Dec 302009
 

Flattr this!

Jag lyckades inte avslöja allt som går att veta om avstavning i Writer i mitt första inlägg i ämnet. Här kommer en del överkurs och goda råd.

Först ett knep när man aktiverar automatisk avstavning i textflöden för styckeformatmallar. Det smartaste är ofta att man gör det för styckeformatmallen Standard. Om man gör det avstavas de styckeformatmallar som bygger på Standard också. Ofta bygger många styckeformatmallar just på Standard. Genom att ändra i Standard sparar man därför ofta jobb.

Som så ofta i OpenOffice är kommandon utspridda. Gå in på menyn Verktyg – Alternativ – Språkinställningar – Lingvistik. Längst ner på den nedersta rullmenyn finns två inställningar för avstavning. De fungerar bara om man har automatisk avstavning aktiverat i textflöden som jag beskrev i förra inlägget.

Under Lingvistik finns två finjusteringar för avstavning. Den röda markeringen visar var.

Automatisk avstavning – Betyder inte samma sak som att ändra textflöde till automatisk avstavning. Här betyder det förbockat att Writer hoppar över avstava ord som det inte känner igen. Utan bock frågar Writer om sådana ord. Grundinställning är ej förbockat.

Avstava specialområden – Förbockat avstavas fotnötter, rubriker och andra speciella textområden. Grundinställning är förbockat.

Båda inställningarna kan lämnas som de är.

Ett mindre känt sätt att bestämma hur ord avstavas är mjuka bindestreck. Man anger tangentbordskombinationen CTRL + – (minustecken) med markören på det ställe man vill att ett ord avstavas. Om ordet hamnar i avstavningszonen på en rad, avstavar Writer det där man angav. I annat fall avstavas ordet inte.

Dec 282009
 

Flattr this!

Som standard avstavar inte OpenOffice Writer. Det är dock enkelt att få igång avtavning. För bästa resultat bör man ladda ner och installera svenska avstavningsregler. Man kan antingen avstava dokument automatiskt, som går snabbare, men kan bli fel, eller manuellt, vilket tar längre tid, men blir mer rätt.

Gör så här för automatisk avstavning:

1. Ladda hem och installera de svenska avstavningsreglerna som ett tillägg.

2. Därefter högerklickar du på det textstycke du vill avstava och väljer Stycke – fliken Textflöde. Du kan markera all text (CTRL+a) för att avstava ett helt dokument. Kryssa i rutan automatiskt. Man kan justera vissa inställningar.

På fliken Textflöde ställer du in automatisk avstavning

3. Om du vill att text alltid ska avstavas automatiskt, ändrar du dina formatmallar i samma dialogruta som i punkt 2. Tryck F11 så öppnas fönstret för Formatmallar och formatering. Högerklicka på den styckeformatmall du vill ändra. Välj ändra – Fliken Textflöde och ställ in automatisk avstavning.

4. Om du vill att alla nya dokument automatiskt avstavas, sparar du de ändringar du gjorde under punkt 3 i ett dokument som dokumentmall. Man kan ställa in Writer så att det använder dokumentmallen som standardformatmall för nya dokument.

För manuell avstavning ska du ladda hem och installera tillägget med de svenska avstavningsreglerna i punkt 1. Gå därefter in på menyn Verktyg – Språk och välj Avstavning… Då öppnas en dialogruta där du styr avstavning. Du kan välja att acceptera eller ändra de förslag Writer ger. Du kan markera det ord eller stycke du vill kontrollera eller köra manuell avstavning i ett helt dokument. På det här sättet kan du även korrigera fel som uppstår vid automatisk avstavning.

Dec 202009
 

Flattr this!

Ett modernt sätt att ge dokument en personlig anstrykning är att använda små figurer med ansiktsuttryck, så kallade Smileys. Genom att installera tillägget AutoTextEmotiKons kan man göra det i OpenOffice.


För att se hela listan med ikoner man kan använda går man in på menyn Redigera – Autotext… man kan alternativt ge tangentkombinationen CTRL+F3. Det är en stor samling ikoner man kan välja mellan. Det går att infoga ikoner direkt från listan man får upp.

Dec 192009
 

Flattr this!

