Nov 282010
 

Flattr this!

  • ODF är det format som OpenOffice använder för att spara filer. Det är öppet och väldokumenterat. Filformatet är skapat för att vara en standard och öka möjligheter till samarbete mellan olika kontorsprogram. Filer är framtidssäkra och man kan välja vilket program man vill använda. Filformatet är alltså inte knutet till OpenOffice utan vem som helst kan använda det. ODF är en ISO-standard. Valfrihet och framtidssäkring gynnar privatpersoner, företag och myndigheter. Det leder till lägre kostnader och samarbetsmöjligheter.
  • OOXML är det filformat som Microsoft Office använder. Det är också ett ISO-format. Det är visserligen dokumenterat, men innehåller hänvisningar och tillägg till proprietära delar som tar bort öppenheten. OOXML är ett Microsoftprojekt skapat för att gynna Microsofts intressen.

ODF-Alliance

Jag hittade nyligen detta intressanta dokument från ODF-alliance, en organisation bakom ODF, som ger en bakgrund till ODF och OOXML.

Dokumentet sammanfattar hur Microsoft lyckades kuppa igenom OOXML som en ISO-certifierad standard.

Microsoft skapade OOXML snabbt för att leva upp till de krav främst EU började framföra om att standardisera dokument. Microsofts såg till sina egna intressen, hur Micorosft Office fungerar och samarbetade inte med andra aktörer. OOXML blev ogenomtänkt och har stora brister. Det är skapat för att bevara MS Office marknadsposition, inte för att öka standardisering, valfrihet och samarbetsmöjligheter.

Microsoft fick till att börja med underkänt för OOXML. Därför introducerade man en ”Transitional” och en ”Strikt”  version av OOXML, där den strikta är den godkända standarden. Microsoft lovade att snabbt implementera den ”strikta” varianten av OOXML. Detta har man inte gjort utan man använder fortfarande ”Transitional”.

Därför råder det förvirring för hela OOXML-projektet. Inte ens Microsofts MS Office använder filformatet. Förutom Microsofts egna program finns det små förutsättningar att något annat program kan använda ”Transitional” formatet fullt ut, eftersom det är länkat till proprietära delar som ingen annan än Microsoft kan utnyttja. Hela tanken med standardisering är därmed borta och OOXML är ett dött filformat. OOXML är en ISO-standard ingen använder och förmodligen ingen kommer att använda.

Partsinlaga?

Om man vill kan man se dokumentet från ODF-Alliance som en partsinlaga och inte godta argumenten mot varför OOXML är ett dåligt filformat. Det är ju självklart att ODF-Alliance befordrar sitt eget filformat och kritiserar konkurrenter. Då kan man istället titta på tekniska aspekter av filformaten. Jag hittade denna blogg som jämför ODF och OOXML.

En så vanlig detalj som hur färg på bokstäver och textjustering kodas i XML filerna visar varför OOXML aldrig kan bli en standard. OOXML, eller rättare sagt MS Office, kodar färger på helt olika sätt beroende på vilken modul i MS Office man använder. Det är så de olika programmen i MS Office fungerar. De är skapade på olika sätt utan en tanke på att vara standardiserade.

Jag lånar en tabell från bloggen och markerar de tre olika sätt som OOXML kodar färg respektive justering beroende på vilket Microsoftprogram man använder. Notera att ODF använder samma kodning för färg och justering oberoende av OpenOfficemodul eller annat program man använder.

Felet med OOXML är att sådan variation för hur vanliga egenskaper kodas inte kan utgöra en standard. I begreppet standard ligger saker som standardisering och förenkling, inte att filformat är icke-standardiserade och att samma egenskaper kan kodas på olika sätt. Om inte förlorar ordet Standard sin mening.

