mar 212012
 

Flattr this!

Ibland vill man ha en liggande sida i dokument med stående sidor, till exempel som bildsida eller för att kunna visa en större del av ett kalkylark etc. Det är inte helt uppenbart hur man får till det i Writer.

 

Gör så här:

1. Gå till det ställe där du vill att den liggande sidan ska börja.

2. Välj: Infoga → Manuell brytning…

3. Bocka för Sidbrytning och välj Liggande i rullmenyn Formatmall.

 

 

Klicka på OK.

 

En liggande sida skapas. Om man vill ha tillbaka stående sidor gör man omvänt:

 

1. Gå till slutet av den liggande sidan

2. Välj: Infoga → Manuell brytning…

3. Bocka för Sidbrytning och välj din vanliga Formatmall (Standard är det vanliga)

 

Tips 1

Man kan ordna så att en liggande sida automatiskt återgår till stående:

1. Tryck F11 så att fönstret för formatmallar och formatering öppnas.

2. Välj Sidformatmallar med fjärde knappen från vänster

3. Högerklicka på Liggande. Välj: Ändra…

 

 

4. Välj Fliken Administrera. Nästa Formatmall = Standard (eller den du brukar använda)

 

 

Nu återgår liggande sidor automatiskt till att bli stående, en bra lösning om man bara vill ha en enda liggande sida.

 

Tips 2

Den liggande sidformatmallen är som standard tom, vilket kanske inte passar alla. Man kan lägga till sidnummer, sidhuvud eller andra element genom att ändra i Sidformatmallen som man får upp som under Tips 1.

 

Liksom så mycket annat i OOo/LibO styrs stående och liggande sidor av formatmallar!

 

 

feb 052012
 

Flattr this!

Ibland vill man rama in en del av en text, till exempel i en faktaruta. Det finns flera sätt att göra det på i Writer:

  1. Med en textram
  2. I en tabell med en enda cell
  3. Med formatmallar

Det tredje sättet visar de möjligheter som finns om man lär sig använda formatmallar i OOo/LibO och det är det sättet jag beskriver.

1. Man skapar lämpligen en ny formatmall. I mitt fall baserar jag den på Brödtext. Öppna fönstret för Formatmallar och formatering (F11). Högerklicka på Brödtext och välj Nytt…

 


2. I fönstret som öppnas kan man göra mängder med inställningar. Jag kallar min formatmall Brödtext med ram och ställer in så att texten återgår till vanlig brödtext på fliken Administrera.

 

 

 

Man kan variera inställningarna så att de passar för ens syften.

3. Under fliken Inramning skapar jag textramen som jag vill ha den. Man kan få snygga effekter på inramad text med skuggor och olika typer av ramar.

 

 

Man kan framhäva textramen på flera sätt, med färg, skugga och linjetjocklek

 

Färdigt!

 

Textrutan framhäver texten!

Tips:

En smart inställning på fliken Inramning är Sammanfoga med nästa stycke:

 

 

Om man bockar för hamnar fler stycken med formatmallen Brödtext med ram i samma ram.

 

Man kan sammanfoga stycken så att de hamnar i samma ram...

 

Om man inte bockar för hamnar de i separata ramar.

 

...eller lägga dem i egna ramar

okt 192010
 

Flattr this!

Jag hittade nyligen en avancerad funktion för formatmallar i OpenOffice Writer. Man kan länka Listformatmallar till Styckeformatmallar. Genom det kan man skapa en struktur i ett helt dokument. Det låter invecklat, men är ganska enkelt när man väl kommit på knepet. Det bästa är att jag visar ett exempel hur det fungerar.

Gör så här:

1. Öppna fönstret för Formatmallar och formatering (knapp i verktygsraden eller F11).

2. Välj Listformatmallar. Därefter den nivå av Numrering du vill arbeta med. Jag väljer Numrering 1.

3. Högerklicka på Formatmallen Numrering 1. Välj Ändra.

1. Listformatmallar i fönstret Formatmallar och formateringar 2 = Högerklicka, välj Ändra.

4. Välj fliken Alternativ. Välj Nivå 1-10. Då gäller ändringen för alla undernivåer. I fältet Framför skriver du in den text du vill ha som inledning/rubrik på alla stycken. I mitt fall Paragraf. Numreringen kan du låta vara oförändrad eller ändra så som du vill ha den. Du ser hur det kommer att se ut i fönstret till höger.

