jan 072010
 

Flattr this!

Jag fick en fråga i en kommentar om hur man bläddrar mellan hela siduppslag i Writer. I MS Word finns det ett sätt att bläddra mellan siduppslag så att ett helt uppslag visas. Man gör det med tangenten Page Down. Frågan är om det finns en liknande funktion i Writer. Jag hoppas att jag förstått frågan rätt. Jag har inte Word så jag kan inte kontrollera hur det fungerar där.

Som det står i kommentaren måste man ställa in Writer för Utskriftsvy. Visa – Utskriftslayout för att det ska fungera. Detta är grundläget i Writer. Det motsvarar, vad jag förstår, standardvyn i MS Word. Utskriftslayouten är den enklaste att arbeta med och den man ska försöka använda. Programmet är gjort på det sättet.

Med utskriftslayouten inställd gör man så här i Writer:

Längs ner till höger har man inställningar för sidvy. Som standard visas en sida i 100%.

Grundinställningarna för sidvy i Writer

Ändra detta till ett uppslag genom att klicka på sidvyn längst till höger. Beroende på hur stor skärm man har, kan man justera sidstorleken i skjutreglaget till höger. På så sätt kan man ställa in så att man ser ett helt uppslag.

1 = Ändra så att ett uppslag visas. 2 = Justera siduppslagets storlek så att det passar skärmen

För att bläddra en sida i taget klickar man på den runda knappen Navigation nere till höger på fönsterramen och väljer sida. Sedan kan man stänga det lilla fönstret. Därefter bläddrar man med upp- och nerpilarna ovanför och nedanför den runda knappen, Navigation.

Ställ in bläddra sida med knappen i den röda ringen till vänster. Växla mellan sidor med upp och nedpilarna till höger. Då växlas mellan hela sidor eller uppslag.

Då bläddrar man exakt en sida fram eller tillbaka. Man ska inte, som i Word, använda tangenten Page Down. Då får man en rullande sidförflyttning, som gör att man ibland bara ser sidfot/sidhuvud från två sidor.

Jag hoppas att jag lyckats svara någorlunda rätt på vad som frågades. Om inte, så skriv en kommentar så ska jag försöka bättra mig!

Dec 192009
 

Flattr this!

Lektionen bygger på att du har godkänt på lektion 1-3. Detta är en lektion på Masternivå. Du kan redan formatera och numrera rubriker och få in dem i en innehållsförteckning. Det räcker långt. Den här lektionen visar ytterligare knep.

Formatmallar är hjärtat i Writer. När du har angett rubriknivåer kan du utnyttja dem på flera sätt för att få ett snyggt och stilfullt dokument. Nu ska vi få kapitelnamnet att synas i sidhuvudet.

Skapa ett sidhuvud: Infoga Sidhuvud Standard.

Placera markören i sidhuvudet. Gå till menyn Infoga Fältkommando Andra…

Välj fliken Dokument. I vänstra kolumnen väljer du Kapitel. I den högra väljer du Kapitelnamn.

Här ställer man in texten i sidhuvudet. Efter lektionen kan du testa de olika inställningarna på egen hand

Här ställer man in texten i sidhuvudet. Efter lektionen kan du testa de olika inställningarna på egen hand

Stäng ner dialogrutan. Nu har du texten DEL I överst på sidan. Texten kommer att bytas då du börjar skriva DEL II.

Det är snyggt och proffsigt med kapitelnamn isidhuvudet

Det är snyggt och proffsigt med kapitelnamn isidhuvudet

Läxan är att testa funktionerna jag beskriver. Den som bemästrar dem är väl värd en Masterexamen i rubriksättning!

Genom att lära sig grunderna om formatmallar och rubriksättning får man ett professionellt utformat dokument med ett minimum av arbete. Om man tycker att man lyckats bra i layouten i ett dokument sparar man det som en formatmall. En sådan går att återvända hur många gånger som helst. Om man ofta skriver likadana dokument kan man ställa in så att en snygg layout blir standardmall för alla nya dokument.

Dec 182009
 

Flattr this!

Lektionen bygger på att du fått godkänt på lektion 1 och 2. Du måste ha ett dokument som ser ut som det går att ladda hem i lektion 2. Den här lektionen handlar om hur man använder rubriker i innehållsförteckningar.

Genom att man har formaterade rubriker i ett dokument är det otroligt enkelt att göra en innehållsförteckning. Sätt markören högst upp på första sidan. Du kan göra ett par radmatningar för att få litet luft under din framtida innehållsförteckning. Sedan går du till menyn Infoga – Förteckningar – Förteckningar… och klickar på OK. Klart!