Lektionen bygger på att du har godkänt på lektion 1-3. Detta är en lektion på Masternivå. Du kan redan formatera och numrera rubriker och få in dem i en innehållsförteckning. Det räcker långt. Den här lektionen visar ytterligare knep.

Formatmallar är hjärtat i Writer. När du har angett rubriknivåer kan du utnyttja dem på flera sätt för att få ett snyggt och stilfullt dokument. Nu ska vi få kapitelnamnet att synas i sidhuvudet.

Skapa ett sidhuvud: Infoga Sidhuvud Standard.

Placera markören i sidhuvudet. Gå till menyn Infoga Fältkommando Andra…

Välj fliken Dokument. I vänstra kolumnen väljer du Kapitel. I den högra väljer du Kapitelnamn.

Här ställer man in texten i sidhuvudet. Efter lektionen kan du testa de olika inställningarna på egen hand

Här ställer man in texten i sidhuvudet. Efter lektionen kan du testa de olika inställningarna på egen hand

Stäng ner dialogrutan. Nu har du texten DEL I överst på sidan. Texten kommer att bytas då du börjar skriva DEL II.

Det är snyggt och proffsigt med kapitelnamn isidhuvudet

Det är snyggt och proffsigt med kapitelnamn isidhuvudet

Läxan är att testa funktionerna jag beskriver. Den som bemästrar dem är väl värd en Masterexamen i rubriksättning!

Genom att lära sig grunderna om formatmallar och rubriksättning får man ett professionellt utformat dokument med ett minimum av arbete. Om man tycker att man lyckats bra i layouten i ett dokument sparar man det som en formatmall. En sådan går att återvända hur många gånger som helst. Om man ofta skriver likadana dokument kan man ställa in så att en snygg layout blir standardmall för alla nya dokument.

Dec 182009
 

Flattr this!

Lektionen bygger på att du fått godkänt på lektion 1 och 2. Du måste ha ett dokument som ser ut som det går att ladda hem i lektion 2. Den här lektionen handlar om hur man använder rubriker i innehållsförteckningar.

Genom att man har formaterade rubriker i ett dokument är det otroligt enkelt att göra en innehållsförteckning. Sätt markören högst upp på första sidan. Du kan göra ett par radmatningar för att få litet luft under din framtida innehållsförteckning. Sedan går du till menyn Infoga – Förteckningar – Förteckningar… och klickar på OK. Klart!

Dialogfönstret för Förteckningar. På flikarna finsn det mängder med justeringar man kan göra. Det enklaste är att bara klicka på OK och låta Writer bestämma

Dialogfönstret för Infoga förteckning. På flikarna finns mängder med justeringar man kan göra. Det enklaste är att klicka på OK och låta Writer bestämma

Så här ser dokumentet ut:

Nu har dokumentet en innehållsförteckning

Nu har dokumentet en innehållsförteckning

Mer än så behöver man inte göra för att göra en snygg innehållsförteckning. Det finns massor med inställningar man kan justera. Min erfarenhet är att de automatiska inställningarna ofta fungerar väldigt bra. Att justera på egen hand är ganska pilligt. Det man ska undvika är att avmarkera rutan skyddad mot manuella ändringar. Om man tillåter manuella ändringar tar du själv över ansvaret för innehållsförteckningen. Writer kan inte sköta uppdateringar och automatiska inställningar.

Man kan givetvis snygga till dokumentet och lägga innehållsförteckningen på en egen sida.

Om man gjort en innehållsförteckning behöver man inte göra en ny när man skrivit in mer text i ett dokument. För att nya rubriker och sidor ska komma med  i innehållsförteckningen, placerar man markören i förteckningen, högerklickar och väljer uppdatera förteckning/tabell. Då kontrollerar Writer dokumentet, för in nya rubriker och justerar sidnumreringen automatiskt.

Läxan blir att testa innehållsförteckningen skriv text, gör nya rubriker och uppdatera förteckningen.

För den som vill fuska igenom kursen finns dokumentet här:

Dokument Lektion 3

Dec 172009
 

Flattr this!