1= Nivå 1-10 2= Infoga det du vill att varje stycke ska börja med

Stäng fönstret.

5. Välj nu Styckeformatmallar och välj den styckeformatmall du vill ska börja med ”Paragraf xx”. Jag väljer Brödtext. Det kan vara bättre att göra en ny styckeformatmall eller välja en ovanligare formatmall, till exempel en hög rubriknivå. Jag väljer min vanligaste styckeformatmall, brödtext så att tricket blir väl synligt. Högerklicka på Styckeformatmallen och välj Ändra.

6. Under fliken Disposition och numrering väljer du Numreringsformatmall – Numrering 1. Klicka på OK.

7. Färdigt! När du nu använder Styckeformatmallen Brödtext kommer alla stycken att börja med ”Paragraf xx”. xx blir lika med styckets nummer.

Det färdiga resultatet. Alla stycken börjar med "Paragraf" och ett nummer.

Dessa styckeinledningar/rubriker syns inte i automatiskt genererade Innehållsförteckningar. För det behövs ytterligare en del knep.

Knepet är användbart om man skriver texter där stycken ska börja på exakt samma sätt. Man kan snitsa till texten genom att numrera listorna med en bild istället för med nummer eller specialtecken.

Det är aldrig fel att börja varje stycke med ett popcorn...

Nackdelen är att man då inte kan skriva in egen text, mitt ”Paragraf”. Det finns säkert många fler sätt man kan experimentera med funktionen på!

Man kan även infoga symboler eller specialtecken

Detta är ett exempel på en av alla avancerade funktioner som finns då man lär sig utnyttja formatmallar i OpenOffice Writer!

jan 252010
 

Flattr this!

Jag har tidigare skrivit en serie om hur man hanterar rubriker i OpenOffice Writer (här, här, här och här). Nu vill jag visa hur man kan använda rubriker i Navigatorn. Navigatorn är en översiktsvy som visar det mesta i dokumentet. Navigatorn får man fram genom att trycka på F5 eller på knappen Navigator på verktygsraden.

Rubriker i SUN:s OpenOffice. Alla nivåer syns direkt.

När jag skrev märkte jag att hanteringen av rubriker i Navigatorn skiljer sig mellan SUN:s OpenOffice och Go-oo, den version som brukar finnas i Linuxdistributioner. I Go-oo kan man gömma underrubriker i ett stycke. I SUN:s version visas alla rubriker.

I Go-oo, som finns i de flesta Linuxdistributioner, kan man gömma rubriknivåer.

I Navigatorn finns fem knappar för att hantera rubriker.

Det finns fem knappar för att hantera rubriker

Med knapparna i den övre raden, knapp 1 och 2 på bilden, flyttar man ett helt kapitel med rubrik och text ett snäpp framåt eller bakåt i dokumentet.

Med knapp 3 i den undre raden kan man styra hur många rubriknivåer man vill visa. Writer kan hantera upp till tio nivåer.

Man kan arbeta med upp till tio rubriknivåer i Writer. Man kan välja att visa färre nivåer i Navigatorn.

Med knapp 4-5 i den undre raden ändrar man rubriknivån för en rubrik ett steg upp eller ned.

Genom Navigatorn kan man snabbt förflytta sig i ett dokument via rubrikerna. I stora dokument är det betydligt lättare att använda Navigotorn än att scrolla eller använda musen. Om man dubbelklickar på ett rubriknamn i Navigatorn förflyttas man dit. Genom att använda rubriker och Navigatorn får man en superb överblick även över långa och komplicerade dokument. Mitt testdokument, som syns på bilderna, är drygt 70 sidor. Tack vare Navigotorn är det lätt att hitta i dokumentet.

Dec 192009
 

Flattr this!

Lektionen bygger på att du har godkänt på lektion 1-3. Detta är en lektion på Masternivå. Du kan redan formatera och numrera rubriker och få in dem i en innehållsförteckning. Det räcker långt. Den här lektionen visar ytterligare knep.

