Nov 012011
 

Flattr this!

Ibland kan man vilja bre ut sig rejält i en fotnot då man skriver. I Writer uppstår ett litet problem om man gör ett nytt stycke i en fotnot. Det nya stycket får inget indrag och hamnar ur fas med resten av fotnoterna.

 

Det nya stycket i fotnoten sticker ut. Det bär inte alls snyggt. Jag har valt att visa osynliga tecken på bilderna för att visa vad man kan göra åt detta.

 

Det finns åtminstone tre sätt att åtgärda detta på.

1. Istället för att trycka ENTER då man gör ett nytt stycke trycker man SHIFT+ENTER.

 

Med SHIFT+ENTER gör man en radbrytning och inte ett nytt stycke. Den lilla pilen i högermarginalen indikerar detta.

 

Resultatet ser bra ut, men SHIFT+ENTER ger egentligen inget nytt stycke utan bryter bara raden. Det kan bli problem om man skulle vilja formatera texten olika i styckena.

2. Gör en tabb i början på det nya stycket. Då hamnar det på samma ställe som det gamla.

 

Med ett tabulatorstopp i början av det nya stycket blir allt bra

 

3. Det mest seriösa sättet för den som ofta skriver långa fotnoter är att göra en ny formatmall där indraget för första raden sätts till 0.

 

Genom att justera indraget i början av den nya formatmallen justerar man automatiskt nya stycken i fotnoter

 

Ändra även formatmallen för Fotnot så att nästa formatmall blir den nya formatmallen.

 

Genom att justera vilken formatmall som kommer efter Fotnot får man Writer att sköta nya stycken och indrag i fotnoter automatiskt

 

Då hanteras formateringen av fotnoter automatiskt och man behöver inte tänka på SHIFT+ENTER eller att tabulera.

Stilistiskt är det sällan bra att ha långa fotnoter. De bör som regel bara innehålla förtydliganden som inte riktigt hör hemma i texten. Längre resonemang och utvikningar hör antingen hemma i huvudtexten eller kanske hellre i slutnoter än fotnoter. Hur man än gör klarar Writer av det!

 

 

 

jul 132011
 

Flattr this!

Om man använder slutnoter i LibreOffice/OpenOffice och numrerar dem med standardnumreringen (1, 2, 3 osv) och sparar dokumentet i .doc har noterna fortfarande nummer 1, 2 3 osv om man öppnar filen i OOo/LibO.

I LibO/OOo ser dokumentet ut som det ska med slutnoter numrerade med vanliga siffror

I MS Word förvandlas notnumren till romerska siffror (i, ii, iii osv).

I MS Word 2007 får slutnoterna i samma dokument romerska siffror. Det annorlunda typsnittet beror på att min vän inte har installerat typsnittsfamiljen Liberation.

Jag upptäckte buggen då jag skickade en artikel till en redaktör som undrade varför jag använde romerska siffror i slutnoterna. Det hade jag inte gjort utan problemet är att jag använder LibO och han MS Word.

Det finns inget riktigt bra sätt att komma runt buggen och automatiskt få vanliga siffror för slutnotsnumren i OOo/LibO och i MS Word. Man kan numrera slutnoterna manuellt, men det är opraktiskt och man måste då var noga med att de inte hamnar i oordning när man flyttar text.

Ett annat sätt är att istället för slutnoter använda fotnoter som man placerar i slutet av dokumentet.

Jag skriver om dessa delvisa lösningar här.

Om man använder LibO kan man också spara filer i MS nyare format, .docx. Det hjälper inte utan blir värre: slutnotsnumren försvinner helt!

Samma dokument sparat i .docx och öppnat i MS Word 2007. Slutnotsnumren försvinner!

 

LibO:s/OOo:s hantering av slutnoter har en del övrigt att önska, men så här blir det när den största aktören för kontorsprogram håller sina filformat hemliga. Inget annat program kan vara 100% kompatibelt med MS Office.

Man kan tycka att en sådan här bugg är speciell och oväsentlig. Om man skriver vetenskapliga artiklar blir den dock ganska besvärlig att hantera.

jul 072011
 

Flattr this!

Om man har skrivit ett dokument i LibreOffice/OpenOffice Writer och har använt fotnoter men vill ändra dem till slutnoter finns det två sätt att göra det på, ett snabbt fusksätt och ett långsamt regelrätt sätt.

Hur gör man om man kommer på att fotnoter passar bättre som slutnoter?

Fuskssätt

Välj Verktyg -> Fot/slutnoter… Fliken: Fotnoter. Bocka för Dokumentslut.

Alla fotnoterna hamnar  nu i slutet av dokumentet efter en sidbrytning.

Nu finns slutnoterna efter en sidbrytning sist i dokumentet. Det fungerar bra, men noterna är fortfarande fotnoter

Fusket består i att noterna fortfarande är fotnoter och inte slutnoter. Fotnoterna har helt enkelt flyttat till slutet av dokument. Det kan innebära problem, men fungerar bra i de flesta lägen.

Regelrätt sätt

Leta reda på första fotnoten i texten. Högerklicka och välj Fot/slutnot… Bocka för Slutnot.