Lektionen bygger på att du har följt med i lektion 1. I lektion 2 ska rubrikerna få nummer. Det gör man under menyn Verktyg – Kapitelnumrering. Där finns redan rubriknivåer 1-10. Vi använder bara nivå 1-4. Nu ska vi göra så att Writer automatiskt numrerar kapitel och rubriker i texten och ger dem det utseende som de ska ha.

Inställningar gör man på två flikar: Numrering och Position.

Numrering bestämmer hur rubriker numreras och hur numreringen ska se ut. Man har nästan obegränsade möjligheter att ställa in rubriker exakt som man vill ha dem. Ställ in Rubrik 1-4 som på bilderna!

Inställningar Rubrik 1

Inställningar för Rubrik 1

Inställningar för Rubrik 2

Inställningar för Rubrik 2

Inställningar för Rubrik 3

Inställningar för Rubrik 3

Inställningar för Rubrik 4

Inställningar för Rubrik 4

Position bestämmer saker som indrag mellanrum och justering. Ställ in Rubrik 1-4 som på bilderna. Inställningarna gör man i högerkolumnen. Strecken i nedre delen av fönstret visar indrag och position på alla rubriknivåerna.

Position Rubrik 1

Position Rubrik 1

Position Rubrik 2

Position Rubrik 2

Position för Rubrik 3

Position Rubrik 3

Position Rubrik 4

Position Rubrik 4

Nu är Lektion 2 klar. När du återgår till dokumentet ska det se ut så här:

Dokumentet efter lektion 2

Dokumentet efter lektion 2

Här finns filen med inställningarna gjorda för den som vill fuska med kursen:

Dokument Lektion 2

När du nu skriver en ny rubrik i dokumentet med nivå 1-4, numrerar Writer den automatiskt åt dig på det sätt som du angett. Det innebär att man automatiskt får en konsekvent kapitelnumrering i en bok på hundratals sidor. Med rätt inställningar behöver man aldrig mer tänka på om kapitel 12.1.1.7. i en akademisk text blir rätt numrerad om man skjuter in ett kapitel 12.1.1.6. framför.

Läxan blir att testa runt på flikarna Numrering och Position. Skriv en liten text och formatera text med Rubrik 1-4. Vad händer då du ändrar bland inställningarna i Numrering och Position?

Dec 162009
 

Flattr this!

Många ovana skribenter markerar en tänkt rubrik som fetstil, väljer ett snyggt typsnitt och ökar storleken. I OpenOffice kallas det direktformatering. Det är inte att rekommendera. Om man inte ställer in programmet rätt kommer inte formateringen att vara kvar nästa gång man öppnar dokumentet. Writer vill att man använder formatmallar.

Writer hanterar formatmallar väldigt väl. Writer är den bästa ordbehandlare jag använt för att skapa dokument med komplicerad struktur, till exempel med många rubriknivåer. När man har förstått grundkoncepten kan man utforma dokument precis som man vill ha dem.

I alla dokument man arbetar med bör man ha en klar struktur på rubriker och styckeformat. Det ger otroligt mycket tillbaka.

Många tycker det är svårt och ovant att arbeta konsekvent med formatmallar så som man bör göra i Writer. Därför lägger jag upp en rubrikskola. Det kommer att bli fyra inlägg. I dem hoppas jag steg för steg kunna ge grunderna för hur man använder formatmallar och rubriker. Rubrikskolan är nyttig att följa för studenter som arbetar med uppsatser eller akademiska texter. Slutresultatet blir ett dokument med denna rubrikstruktur som till exempel kan användas för en uppsats om matlagning:

Efter några blogginlägg ska du kunna skapa dokument med avancerad rubriksättning i flera nivåer

Efter några blogginlägg ska du kunna skapa dokument med avancerad rubriksättning i flera nivåer som du sedan använder i en innehållsförteckning

Dokumentet har fyra rubriknivåer och en innehållsförteckning. Om man så skulle skriva 100 sidor med 50 rubriker kan man få Writer att sköta rubriksättning automatiskt.

Gråmarkerade fält är just gråmarkerade fält med speciella funktioner. Den grå färgen kommer inte att synas då dokumentet skrivs ut.