Formatmallar är hjärtat i Writer. När du har angett rubriknivåer kan du utnyttja dem på flera sätt för att få ett snyggt och stilfullt dokument. Nu ska vi få kapitelnamnet att synas i sidhuvudet.

Skapa ett sidhuvud: Infoga Sidhuvud Standard.

Placera markören i sidhuvudet. Gå till menyn Infoga Fältkommando Andra…

Välj fliken Dokument. I vänstra kolumnen väljer du Kapitel. I den högra väljer du Kapitelnamn.

Här ställer man in texten i sidhuvudet. Efter lektionen kan du testa de olika inställningarna på egen hand

Här ställer man in texten i sidhuvudet. Efter lektionen kan du testa de olika inställningarna på egen hand

Stäng ner dialogrutan. Nu har du texten DEL I överst på sidan. Texten kommer att bytas då du börjar skriva DEL II.

Det är snyggt och proffsigt med kapitelnamn isidhuvudet

Det är snyggt och proffsigt med kapitelnamn isidhuvudet

Läxan är att testa funktionerna jag beskriver. Den som bemästrar dem är väl värd en Masterexamen i rubriksättning!

Genom att lära sig grunderna om formatmallar och rubriksättning får man ett professionellt utformat dokument med ett minimum av arbete. Om man tycker att man lyckats bra i layouten i ett dokument sparar man det som en formatmall. En sådan går att återvända hur många gånger som helst. Om man ofta skriver likadana dokument kan man ställa in så att en snygg layout blir standardmall för alla nya dokument.

Dec 182009
 

Flattr this!

Lektionen bygger på att du fått godkänt på lektion 1 och 2. Du måste ha ett dokument som ser ut som det går att ladda hem i lektion 2. Den här lektionen handlar om hur man använder rubriker i innehållsförteckningar.

Genom att man har formaterade rubriker i ett dokument är det otroligt enkelt att göra en innehållsförteckning. Sätt markören högst upp på första sidan. Du kan göra ett par radmatningar för att få litet luft under din framtida innehållsförteckning. Sedan går du till menyn Infoga – Förteckningar – Förteckningar… och klickar på OK. Klart!

Dialogfönstret för Förteckningar. På flikarna finsn det mängder med justeringar man kan göra. Det enklaste är att bara klicka på OK och låta Writer bestämma

Dialogfönstret för Infoga förteckning. På flikarna finns mängder med justeringar man kan göra. Det enklaste är att klicka på OK och låta Writer bestämma

Så här ser dokumentet ut:

Nu har dokumentet en innehållsförteckning

Nu har dokumentet en innehållsförteckning

Mer än så behöver man inte göra för att göra en snygg innehållsförteckning. Det finns massor med inställningar man kan justera. Min erfarenhet är att de automatiska inställningarna ofta fungerar väldigt bra. Att justera på egen hand är ganska pilligt. Det man ska undvika är att avmarkera rutan skyddad mot manuella ändringar. Om man tillåter manuella ändringar tar du själv över ansvaret för innehållsförteckningen. Writer kan inte sköta uppdateringar och automatiska inställningar.

Man kan givetvis snygga till dokumentet och lägga innehållsförteckningen på en egen sida.

Om man gjort en innehållsförteckning behöver man inte göra en ny när man skrivit in mer text i ett dokument. För att nya rubriker och sidor ska komma med  i innehållsförteckningen, placerar man markören i förteckningen, högerklickar och väljer uppdatera förteckning/tabell. Då kontrollerar Writer dokumentet, för in nya rubriker och justerar sidnumreringen automatiskt.

Läxan blir att testa innehållsförteckningen skriv text, gör nya rubriker och uppdatera förteckningen.

För den som vill fuska igenom kursen finns dokumentet här:

Dokument Lektion 3

Dec 172009
 

Flattr this!

Lektionen bygger på att du har följt med i lektion 1. I lektion 2 ska rubrikerna få nummer. Det gör man under menyn Verktyg – Kapitelnumrering. Där finns redan rubriknivåer 1-10. Vi använder bara nivå 1-4. Nu ska vi göra så att Writer automatiskt numrerar kapitel och rubriker i texten och ger dem det utseende som de ska ha.