Det innebär att det enda program som utan problem kan använda OOXML är just MS Office, det vill säga det program som råkar ha just de egenheter som gör att filer sparas på ett detta sätt. Om andra program ska använda OOXML fullt ut måste de vara uppbyggda på samma sätt som MS Office. Detta tillåter givetvis inte Microsoft. Därmed blir det i praktiken omöjligt för något annat program att fullt ut använda OOXML.

Detta och hundratals andra små egenheter med OOXML, är förklaringen till varför import/exportfiltren i OpenOffice och andra kontorsprogram har problem med att läsa och spara OOXML-filer. Det går helt enkelt inte att koda filerna på rätt sätt.

OOXML är ingen standard. Det är en inlåsningsstrategi.

Detta är skillnaden mellan ett öppet standardiserat filformat som ODF och ett ”öppet” icke-standardiserat filformat som OOXML!

Nov 262010
 

Flattr this!

Ibland vill man skapa en presentation i OpenOffice.org Impress som har musik eller ljud rakt igenom hela presentationen utan avbrott. Musiken ska inte brytas eller börja om då bilden växlar. Sådana presentationer kan man använda som automatiska bildspel eller filmer.

Det är enkelt att få ljud att spela oavbrutet. Du behöver en musik- eller ljudfil i lämpligt format (MP3 eller WMA, dvs CD-musikfiler brukar fungera.):

1. På aktivitetspanelen till höger väljer du fliken Bildväxling (eller Bildsväxling… Översättningen har fått ett -s för mycket).

Välj Fliken Bildväxling. En bit ner har du rullmenyn där du väljer Ljud

2. På fliken Bildväxling går du till rullmenyn Musik. Välj annat ljud. Leta reda på musikfilen du har valt ut.

Välj Annat ljud... och leta reda på din musikfil

3. Om du vill att musiken ska spela hela tiden och inte starta om vid varje bildbyte bockar du för ”Loopa till nästa ljud”.

Bocka för "Loopa till nästa ljud". Då fortsätter musiken utan avbrott

Färdigt! Nu spelar musiken oavbrutet hela presentationen.

En viktig sak att tänka på är att inte bocka för ”Använd för alla bilder”. Då börjar musiken om vid bildväxling.

Man kan lägga in flera musikfiler och växla mellan dessa i menyn. Man kan växla musik under ett bildspel.

Nov 232010
 

Flattr this!

Om jag fick välja en enda inställning i OpenOffice som borde vara standard och alla borde se till att de hade ställt in är valet enkelt.

Gå in under:

Verktyg -> Alternativ -> Ladda/Spara -> Allmänt och bocka i rutan: ”Skapa alltid säkerhetskopia”.

Denna inställning kan rädda ditt arbete i OpenOffice. Se till att rutan är förbockad!

Jag har skrivit om funktionen tidigare, men det tål att upprepas. Jag får då och då mail om hur man kan rädda skadade OpenOfficefiler. Det hade varit mycket enklare om man följer detta råd.

Inställningen gör att OpenOffice automatiskt skapar en kopia av dokument i mappen backup i din Användarmapp. Det innebär att du har en extra chans att rädda hela eller stora delar av ditt arbete om olyckan skulle vara framme och din dator eller OpenOffice skulle krascha. Du kan läsa mer om din Användarmapp och hur du hittar den i detta inlägg.

Automatsparningen fungerar så att varje gång du sparar ett dokument flyttas den näst senast sparade versionen till mappen backup. Det innebär att du vid en krasch bara förlorar det allra senaste du arbetade med, inte hela dokumentet. Om du tar för vana att spara dokument ofta blir förlusten minimal. Du kan även använda funktionen om du gjort ändringar i dokument och vill ha tillbaka en äldre version.

OpenOffice har förutom denna automatsparfunktion ett inbyggt återställningssystem om något kraschar. Det är rutan under på bilden: ”Spara återställningsinformation var… 15 minut” är inställt som standard.

Jag litar inte riktigt på detta system. Det har hänt att filer har blivit korrupta. Därför ger automatsparfunktionen en extra säkerhet.