Upprepa detta för alla fotnoter en och en.

Detta kan ta tid i stora dokument med många noter. Ett tips är att ställa in Navigatorn så att den växlar mellan fotnoter då man bläddrar.

Med det regelrätta sättet förändras fotnoter verkligen till slutnoter och kan ändras tillbaka på samma sätt.

Om det är möjligt är det nästan alltid bättre att använda fotnoter än slutnoter i Writer. Writer hanterar fotnoter mycket bra medan det finns flera fula buggar som kan göra det svårt att få slutnoter som man vill ha dem.

maj 072011
 

Flattr this!

Ibland behöver man sätta ut noter i en tabell i OpenOffice/LibreOffice. Man kan givetvis använda vanliga fotnoter: Infoga → Fot-/Slutnot… i tabellen. Då hamnar noterna i fotnotsapparaten som är gemensam för hela dokumentet, vilket inte alltid är så praktiskt. Man kan istället vilja ha noterna till tabellen i en separat lista med egen numrering. Denna lista vill man förmodligen ha i anslutning till tabellen. Här är en guide på ett sätt att göra detta.

Gör så här:

1. Skapa en tabell med lämpligt antal kolumner och rader. (Tabell → Infoga → Tabell… Eller med knappen på verktygsraden). Nedersta raden där noterna ska samlas fixas genom att placera markören i ett av fälten och välja Sammanfoga celler på verktygsraden Tabell.

2. Skriv in text. Du kan lägga till mer text i efterhand. Rubrikerna har jag formaterat med styckeformatmallen Tabellrubrik.

3. Nu skapar vi numreringen för noterna i tabellen: Infoga → Fältkommando → Andra. Fliken Variabler och Nummersekvens i listan till vänster.

Man kan välja numreringstecken i menyn till höger. Ge nummersekvensen ett namn i fältet Namn. Jag kallar den Tabellnot.

4. Nu är det dags att Infoga noterna. Ställ markören på ett ställe du vill ha en not i tabellen. Välj: Infoga → Fältkommando → Andra. Fliken Variabler. Se till att Tabellnot är markerat under urval. Välj Infoga.

Gör detta på alla ställen du vill ha noter i tabellen. Du kan lägga till fler noter allteftersom.

5. Man infogar nottexten längst ner i tabellen genom att välja: Infoga → Korshänvisning. Välj Tabellnot i menyn till vänster, vilken not du vill referera till överst till höger och Nummer i den nedre menyn.

Skriv nottexten och gör om för alla noter.

Lägg märke till att mina noter inte står i ordning under Urval. Det beror på att jag skrev dem i en annan ordning. Detta har ingen betydelse för slutrersultatet, bara man korsrefererar till rätt not.

6. Nu är strukturen klar.

För att snygga till tabellen kan man välja att göra fotnotstecknen upphöjda. Markera dem ett och ett, eller alla på en gång genom att markera dem och hålla nere CTRL och välj: Format → Tecken och välj Upphöjd.

Färdigt!

Noternas nummerordning och korsreferenserna uppdateras automatiskt (eller om de inte skulle göra det: Verktyg -> Uppdatera -> Uppdatera fält, eller F9) om du lägger in fler noter och referenser. Du måste flytta noterna manuellt dit du vill ha dem om du lägger in mer text i tabellcellerna.

apr 112011
 

Flattr this!

ODF är det fria filformatet som är motorn i OpenOffice och flera andra kontorsprogram. En av fördelarna med ett fritt filformat är att det är möjligt att gå in och hacka i sina filer. Innehållet är inte kodat eller hemligt.

Jag har tidigare beskrivit hur man kan få till extremt höga sidnummer genom att hacka i sparade filer.

Jag hittade nyligen en blogg som berättar hur man får fotnotsavskiljare i annan färg än svart.

Fotnotsavskiljare är det lilla streck som skiljer fotnoter från huvudtexten. I Writer liksom i de flesta ordbehandlingsprogram är det svart. Det ska vi ändra på...

Denna funktion finns i ODF-formatet, men inte i OpenOffice. Det betyder att man förmodligen skulle kunna göra ett tillägg eller införa funktionen i OOo ganska enkelt. Som det nu är måste man in och hacka direkt i ODF-filen.

Kom ihåg att det är ett hack! Använd bara kopior på filer eller filer du inte är rädd om. Om man gör fel då man hackar direkt i ODF-filer kan det gå helt åt skogen och filen kanske inte längre går att öppna!

Gör så här!

1. Öppna din ordbehandlingsfil, som ska ha filändelsen .odt med ett komprimeringsverktyg som WinZip, WinRar eller likande. För den som inte vet det är ODF-filer i princip bara .zip-arkiv.

2. Överst i mappen har du en fil som heter styles.xml. Öppna den i ett anteckningsprogram. Jag använder Gedit i Linux.

3. Sök på ”style:footnote-sep”. Det är denna inställning som styr fotnotsavskiljaren. Det finns på tre ställen, i alla fall i min testfil. Strax efter förekomsterna finns texten: ”style:color=”#00000”. Det är denna sifferkod man ändrar för att få en annan färg på strecket.