Inställningar gör man på två flikar: Numrering och Position.

Numrering bestämmer hur rubriker numreras och hur numreringen ska se ut. Man har nästan obegränsade möjligheter att ställa in rubriker exakt som man vill ha dem. Ställ in Rubrik 1-4 som på bilderna!

Inställningar Rubrik 1

Inställningar för Rubrik 1

Inställningar för Rubrik 2

Inställningar för Rubrik 2

Inställningar för Rubrik 3

Inställningar för Rubrik 3

Inställningar för Rubrik 4

Inställningar för Rubrik 4

Position bestämmer saker som indrag mellanrum och justering. Ställ in Rubrik 1-4 som på bilderna. Inställningarna gör man i högerkolumnen. Strecken i nedre delen av fönstret visar indrag och position på alla rubriknivåerna.

Position Rubrik 1

Position Rubrik 1

Position Rubrik 2

Position Rubrik 2

Position för Rubrik 3

Position Rubrik 3

Position Rubrik 4

Position Rubrik 4

Nu är Lektion 2 klar. När du återgår till dokumentet ska det se ut så här:

Dokumentet efter lektion 2

Dokumentet efter lektion 2

Här finns filen med inställningarna gjorda för den som vill fuska med kursen:

Dokument Lektion 2

När du nu skriver en ny rubrik i dokumentet med nivå 1-4, numrerar Writer den automatiskt åt dig på det sätt som du angett. Det innebär att man automatiskt får en konsekvent kapitelnumrering i en bok på hundratals sidor. Med rätt inställningar behöver man aldrig mer tänka på om kapitel 12.1.1.7. i en akademisk text blir rätt numrerad om man skjuter in ett kapitel 12.1.1.6. framför.

Läxan blir att testa runt på flikarna Numrering och Position. Skriv en liten text och formatera text med Rubrik 1-4. Vad händer då du ändrar bland inställningarna i Numrering och Position?

Dec 162009
 

Flattr this!

Många ovana skribenter markerar en tänkt rubrik som fetstil, väljer ett snyggt typsnitt och ökar storleken. I OpenOffice kallas det direktformatering. Det är inte att rekommendera. Om man inte ställer in programmet rätt kommer inte formateringen att vara kvar nästa gång man öppnar dokumentet. Writer vill att man använder formatmallar.

Writer hanterar formatmallar väldigt väl. Writer är den bästa ordbehandlare jag använt för att skapa dokument med komplicerad struktur, till exempel med många rubriknivåer. När man har förstått grundkoncepten kan man utforma dokument precis som man vill ha dem.

I alla dokument man arbetar med bör man ha en klar struktur på rubriker och styckeformat. Det ger otroligt mycket tillbaka.

Många tycker det är svårt och ovant att arbeta konsekvent med formatmallar så som man bör göra i Writer. Därför lägger jag upp en rubrikskola. Det kommer att bli fyra inlägg. I dem hoppas jag steg för steg kunna ge grunderna för hur man använder formatmallar och rubriker. Rubrikskolan är nyttig att följa för studenter som arbetar med uppsatser eller akademiska texter. Slutresultatet blir ett dokument med denna rubrikstruktur som till exempel kan användas för en uppsats om matlagning:

Efter några blogginlägg ska du kunna skapa dokument med avancerad rubriksättning i flera nivåer

Efter några blogginlägg ska du kunna skapa dokument med avancerad rubriksättning i flera nivåer som du sedan använder i en innehållsförteckning

Dokumentet har fyra rubriknivåer och en innehållsförteckning. Om man så skulle skriva 100 sidor med 50 rubriker kan man få Writer att sköta rubriksättning automatiskt.

Gråmarkerade fält är just gråmarkerade fält med speciella funktioner. Den grå färgen kommer inte att synas då dokumentet skrivs ut.