Nackdelar?

Att inställningen är av som standard är på ett sätt dumt. Anledningen att den är av är att den skriver till hårddisken. Det kan ha nackdelar och bör godkännas av användaren. Kopior av dokument blir kvar i Användarmappen och kan bli tillgängliga för andra som använder datorn. Man bör alltså tänka på sekretess innan man sätter igång funktionen.

För de allra flesta användare är detta inget problem, utan man ska starta funktionen det första man gör då man installerat OpenOffice.

En annan nackdel är att filer tar utrymme. Med dagens stora hårddiskar är detta sällan ett problem och OpenOfficefiler är som regel väldigt små (om man inte har många stora bilder). Jag föredrar att ha en extra chans att rädda mitt arbete framför att ha några MB extra ledigt utrymme på hårddisken.

En enda sak är säker…

Ingen automatspar- eller återställningsfunktion kan någonsin ersätta egna säkerhetskopior. Spara ofta. Spara filer på olika hårddiskar, bränn CD-skivor, spara på USB-minnen, maila filer till dig själv och låt mailen ligga kvar på servern eller använd en molntjänst. Det finns så många enkla och billiga sätt att göra backup att det faktiskt inte finns någon ursäkt om man förlorar viktigt arbete vid en datorkrasch.

Nov 152010
 

Flattr this!

Jag har tidigare skrivit om hur man kan göra broschyrer i OpenOffice Writer här och här.
Här är några fler tips.

Använd en dokumentmall

Ladda ner och använd den här dokumentmallen. Den är för ett åttasidigt häfte. Om man behöver fler sidor kan man bunta ihop ett antal malldokument. Det följer med instruktioner hur man får det att fungera.

Använd ett tillägg

Tillägget Alternative print Brochure räknar ut hur sidorna i ett dokument faller ut. Man kan därmed enkelt ange sidnummer då man skriver ut en text dubbelsidigt.

Tillägget Alternative print Brochure räknar ut hur sidor faller ut i ett dokument.

Man kopierar över de sidnummer man får i tillägget till dialogrutan för utskrifter. Man kan ställa in tillägget efter vad man vill göra.

OpenOffice 3.3

Den nya dialogrutan för utskrifter i kommande OOo 3.3 har ett inbyggd hjälp för att göra broschyrer.

Den nya dialogrutan för utskrifter har många förbättringar. Bockar man för Prospekt under fliken Sidlayout skrivs dokumentet ut som en dubbelsidig broschyr.

Alla tre tipsen kräver litet pill och att man håller reda på sina utskrifter, särskilt om man måste vända papper manuellt i skrivaren för att få dubbelsidig utskrift. Man bör testa att det fungerar med några sidor innan man startar ett stort arbete.

Ett sätt att testa är att skriva ut till PDF. Även om sidorna inte blir dubbelsidiga, är det ett enkelt sätt att kontrollera hur den färdiga utskriften kommer att se ut. Om man är nöjd med PDF-filen kan man använda den för den slutliga utskriften.

Nov 122010
 

Flattr this!

Att skriva vetenskapliga artiklar är svårt och tidskrävande. Man fastnar ofta i teknikaliteter och är tvungen att göra meningslösa saker som att dubbelkolla referenser. Dessutom är det väldigt tråkigt. Frågan är om man ska använda OpenOffice, LyX eller kanske Kile för att lyckas som forskare.

Forskande kan leda till närsynthet och social utstötning!

Det finns faktiskt ett ännu bättre program, eller snarare Nättjänst. Det går utmärkt att fabricera vetenskapliga artiklar snabbt och enkelt med SCIgen.  Det slår alla kontorsprogram och vetenskapliga texteditorer med hästlängder och har snabbt blivit mitt favoritprogram. Jag har under bara några dagar satt samman ett tjugotal vetenskapliga artiklar, ett arbete som normalt tar månader i anspråk och är fruktansvärt tråkigt.