Var försiktig då du hackar direkt i ODF-filer! Ändrar man fel saker kan filen bli förstörd.

Orange som föreslås i bloggen är: ”#FFA500”. Pröva också gärna ”#C22F2F” (rött) eller ”#ACCD8A” (grönt). Man kan variera i det oändliga. I längden blir det lättast om man har ett program där man kan testa färgkoder.

4. Spara filen styles.xml på samma ställe du hittade den. Stäng komprimeringsverktyget och öppna filen i OpenOffice som vanligt. Nu har fotnotsavskiljarna en märklig färg!

Orange fotnotsavkiljare, vad ska det vara bra för?!

Om man verkligen behöver denna funktion eller om det bara är onödigt lull-lull är en annan fråga. Det går att göra och det kan finnas lägen då man vill ha en annan färg på fotnotsavkiljaren.

Om man vill ha en fotnotsavkiljare i annan färg föreslår jag att man sparar ett ändrat dokument som en dokumentmall som man använder för nya dokument. Då slipper man hacka i ODF-filer varje gång man vill pynta.

Åter en gång: Ta det försiktigt då du hackar direkt i ODF-filer! Ändra bara på de saker som jag föreslår och lek inte med viktiga filer (och framför allt: skyll inte på mig om du ställer till det…)!

jul 282010
 

Flattr this!

OpenOffice Writer behandlar fotnoter som ett område. Det innebär i praktiken att fotnoten blir ett eget ord. Detta kan ställa till det om en fotnot hamnar i slutet av en rad. Ordet framför fotnotstecknet hamnar på en rad medan fotnotstecknet hamnar på nästa. Ord och tecken ska givetvis höra samman. Om man skriver en text med många fotnoter kommer man förr eller senare att stöta på problemet.

Ord och fotnot hamnar på olika rader. Det är inte alls bra...

Det lätt att lösa. Gör så här:

Sätt markören direkt efter ordet, i mitt fall tills, men framför fotnoten. Välj sedan Infoga – Formateringsmarkör – Mjukt bindestreck (eller tangentkommandot CTRL -). Det ”klistrar” samman saker på ömsom bindestrecket. Ord och fotnotstecken hör nu samman och tecknet följer ordet.

Med ett mjukt bindestreck hålls ord och fotnot samman!

Mjuka bindestreck skrivs inte ut och syns inte.

apr 082010
 

Flattr this!

man skriver akademiska texter har man ofta med fotnoter längst ner på sidan. Ibland vill man samla innehållet i alla fotnoter. Det kan vara för att en redaktör bestämt att de inte ska stå längst ner på sidorna, utan samlade på ett lämpligt ställe. Ibland kan man vilja samla ihop fotnoter för att gå igenom dem. Kanske vill man sammanställa innehållet för vidare bearbetning. Mer än en gång har fotnoter förvandlats till artiklar för mig.

Om man vill samla all text från fotnoter i en textfil i Writer får man gå en omväg. Det finns inget enkelt kommando som samlar dem. Man kan givetvis kopiera fotnoter en och en och klistra in i ett nytt dokument. Det blir opraktiskt om man har dokument med flera hundra fotnoter.

Gör istället så här:

1. Öppna dokumentet du vill samla fotnotstext från. Placera markören på ett bra ställe, till exempel sist i dokumentet.

2. Klicka på Infoga – förteckningar… – Förteckningar.

Ta bort rubriken Innehållsförteckning.

Avmarkera Skyddad mot manuella ändringar.

Avmarkera Disposition och Förteckningsmarkeringar

Markera Ytterligare mallar. Klicka

knappen med de tre … till höger.

Ändra instaällningarna vid markeringarna. Avsluta med att klicka på knappen med tre ...

3. I det nya fönstret väljer du Fotnot och flyttar det ett snäpp med högerpilen nedanför listan. Klicka på OK.

Välj Fotnot och befordra med högerpilen

4. Gå till fliken Poster.

Klicka på T (Tabulator) Klicka på Delete på tangentbordet.

Klicka på # (Sidnummer) Klicka på Delete på tangentbordet.

Genom att klicka på knappar och sedan på DELETE på tangentbordet kan man ta bort layoutdelar ur en förteckning. Det utnyttjar vi för att förvandla fotnötterna till en löptext. Notera att dialogrutan är beskuren till vänster och nertill.

Det kanske inte är lätt att förstå instruktionen. Så här ska dialogrutan se ut då det är färdigt.

Klicka på OK.

Färdigt! Nu finns texten från alla fotnoter samlade i ett område. Man kan markera texten i området med CTRL+A, kopiera: CTRL+C och klistra in: CTRL+C i ett nytt dokument för vidare redigering.

Nu har jag samlat alla fotnoter i dokumentet. De hamnar i ett eget område. Därför har texten en går bakgrund. Den syns inte vid utskrift. Om man vill kan man föra över texten till ett eget dokument.

Tips: Knepet fungerar lika bra med slutnoter. Byt bara till Slutnoter under steg 3.