Lektion 1 blir att formatera Rubrik 1-4

Börja med att öppna ett tomt dokument i Writer. Klicka på den rödmarkerade knappen:

För att få fram fönstret Formatmallar och formatering klickar du på knappen med röd markering. Man kan byta formatmall i den blåmarkerade rullmenyn

För att få fram fönstret Formatmallar och formatering klickar du på knappen med röd markering. Man kan byta formatmall i den blåmarkerade rullmenyn. Notera att min verktygsrad är modifierad!

Eller på menyn Format – Formatmallar och formatering. Då öppnas fönstret för formatmallar och formatering. Det är bra att vänja sig att alltid ha detta fönster öppet. Då får man snabbt tillgång till många kraftfulla verktyg.

Formatera Rubrik 1-4 genom att högerklicka på dem en och en och välj ändra. Jag tar bara upp de viktigaste inställningarna. Dessa finns på flikarna Teckensnitt och Justering.

Rubrik 1 Skriv: ”DEL I” Arial 48pt Fet Centrerad. Hur man gör syns på bilden. Du ställer in de andra rubriknivåerna på samma flikar.

Välj typsnitt, fetstil och storlek för Rubrik 1

Välj typsnitt, fetstil och storlek för Rubrik 1

Ställ in så att Rubrik 1 blir centrerad

Ställ in så att Rubrik 1 blir centrerad

Rubrik 2 Skriv ”Kapitel 1” Arial 16pt Fet Vänsterställd

Rubrik 3 Skriv: ”Tårtor” Arial 14pt Fet Vänsterställd

Rubrik 4 Skriv: ”Prinsesstårta” Arial 14 pt Fetkursiv Vänsterställd

Brödtext Times 12 pt Vänsterställd

Här är ett färdigt dokument för den som vill fuska sig igenom kursen. Så här långt ska du ha kommit i lektion 1.

Dokument Lektion 1

Så här långt har vi kommit efter lektion 1. Det är en bit kvar!

Så här långt har vi kommit efter lektion 1. Det är en bit kvar!

Spara dokumentet. Du kommer att behöva det i lektion 2. Där tar jag upp hur man ställer in kapitelnumrering.

Läxan blir att testa rubrikerna. Vad händer om du ändrar inställningar på andra flikar, till exempel Indrag och avstånd?

Skriv en text där du formaterar rader i de olika rubriknivåerna. Det gör du genom att sätta markören i ett stycke och dubbelklicka på den formatmall du vill använda i fönstret Formatmallar och formateringar. Du kan också göra det i rullmenyn Använd mall på verktygsraden. Det är den blåmarkerade rullmenyn på bilden ovan. Genom att formatera text så här kommer Writer ihåg hur den ser ut. Rubriknivåer och brödtext ser konsekvent likadan ut i hela dokumentet.

Nov 172009
 

Flattr this!

Att ha färdiga dokumentmallar för presentationsbakgrunder underlättar väldigt mycket. Hantera dem i Impress kan vara besvärligt för den ovane.

När man har skapat en tom presentationsbakgrund man vill ha som mall, går man in på menyn Arkiv – Dokumentmall – Spara. Du ger mallen ett namn och lägger den i mappen Presentationer. Du kan därefter välja att ange mallen som Standardmall. Då kommer den automatiskt att användas för alla nya presentationer. Mallen kommer hädanefter att synas i listan över mallar i Presentationsguiden som öppnas när Impress startar. Guiden kan även köra inifrån programmet (Arkiv – Guider – Presentation…).

Att spara en enskild formatmall i Impress fgör man så här

Att spara en enskild formatmall i Impress fgör man så här. Jag kallar min Snygg presentation

Det är litet svårare om man har en hel bunt med Impressfiler man snabbt vill förvandla till malldokument. Man kan givetvis göra som ovan, men det är opraktiskt att hantera dokument ett och ett.

Gör istället så här:

1. Leta reda på användarmappen för OpenOffice. Här skriver jag om var den finns. Leta reda på mappen template. I den finns mappen Presentationer (Om inte – skapa den). Det är här dina egna mallar till Impress ska hamna. Kopiera dina tilltänkta mallar hit och stäng sedan användarmappen.

2. Öppna Impress. Om du kör Presentationsguiden märker du att dina nya mallar inte finns med på listan över de mallar du kan välja. Även då Impress väl har startat är det nästan omöjligt att hitta dem. Det ska vi fixa!