Lektion 1 blir att formatera Rubrik 1-4

Börja med att öppna ett tomt dokument i Writer. Klicka på den rödmarkerade knappen:

För att få fram fönstret Formatmallar och formatering klickar du på knappen med röd markering. Man kan byta formatmall i den blåmarkerade rullmenyn

För att få fram fönstret Formatmallar och formatering klickar du på knappen med röd markering. Man kan byta formatmall i den blåmarkerade rullmenyn. Notera att min verktygsrad är modifierad!

Eller på menyn Format – Formatmallar och formatering. Då öppnas fönstret för formatmallar och formatering. Det är bra att vänja sig att alltid ha detta fönster öppet. Då får man snabbt tillgång till många kraftfulla verktyg.

Formatera Rubrik 1-4 genom att högerklicka på dem en och en och välj ändra. Jag tar bara upp de viktigaste inställningarna. Dessa finns på flikarna Teckensnitt och Justering.

Rubrik 1 Skriv: ”DEL I” Arial 48pt Fet Centrerad. Hur man gör syns på bilden. Du ställer in de andra rubriknivåerna på samma flikar.

Välj typsnitt, fetstil och storlek för Rubrik 1

Välj typsnitt, fetstil och storlek för Rubrik 1

Ställ in så att Rubrik 1 blir centrerad

Ställ in så att Rubrik 1 blir centrerad

Rubrik 2 Skriv ”Kapitel 1” Arial 16pt Fet Vänsterställd

Rubrik 3 Skriv: ”Tårtor” Arial 14pt Fet Vänsterställd

Rubrik 4 Skriv: ”Prinsesstårta” Arial 14 pt Fetkursiv Vänsterställd

Brödtext Times 12 pt Vänsterställd

Här är ett färdigt dokument för den som vill fuska sig igenom kursen. Så här långt ska du ha kommit i lektion 1.

Dokument Lektion 1

Så här långt har vi kommit efter lektion 1. Det är en bit kvar!

Så här långt har vi kommit efter lektion 1. Det är en bit kvar!

Spara dokumentet. Du kommer att behöva det i lektion 2. Där tar jag upp hur man ställer in kapitelnumrering.

Läxan blir att testa rubrikerna. Vad händer om du ändrar inställningar på andra flikar, till exempel Indrag och avstånd?

Skriv en text där du formaterar rader i de olika rubriknivåerna. Det gör du genom att sätta markören i ett stycke och dubbelklicka på den formatmall du vill använda i fönstret Formatmallar och formateringar. Du kan också göra det i rullmenyn Använd mall på verktygsraden. Det är den blåmarkerade rullmenyn på bilden ovan. Genom att formatera text så här kommer Writer ihåg hur den ser ut. Rubriknivåer och brödtext ser konsekvent likadan ut i hela dokumentet.

Dec 152009
 

Flattr this!

När man frågar IT ansvariga vad de betalar i IT-Kostnader tar de oftast stolt fram kvitton för inköpt programvara och licenser. De kan på kronan ange hur mycket pengar man spenderat.

Denna summa är fel. Kostnaden för program och licenser är inte det man har investerat i IT. Det är en avgift för att alls kunna göra affärer och kommunicera med omvärlden. Den erlagda avgiften ger inga konkurrensfördelar eller hjälper till att sälja firmans produkter.

Den verkliga kostnaden är det arbete medarbetare lagt ned för att skriva dokument, göra presentationer, dokumentmallar, kalkylark och databaser.

Det kan ta en stund att inse att detta är ett bättre sätt att räkna kostnader för IT. Då man gjort det kan man dra olika slutsatser.

Man kan konstatera att kostnaden för program och licenser är en mycket liten del av IT-kostnaden. Den stora kostnaden är den tid det tagit att skriva de dokument som säljer firmans produkter. Den lilla delkostnaden gör att man kommer till slutsatsen att man lika gärna kan fortsätta betala licenser för program. Det innebär i de flesta fall bland annat MS Office.