Det finns alltså äntligen en lösning att snabbt och smärtfritt producera vetenskapliga artiklar! Det är något som forskarsamhället väntat på i evigheter. Artiklarna är dessutom på felfri engelska. Man behöver inte översätta eller språkgranska sin text. En stor källa till missförstånd är därmed undanröjd.

Man kan få artikeln levererad som PDF eller Postscriptfil. Artikeln kommer komplett med illustrationer, diagram och referenslista. PDF-filen bifogar man nästa gång man söker en professur. Den kommer att imponera på sakkunniga!

En nackdel är att man inte kan välja ämne. Om man forskat några år är detta faktiskt bara en fördel. Ingen kan på förhand veta vart banbrytande och ny forskning leder. Artiklarna blir därför spännande överraskningar, inte minst för en själv.

Det enda man behöver göra på SCIgens hemsida är att skriva in författarnamn, klicka på knappen generate och efter någon sekund har man en vetenskaplig artikel färdig för publicering!

Ta en titt på denna Artikel jag skrev tillsammans med några kollegor. SCIgen tar i sådana lägen fram ens dolda forskartalanger. Inte ens jag visste att jag hade dessa kollegor och jag hade ingen aning att jag visste så mycket om Expertsystem! Ingen kan misstänka att ett så högklassigt arbete är fejkat.

Nu behöver man inte längre läsa en massa meningslösa böcker för att bli en duktig forskare!

SCIgen är ett stort steg framåt för oss forskare! Jag anser att det är det största framsteget sedan blyertspennan. Äntligen kan vi skriva artiklar på hög vetenskapliga nivå utan att köra fast i teknikaliteter och meningslöst grubbel. Vi behöver inte heller bry oss om vilket program vi använder. SCIgen är helt klart den mest användbara nättjänsten för akademiker och forskare!

Eftersom det ändå inte är någon som kan eller vill läsa det vi forskare skriver spelar det ingen roll att artiklarna är ett skämt!

Nov 112010
 

Flattr this!

Ett argument mot att gå över till fri programvara och särskilt OpenOffice, är att det, trots att programmet är gratis, leder till ökade kostnader genom att utbildning och support blir dyrare. Det skulle även medföra merarbete och minska produktiviteten. Därför ska man låta bli att byta kontorssvit och fortsätta använda det dominerande Microsoft Office.

Anhängare av fri programvara pekar ofta på fördelar, men har inte alltid goda exempel som visar på de vinster man menar finns i att gå över till fri programvara.

Argumenten från båda håll är ofta dåligt underbyggda och bygger på antaganden och spekulationer.
Nu finns det forskning på området. Vid Tammerfors Universitet har Martti Karjalainen disputerat på doktorsavhandlingen: Large-scale migration to an open source office suite: An innovation adaption study in Finland.

Avhandlingen analyserar fri programvara och dess för- och nackdelar på stora arbetsplatser. Som exempel används den största övergången till OpenOffice i Finland, Justitiedepartement med drygt 10 000 arbetsstationer. Studien analyserar övergången och dess effekter under flera år mellan 2003 och 2010.

De analyser man gjorde före övergången visade att OOo både hade den funktionalitet och den kompatibilitet som krävs. Genom sin öppna struktur erbjöd OOo fördelar som andra program saknar. Exempel på sådana är: Tillägg och att OOo kan göras portabelt.

I sammanfattningen kan man bland annat läsa detta:

”For IS practice, the study shows that the transition to an open source office suite is feasible in a large-scale context and that substantial benefits can be achieved as the result of the transition. For the user organizations of open source software, lower cost has been the most commonly cited benefit and one of the main reasons for adopting open source. Other often cited considerations include strategic goals like the facilitation of more sovereign IT governance and the reduction of vendor dependence through open source solutions and open standards.”

Avhandlingen är intressant läsning för företag och offentlig sektor som vill, men inte vågar gå över till fri programvara och överväger OpenOffice som kontorssvit. Forskningen visar att det finns pengar att spara, fördelar med öppna filformat och man minskar sitt beroende av IT-leverantörer.