Det är litet besvärligt att få Impress att hitta nya presentationsbakgrunder och få in dem i Presentationsguiden

Det är litet besvärligt att få Impress att hitta nya presentationsbakgrunder och få in dem i Presentationsguiden

Gå in på menyn Arkiv – Dokumentmall – Administrera. Gå in i mappen Presentationer (Det är samma mapp som i din användarmapp). Dina nya filer ska finnas där. Klicka på Kommandon och välj Uppdatera – Färdigt! Nästa gång du kör Presentationsguiden finns alla dina mallar med på listan. (Klicka på bilden för förstoring!)

Uppdatera fornmatmallar. Efter det syns de i Guiden för hur man skapar presentationer

Uppdatera formatmallar. Efter det syns nya presentationsbakgrunderna i Presentationsguiden

För den som inte vill eller hinner göra egna formatmallar finns det hur mycket som helst att hämta på Internet. De två bästa ställena att börja leta är om vanligt OpenOffice sida för malldokument och sidan för Tillägg. En annan sida jag brukar titta på är denna.

Kom ihåg att du kan ta med presentationsmallar från MS Office. Även om Impress kan hantera MS Office filformat blir arbetet lättare om man konverterar dem till ODT-format först. Det kan man göra snabbt och enkelt.

Nov 132009
 

Flattr this!

OpenOffice fungerar som väldigt bra med strukturerade dokument som akademiska texter, manualer och presentationer med likartad grafisk profil.

Det enklaste sättet att strukturera dokument är genom formatmallar. Det är tomma dokument med förinställda rubriknivåer, typsnitt, sidnumrering med mera som förs över till nya dokument. Om man skapar formatmallar sparar man tid och arbete. OpenOffice är designat med formatmallar i centrum. Man får därför mycket hjälp av programmet om man använder dem. Jag har till exempel en formatmall för brev, en för artiklar/bokkapitel och flera för presentationer. Jag känner igen mig när jag börjar skriva en artikel. Jag slipper arbeta med layout när jag ska presentera något jag brukar prata om. Jag tror att många arbetar på liknande sätt.

Att arbeta med formatmallar kan vara litet knepigt att vänja sig vid. Det enklaste är att ställa in en formatmall som standard. Då öppnas alla nya dokument med formatmallen förinställd.

Gör så här:

1. Skapa ett nytt tomt dokument, justera tecken- och styckeformatmallar, rubriknivåer och andra inställningar tills du är nöjd. Välj sedan på menyn Arkiv – Dokumentmall – Spara.

2. Namnge dokumentet

3. Välj en kategori i dialogrutan, till exempel Mina mallar.

Mina förinställda formatmallar

Mina förinställda formatmallar

4. Klicka OK för att spara formatmallen.

5. Välj Arkiv – Dokumentmall – Administrera.

Det finns kraftiga verktyg för att administrera sina formatmallar

Det finns kraftiga verktyg för att administrera formatmallar

6. Högerklicka på Dokumentmallen du vill använda och välj definiera som standardmall. Klicka på Stäng.

Malldokument fungerar för Writer, Calc och Impress.

Om man använder formatmallar kontrollerar OpenOffice om mallen ändrats då man öppnar äldre dokument som skapats med den. Man blir tillfrågad om man vill uppdatera dem. På så sätt kan man enkelt hålla alla dokument som skapats i en formatmall uppdaterade, om man till exempel byter grafisk profil. Det enda man gör är ändra i formatmallen de skapats i.

För den som inte har tid eller lust att konstruera egna formatmallar kan man hitta det mesta på Internet. Det bästa stället att börja leta är OpenOffice egen sida för formatmallar. Mallarna är fria att använda och modifiera så att de passar ens egna behov. Det finns ännu så länge inte så många mallar på svenska. Det är dock ofta enkelt att översätta formatmallar från andra språk. Genom att växla språk längst upp till höger på sidan kommer man åt fler formatmallar.

Formatmallarna sparas i mappen template i OpenOffices användarmapp. Om man får problem och måste skapa en ny användarmapp kan man föra över mallar från den gamla mappen till den nya. Läs mer om detta här.