Man kan också dra slutsatsen att de stora kostnaderna för IT inte ska hämmas av att man använder program man inte har någon insyn i hur det fungerar under ytan. De dokument som utgör den egentliga investeringen, ska inte sparas i ett slutet och låst format. Man ska inte behöva betala licens för att få lov att läsa dokument man själv har skrivit. Licenser kan plötsligt upphöra eller förändras. Detta hände nyligen för MS Word 2003. Även om detta sägs vara en bugg, är det en del av systemet. Filformat och program ändras för att tvinga användare att betala och uppgradera. Du har ingen garanti på att du i framtiden kan komma åt vad du själv har skrivit.

Vilken slutsats man drar beror på vilken inställning man har till fri programvara. Hur man ser på fri programvara beror i sin tur på hur man ser på äganderätten till vad man själv har skapat. Är det inte så viktigt att äga det man skapat, betalar man licens så att någon annan avgör frågan åt en. Om man anser att äganderätt är central, väljer man program med öppen källkod och som sparar filer i fria filformat.

I ett litet större perspektiv är det inte så konstigt att filändelser som standard är dolda i Windows. Filändelser är de sista bokstäverna i filnamnet som markerar vilket format filen har, till exempel: .odt .doc .png .pdf och så vidare. Det är den viktigaste delen av filnamnet. Ändelsen avgör vem som äger filens innehåll. Microsoft vill dölja detta så att användare av MS Office inte ska reflektera för mycket över äganderätt och vad det innebär att betala licens för MS Office.

Dec 142009
 

Flattr this!

Ibland misstänker jag att FRA inte riktigt har koll på allt jag gör på datorn. Som tur är finns det då hjälp till självhjälp i OpenOffice!

Hjälpen får man genom tillägget EuroOffice My Progress. Det går att hämta här.

Efter installation får man ett nytt alternativ på menyn Verktyg: Track My Progress. Om man väljer alternativet startas My Progress för dokumentet man arbetar i.

Om man efter en stund vill se vad man gjort väljer man menyn Verktyg – Display My Progress. Då öppnas en Calcfil med all upptänklig information om hur mycket man gjort

Med My Progress kan man hålla koll på sig själv när ingen annan gör det

Med My Progress kan man hålla koll på sig själv när ingen annan gör det

.

Jag vet ärligt talat inte om man har någon nytta av detta tillägg. Kanske kan det av någon anledning vara bra att veta hur många tangentnedslag man gjort under en viss tidsperiod. Kanske ska man bli orolig för hur litet man gjort och känna Luther på ryggen och höja tempot. Det känns som jag klarar mig bra utan både EuroOffice My Progress och FRA!

Dec 132009
 

Flattr this!

Ibland vill man skriva lodrätt till exempel på en affisch eller annan publikation.

Det finns ett enkelt sätt att skriva text lodrätt i OpenOffice Writer. Gå in på menyn Verktyg – Alternativ – Språk. Kryssa i rutan för Aktiverat för asiatiska språk.

Aktivera stöd för asiatiska språk. Även svenskar kan ha nytta av det

Aktivera stöd för asiatiska språk. Även svenskar kan ha nytta av det

När du sedan vill skriva lodrätt, väljer du: menyn Visa – Verktygsrader – Teckning. På verktygsraden har du nu en extra funktion som gör att du kan skriva vertikalt utan att rotera text.

Nu finns en ny knapp på verktygsraden Teckning

Nu finns en ny knapp på verktygsraden Teckning

Det enda du behöver göra är att markera verktyget och dra en rektangel på arbetsytan. Därefter skrivs texten lodrätt.

Att skriva lodrätt kan ge snygga effekter

Att skriva lodrätt kan ge snygga effekter

Texten går att formatera precis som vanligt.

Om du vill ha texten roterad på annat sätt kan du använda det vanliga textverktyget på Verktygsraden Teckning. Då du har skrivit texten, högerklickar du på ramen och väljer Position och storlek… Fliken Rotation.

Alternativt kan du göra en textram, menyn Infoga – Ram. Ramar har avancerade funktioner. De är bra om man vill göra en avancerad layout eller har speciella önskemål på text eller rotation. Man kan till exempel göra en riktigt smal ram så att bara en bokstav får plats. då skrivs texten lodrätt men rättvänd.

Den smarta funktionen med att aktivera asiatiska språk och skriva lodrätt är en bonus av att OpenOffice finns på så många språk och skrivsystem.