Avhandlingen är också intressant för de som utvecklar, arbetar och utbildar om fri programvara. Den pekar på svårigheter och problem man kan stöta på då man går över till OpenOffice. Även om det finns vinster att hämta tycker jag att avhandlingen visar att man måste planera flytten och ha en genomtänkt strategi.

Avhandlingen är på engelska och finns att ladda ner som pdf-fil här.

Jag vill tacka den läsare som tipsade om denna spännande nyhet!

Nov 102010
 

Flattr this!

Ett sätt att skapa nya OpenOfficedokument är genom att högerklicka på skrivbordet och välja den dokumenttyp man vill arbeta med.

Högerklicksmenyn i Ubuntu Linux

Problemet är att det dokument som skapas på det sättet saknar formateringar. Jag har en färdig dokumentmall jag angett som standardmall i OpenOffice. Om jag skapar ett dokument inifrån OpenOffice skapas de alltid med den mallen och jag kan börja arbeta direkt. Jag skulle vilja att även dokument skapade med ett högerklick på skrivbordet skapas med standardmall.

Gör så här:

Skapa ett tomt dokument i Writer/Calc/Impress med den dokumentmall du vill använda.

I Linux Ubuntu:

Spara dem som:

Writer: OTD-dokument
Calc: ODS-kalkylark
Impress: ODP-presentation

Lägg dem i mappen Mallar i din Hemmapp. Ersätt de dokument av samma typ som eventuellt finns där.

I äldre Windowssystem (Testat på Win XP):

Döp filerna till:

soffice

Lägg dem i mappen:

C:\Documents and Settings\username\Mallar\

username=ditt användarnamn. Eller:

C:\Documents and Settings\All Users\Mallar\

Var mallarna ligger beror på hur du installerat OOo, för alla användare eller bara för ditt eget konto.

I Windows 7 har jag inte lyckats hitta var mallarna ska sparas. Finns det någon som är duktigare på Windows än jag som vet?

När jag nu högerklickar på skrivbordet kan jag skapa förformaterade dokument som ser ut som jag vill ha dem från start.

Nov 062010
 

Flattr this!

En av de stora fördelarna med OpenOffice är att det går att modifiera så att det passar en själv och ens eget sätt att arbeta. Det finns flera tillägg som hjälper till med detta.
Bookmarks menu är ett superbra tillägg som gör att man kan lägga till egna menyer.
Efter installation hittar man det under Verktyg – Tillägg. När man startar det får man hjälp att bygga en eller fler extra menyer i menyraden.

Dialogfönstret i Bookmarks menu ger stora möjligheter att bygga egna menyer.

Det enklaste sättet att komma igång är att använda den inbyggda guiden, Wizard. När man klickar på den får man ytterligare alternativ och kan enkelt bygga menyn så som man själv vill ha den.

Med Wizard får man hjälp att snabbt bygga en meny

Menyerna kan innehålla nästan vad som helst: Genvägar till dokument, mappar och till och med programstartare för andra program. Man kan lägga in avgränsare och undermenyer.

Här har jag skapat en meny med genvägar till dokument jag arbetar med just nu. Det går att skapa undermenyer för olika projekt. Jag har också lagt in en genväg till GIMP.

I menyn finns även en genväg för att lägga in det dokument man arbetar på som genväg i menyn.

Bookmarks menu gör det enkelt att skapa genvägar för hela projekt med underdokument eller andra program man använder tillsammans med Openoffice.

Hämta bookmarks menu här.

Nov 042010
 

Flattr this!

Eftersom den avancerade textprocessorn LyX i första hand är anpassat för avancerat akademiskt skrivande är ett av de viktigaste kraven att man enkelt ska kunna referera till böcker och artiklar. LyX hanterar referenser på egen hand i formatet BiBTex i vanliga .txt filer. Verktygen är emellertid litet begränsade. Många akademiska skribenter behöver förr eller senare en litet mer avancerad referenshanterare.

