då bläddrar man exakt en sida fram eller tillbaka. Man ska inte, som i Word, använda tangenten Page Down. Då får man en rullande sidförflyttning, som gör att man ibland bara ser sidfot/sidhuvud från två sidor.

Jag hoppas att jag lyckats svara någorlunda rätt på vad som frågades. Om inte, så skriv en kommentar så ska jag försöka bättra mig!

Tags: ,

Rubrikskola Lektion 4

Lektionen bygger på att du har godkänt på lektion 1-3. Detta är en lektion på Masternivå. Du kan redan formatera och numrera rubriker och få in dem i en innehållsförteckning. Det räcker långt. Den här lektionen visar ytterligare knep.

Formatmallar är hjärtat i Writer. När du har angett rubriknivåer kan du utnyttja dem på flera sätt för att få ett snyggt och stilfullt dokument. Nu ska vi få kapitelnamnet att synas i sidhuvudet.

Skapa ett sidhuvud: Infoga Sidhuvud Standard.

Placera markören i sidhuvudet. Gå till menyn Infoga Fältkommando Andra…

Välj fliken Dokument. I vänstra kolumnen väljer du Kapitel. I den högra väljer du Kapitelnamn.

Här ställer man in texten i sidhuvudet. Efter lektionen kan du testa de olika inställningarna på egen hand

Här ställer man in texten i sidhuvudet. Efter lektionen kan du testa de olika inställningarna på egen hand

Stäng ner dialogrutan. Nu har du texten DEL I överst på sidan. Texten kommer att bytas då du börjar skriva DEL II.

Det är snyggt och proffsigt med kapitelnamn isidhuvudet

Det är snyggt och proffsigt med kapitelnamn isidhuvudet

Läxan är att testa funktionerna jag beskriver. Den som bemästrar dem är väl värd en Masterexamen i rubriksättning!

Genom att lära sig grunderna om formatmallar och rubriksättning får man ett professionellt utformat dokument med ett minimum av arbete. Om man tycker att man lyckats bra i layouten i ett dokument sparar man det som en formatmall. En sådan går att återvända hur många gånger som helst. Om man ofta skriver likadana dokument kan man ställa in så att en snygg layout blir standardmall för alla nya dokument.

Tags: ,

Rubrikskola Lektion 3

Lektionen bygger på att du fått godkänt på lektion 1 och 2. Du måste ha ett dokument som ser ut som det går att ladda hem i lektion 2. Den här lektionen handlar om hur man använder rubriker i innehållsförteckningar.

Genom att man har formaterade rubriker i ett dokument är det otroligt enkelt att göra en innehållsförteckning. Sätt markören högst upp på första sidan. Du kan göra ett par radmatningar för att få litet luft under din framtida innehållsförteckning. Sedan går du till menyn Infoga – Förteckningar – Förteckningar… och klickar på OK. Klart!

Dialogfönstret för Förteckningar. På flikarna finsn det mängder med justeringar man kan göra. Det enklaste är att bara klicka på OK och låta Writer bestämma

Dialogfönstret för Infoga förteckning. På flikarna finns mängder med justeringar man kan göra. Det enklaste är att klicka på OK och låta Writer bestämma

Så här ser dokumentet ut:

Nu har dokumentet en innehållsförteckning

Nu har dokumentet en innehållsförteckning

Mer än så behöver man inte göra för att göra en snygg innehållsförteckning. Det finns massor med inställningar man kan justera. Min erfarenhet är att de automatiska inställningarna ofta fungerar väldigt bra. Att justera på egen hand är ganska pilligt. Det man ska undvika är att avmarkera rutan skyddad mot manuella ändringar. Om man tillåter manuella ändringar tar du själv över ansvaret för innehållsförteckningen. Writer kan inte sköta uppdateringar och automatiska inställningar.

Man kan givetvis snygga till dokumentet och lägga innehållsförteckningen på en egen sida.

Om man gjort en innehållsförteckning behöver man inte göra en ny när man skrivit in mer text i ett dokument. För att nya rubriker och sidor ska komma med  i innehållsförteckningen, placerar man markören i förteckningen, högerklickar och väljer uppdatera förteckning/tabell. Då kontrollerar Writer dokumentet, för in nya rubriker och justerar sidnumreringen automatiskt.

Läxan blir att testa innehållsförteckningen skriv text, gör nya rubriker och uppdatera förteckningen.

För den som vill fuska igenom kursen finns dokumentet här:

Dokument Lektion 3

Tags: ,