Dialogfönstret för Förteckningar. På flikarna finsn det mängder med justeringar man kan göra. Det enklaste är att bara klicka på OK och låta Writer bestämma

Dialogfönstret för Infoga förteckning. På flikarna finns mängder med justeringar man kan göra. Det enklaste är att klicka på OK och låta Writer bestämma

Så här ser dokumentet ut:

Nu har dokumentet en innehållsförteckning

Nu har dokumentet en innehållsförteckning

Mer än så behöver man inte göra för att göra en snygg innehållsförteckning. Det finns massor med inställningar man kan justera. Min erfarenhet är att de automatiska inställningarna ofta fungerar väldigt bra. Att justera på egen hand är ganska pilligt. Det man ska undvika är att avmarkera rutan skyddad mot manuella ändringar. Om man tillåter manuella ändringar tar du själv över ansvaret för innehållsförteckningen. Writer kan inte sköta uppdateringar och automatiska inställningar.

Man kan givetvis snygga till dokumentet och lägga innehållsförteckningen på en egen sida.

Om man gjort en innehållsförteckning behöver man inte göra en ny när man skrivit in mer text i ett dokument. För att nya rubriker och sidor ska komma med  i innehållsförteckningen, placerar man markören i förteckningen, högerklickar och väljer uppdatera förteckning/tabell. Då kontrollerar Writer dokumentet, för in nya rubriker och justerar sidnumreringen automatiskt.

Läxan blir att testa innehållsförteckningen skriv text, gör nya rubriker och uppdatera förteckningen.

För den som vill fuska igenom kursen finns dokumentet här:

Dokument Lektion 3

Dec 172009
 

Flattr this!

Lektionen bygger på att du har följt med i lektion 1. I lektion 2 ska rubrikerna få nummer. Det gör man under menyn Verktyg – Kapitelnumrering. Där finns redan rubriknivåer 1-10. Vi använder bara nivå 1-4. Nu ska vi göra så att Writer automatiskt numrerar kapitel och rubriker i texten och ger dem det utseende som de ska ha.

Inställningar gör man på två flikar: Numrering och Position.

Numrering bestämmer hur rubriker numreras och hur numreringen ska se ut. Man har nästan obegränsade möjligheter att ställa in rubriker exakt som man vill ha dem. Ställ in Rubrik 1-4 som på bilderna!

Inställningar Rubrik 1

Inställningar för Rubrik 1

Inställningar för Rubrik 2

Inställningar för Rubrik 2

Inställningar för Rubrik 3

Inställningar för Rubrik 3

Inställningar för Rubrik 4

Inställningar för Rubrik 4

Position bestämmer saker som indrag mellanrum och justering. Ställ in Rubrik 1-4 som på bilderna. Inställningarna gör man i högerkolumnen. Strecken i nedre delen av fönstret visar indrag och position på alla rubriknivåerna.

Position Rubrik 1

Position Rubrik 1

Position Rubrik 2

Position Rubrik 2

Position för Rubrik 3

Position Rubrik 3

Position Rubrik 4

Position Rubrik 4

Nu är Lektion 2 klar. När du återgår till dokumentet ska det se ut så här:

Dokumentet efter lektion 2

Dokumentet efter lektion 2

Här finns filen med inställningarna gjorda för den som vill fuska med kursen:

Dokument Lektion 2

När du nu skriver en ny rubrik i dokumentet med nivå 1-4, numrerar Writer den automatiskt åt dig på det sätt som du angett. Det innebär att man automatiskt får en konsekvent kapitelnumrering i en bok på hundratals sidor. Med rätt inställningar behöver man aldrig mer tänka på om kapitel 12.1.1.7. i en akademisk text blir rätt numrerad om man skjuter in ett kapitel 12.1.1.6. framför.

Läxan blir att testa runt på flikarna Numrering och Position. Skriv en liten text och formatera text med Rubrik 1-4. Vad händer då du ändrar bland inställningarna i Numrering och Position?

Dec 162009
 

Flattr this!

Många ovana skribenter markerar en tänkt rubrik som fetstil, väljer ett snyggt typsnitt och ökar storleken. I OpenOffice kallas det direktformatering. Det är inte att rekommendera. Om man inte ställer in programmet rätt kommer inte formateringen att vara kvar nästa gång man öppnar dokumentet. Writer vill att man använder formatmallar.

Writer hanterar formatmallar väldigt väl. Writer är den bästa ordbehandlare jag använt för att skapa dokument med komplicerad struktur, till exempel med många rubriknivåer. När man har förstått grundkoncepten kan man utforma dokument precis som man vill ha dem.

I alla dokument man arbetar med bör man ha en klar struktur på rubriker och styckeformat. Det ger otroligt mycket tillbaka.