I LyX sköter man referenshantering under Inset - Citation... Dokument länkar referenser från BiBTeX-filer.

På sin hemsida har LyX en lista på de som går att använda tillsammans med LyX. Sedan ett par år använder jag Zotero. Det är väldigt enkelt och och har flera avancerade funktioner som andra referenshanterare saknar. Det har direktkoppling till Internet, är plattformsoberoende, synkroniserar mellan datorer och fungerar utmärkt med OpenOffice. Ett grundkrav för mig är att en referenshanterare ska fungera både med LyX och OOo. Att hålla referenser aktuella på två plattformar är onödigt arbete.

I LaTex och LyX används, vad jag förstår, ofta JabRef som referenshanterare. Det är säkert ett alldeles utmärkt program. Jag tycker dock att JabRef mest liknar en klon av en äldre variant av EndNote och ligger flera år efter vad gäller användarvänlighet och funktioner jämfört med Zotero. Efter flera dagars pill utan att få det att fungera i OpenOffice och femtioelva kryptiska felmeddelanden gav jag upp.

Man kan exportera hela sitt bibliotek från Zotero till BiBTex-format och sedan använda BiBTeX-filen i LyX. Det blir litet ohanterligt för mig som har flera tusen poster i Zotero. BiBTeX-filen blir stor. Det är bättre att bara ha med de referenser man använder i en viss artikel.

Lösningen för mig är LyZ. LyZ är en Zoteroplugin till LyX. Installationen är litet pillig, men när väl allt är på plats fungerar det utmärkt. Man måste vara noga med att ange sökvägar. Man kan behöva experimentera litet med textkodningen. Det kan fungera bäst med UTF-8 i LyX eftersom Zotero använder det.

En sak jag hade litet problem med var att .lyxpipe måste ställas in med samma sökväg i LyX och LyZ/Zotero. Trots rätt inställning får jag då och då felmeddelanden. Det brukar hjälpa med att starta om LyX och Firefox/Zotero. (Om Narkotikapolisen med hjälp av FRA lyckas dechiffrera bloggen vill jag påpeka att lyxpipa i dessa fall inte är samma sak som afgansk oregano.)

LyZ är ett experimentellt tillägg för Firefox. Det innebär att det inte uppdateras automatiskt och är något oslipat. Man får till exempel titta efter uppdateringar själv. Jag hoppas att utvecklarna fortsätter att förbättra tillägget!

Man kan läsa mer på projektets hemsida. Där finns utförlig info hur man installerar och ställer in LyZ och LyX för att arbeta tillsammans. Följ anvisningarna noga!

Med LyZ är det enkelt att citera i LyX. Man högerklickar bara på en eller flera referenser och väljer att citera i LyX.

Genom att högerklicka och välja Cite in LyX hamnar ens referenser i LyX.

Referenserna hamnar i LyX BiBTex-fil. Det innebär att när man citerar ett arbete för andra gången gör man det inifrån LyX. Ibland måste man in och redigera BiBTeX filen manuellt i en texteditor som Gedit. Ibland förs inte alla uppgifter över så som man vill ha dem. Det är litet pilligt i början, men man lär sig fort.

LyZ är ett suveränt verktyg för att kombinera den i mina ögon bästa referenshanteraren Zotero med den avancerade textprocessorn LyX. Resultatet blir väldigt lyckat!

Nov 022010
 

Flattr this!

Ibland behöver man dra en linje för att skilja mellan stycken i ett dokument. I OpenOffice Writer är det lätt ordnat.

Om man behöver mer dekorativa streck går man in under Infoga – Horisontell linje… Där kan man välja mellan flera dekorativa linjer som:

Dessa behandlas som bilder och redigeras som sådana. Det innebär att man kan ändra längd och tjocklek efter behov.