Många tycker det är svårt och ovant att arbeta konsekvent med formatmallar så som man bör göra i Writer. Därför lägger jag upp en rubrikskola. Det kommer att bli fyra inlägg. I dem hoppas jag steg för steg kunna ge grunderna för hur man använder formatmallar och rubriker. Rubrikskolan är nyttig att följa för studenter som arbetar med uppsatser eller akademiska texter. Slutresultatet blir ett dokument med denna rubrikstruktur som till exempel kan användas för en uppsats om matlagning:

Efter några blogginlägg ska du kunna skapa dokument med avancerad rubriksättning i flera nivåer

Efter några blogginlägg ska du kunna skapa dokument med avancerad rubriksättning i flera nivåer som du sedan använder i en innehållsförteckning

Dokumentet har fyra rubriknivåer och en innehållsförteckning. Om man så skulle skriva 100 sidor med 50 rubriker kan man få Writer att sköta rubriksättning automatiskt.

Gråmarkerade fält är just gråmarkerade fält med speciella funktioner. Den grå färgen kommer inte att synas då dokumentet skrivs ut.

Lektion 1 blir att formatera Rubrik 1-4

Börja med att öppna ett tomt dokument i Writer. Klicka på den rödmarkerade knappen:

För att få fram fönstret Formatmallar och formatering klickar du på knappen med röd markering. Man kan byta formatmall i den blåmarkerade rullmenyn

För att få fram fönstret Formatmallar och formatering klickar du på knappen med röd markering. Man kan byta formatmall i den blåmarkerade rullmenyn. Notera att min verktygsrad är modifierad!

Eller på menyn Format – Formatmallar och formatering. Då öppnas fönstret för formatmallar och formatering. Det är bra att vänja sig att alltid ha detta fönster öppet. Då får man snabbt tillgång till många kraftfulla verktyg.

Formatera Rubrik 1-4 genom att högerklicka på dem en och en och välj ändra. Jag tar bara upp de viktigaste inställningarna. Dessa finns på flikarna Teckensnitt och Justering.

Rubrik 1 Skriv: ”DEL I” Arial 48pt Fet Centrerad. Hur man gör syns på bilden. Du ställer in de andra rubriknivåerna på samma flikar.

Välj typsnitt, fetstil och storlek för Rubrik 1

Välj typsnitt, fetstil och storlek för Rubrik 1

Ställ in så att Rubrik 1 blir centrerad

Ställ in så att Rubrik 1 blir centrerad

Rubrik 2 Skriv ”Kapitel 1” Arial 16pt Fet Vänsterställd

Rubrik 3 Skriv: ”Tårtor” Arial 14pt Fet Vänsterställd

Rubrik 4 Skriv: ”Prinsesstårta” Arial 14 pt Fetkursiv Vänsterställd

Brödtext Times 12 pt Vänsterställd

Här är ett färdigt dokument för den som vill fuska sig igenom kursen. Så här långt ska du ha kommit i lektion 1.

Dokument Lektion 1

Så här långt har vi kommit efter lektion 1. Det är en bit kvar!

Så här långt har vi kommit efter lektion 1. Det är en bit kvar!

Spara dokumentet. Du kommer att behöva det i lektion 2. Där tar jag upp hur man ställer in kapitelnumrering.

Läxan blir att testa rubrikerna. Vad händer om du ändrar inställningar på andra flikar, till exempel Indrag och avstånd?

Skriv en text där du formaterar rader i de olika rubriknivåerna. Det gör du genom att sätta markören i ett stycke och dubbelklicka på den formatmall du vill använda i fönstret Formatmallar och formateringar. Du kan också göra det i rullmenyn Använd mall på verktygsraden. Det är den blåmarkerade rullmenyn på bilden ovan. Genom att formatera text så här kommer Writer ihåg hur den ser ut. Rubriknivåer och brödtext ser konsekvent likadan ut i hela dokumentet.

Dec 132009
 

Flattr this!

Ibland vill man skriva lodrätt till exempel på en affisch eller annan publikation.

Det finns ett enkelt sätt att skriva text lodrätt i OpenOffice Writer. Gå in på menyn Verktyg – Alternativ – Språk. Kryssa i rutan för Aktiverat för asiatiska språk.

Aktivera stöd för asiatiska språk. Även svenskar kan ha nytta av det

Aktivera stöd för asiatiska språk. Även svenskar kan ha nytta av det

När du sedan vill skriva lodrätt, väljer du: menyn Visa – Verktygsrader – Teckning. På verktygsraden har du nu en extra funktion som gör att du kan skriva vertikalt utan att rotera text.

Nu finns en ny knapp på verktygsraden Teckning

Nu finns en ny knapp på verktygsraden Teckning

Det enda du behöver göra är att markera verktyget och dra en rektangel på arbetsytan. Därefter skrivs texten lodrätt.

Att skriva lodrätt kan ge snygga effekter

Att skriva lodrätt kan ge snygga effekter

Texten går att formatera precis som vanligt.

Om du vill ha texten roterad på annat sätt kan du använda det vanliga textverktyget på Verktygsraden Teckning. Då du har skrivit texten, högerklickar du på ramen och väljer Position och storlek… Fliken Rotation.

Alternativt kan du göra en textram, menyn Infoga – Ram. Ramar har avancerade funktioner. De är bra om man vill göra en avancerad layout eller har speciella önskemål på text eller rotation. Man kan till exempel göra en riktigt smal ram så att bara en bokstav får plats. då skrivs texten lodrätt men rättvänd.

Den smarta funktionen med att aktivera asiatiska språk och skriva lodrätt är en bonus av att OpenOffice finns på så många språk och skrivsystem.

Dec 112009
 

Flattr this!

Tyvärr dominerar MS Office stort bland kontorsprogram. De flesta myndigheter, företag och skolor använder MS Office. På universitetskurser förväntas det ofta att man lämnar in uppsatser i MS Office format. MS Office har blivit en de facto standard.

Det kan vara mycket svårt att använda OpenOffice på en arbetsplats där man skickar filer fram och tillbaka om alla andra använder MS Office. Filer mår inte bra av att ständigt konverteras. Även om jag föredrar OpenOffice, kan jag inte rekommendera att man ensam använder OpenOffice i en sådan miljö. Det innebär extra arbete för en själv och omgivningen. Om ens arbetsgivare tror att vinsten blir större genom att betala licenser till Microsoft, är det bara att spela med.

Som student och akademiker har man det lättare. Man arbetar ofta mer eller mindre ensam med sina texter. Då är det inga problem att använda OpenOffice istället för MS Office. Här är några överlevnadstips jag lärt mig då jag har kontakter utåt. De går att använda även om man inte är student.

1. Grundregel: Använd alltid OpenOffices eget format, ODT, i OpenOffice. Först när du ska skicka dokument sparar du en kopia i MS Office format, .doc. OpenOffice fungerar säkrare med ODT. Du kan återställa dokument och göra automatiska backuper som kan vara guld värda om olyckan är framme. Det går inte om du arbetar i MS Office format.

2. Om ditt universitet bara har MS Office på datorerna – klaga! Begär att man installerar OpenOffice också. Universitet ska lära ut bra saker och inte hur man gynnar monopolliknande företag.

3. Installera PortableApps på ett USB-minne. Då har du alltid OpenOffice och dina filer med dig och kan arbeta vid vilken dator du vill.

4. MS Office 2007 servicepack 2 kan hjälpligt hantera OpenOffice filer. Varning dock för Calc/Excel filer! MS Office har sönder dessa. Det innebär att du kan ofta kan skicka filer direkt om mottagaren har MS Office 2007.

5. Om du ofta samarbetar med någon som använder MS Office, be denne att installera SUN:s konverterare. Då blir det lättare för er båda. SUN:s konverterare är det bästa verktyget för MS Office att läsa OpenOffice filer.Det är betydligt bättre än de inbyggda filtren i MS Office 2007.

6. Kom ihåg att inget program kan vara 100% kompatibelt med MS Office. OpenOffice gör ett bra jobb. Om du konverterar filer, använd så enkel layout som möjligt.

7. Använd PDF. OpenOffice har inbyggt stöd för att spara i PDF format. Använd det för att skriva ut eller skicka dokument då mottagaren inte behöver kunna ändra i det. Man kan även spara som hybridpdf. Då går dokumentet att öppna både i en pdf-läsare och i OpenOffice.

sep 162009
 

Flattr this!

Jag skriver ofta artiklar som inte får överskrida en viss längd. För att inte skriva för mycket måste man då räkna ord eller tecken. Det kan man göra på två sätt i OpenOffice Writer. Antingen på Menyn Verktyg – Antal ord. Där får man upp ett fönster med basfakta om sitt dokument.

Verktyg - antal ord

Verktyg - Antal ord

Ett andra sätt är på Menyn Arkiv – Egenskaper, fliken Statistik. Här får man ytterligare siffror.

Arkiv - Egenskaper... Statistik

Arkiv - Egenskaper... Statistik

Egentligen är inget av dessa sätt särskilt lyckat. Det finns ingen möjlighet att som i MS Word få en mätare som kontinuerligt visar antal ord medan man skriver. Man måste rota i menyerna för att ta reda på hur mycket man skrivit. Att inte ha en ord- eller teckenräknare på skärmen är en sak jag saknar i OpenOffice.

Föredömligt! Man ser alltid ordräknaren. Om man klickar på den får man upp mer statistik.

Föredömligt av MS Word! Man ser alltid ordräknaren. Om man klickar på den får man upp mer statistik.

Det finns önskemål om att en sådan mätare införs i Writer. Den som vill kan registrera sig och rösta på detta på OpenOffices bug- och önskemålsrapportering.