aug 272010
 

Flattr this!

Det är i de allra flesta lägen bäst att använda den automatiska Innehållsförteckningen i OpenOffice Writer: Infoga – Förteckning – Förteckningar… och välja Innehållsförteckning. Då formateras Innehållsförteckningen automatiskt med sidnummer och andra inställningar. Läs mer här.
Ibland vill man inte skapa en vanlig Innehållsförteckning. Man kan ha dokument utan sidnummer. Ett annat exempel är om man exporterar dokument till e-bokformat. Sidnummer och en traditionell Innehållsförteckning blir då meningslösa. Man är bättre förtjänt av en innehållsförteckning med hyperlänkar. Man kan även använda en Innehållsförteckning bestående av hyperlänkar vid sidan av en ordinarie Innehållsförteckningen som ett snabbt sätt att navigera i ett dokument.

Gör så här:
1. Formatera dina rubriker som Styckeformatmallar, rubriknivåer. Hur du gör detta kan du läsa i rubrikskolan. Där förklarar jag grundläggande saker med rubriker och formatmallar.

2. Förbered en sida som Innehållsförteckning.

3. Öppna Navigatorn (F5). Se till så att rubrikerna syns.

Dra och släpp de rubriker du preparerade i steg 1 till sidan du preparerade i steg 2. De förs automatiskt över som hyperlänkar.

Det är bara att dra och släppa de rubriker man vill ha med på listan från Navigatorn till Arbetsytan. Då skapas automatiskt en hyperlänk till rubriken.

med CTRL+musklick på hyperlänken flyttar man till textstället.

Färdigt!

Tips 1: Man kan använda knepet för andra textställen än i en Innehållsförteckning. Vill du snabbt skapa en hyperlänk till en rubrik är det bara att dra och släppa den från Navigatorn till ett ställe i texten.

Tips 2: Knepet fungerar inte bara för rubriker. Man kan skapa hyperlänkar på samma sätt till i princip allt som syns i Navigatorn, Tabeller, Grafik, Kommentarer med mera. Det gör att man snabbt kan skapa egna sätt att navigera i dokument.

jul 152010
 

Flattr this!

Bokmärken är en underskattad och förmodligen ganska okänd funktion i OpenOffice Writer. Man infogar ett bokmärke på menyn Infoga – Bokmärke. I grund är de till för att underlätta navigering till valfria ställen i dokument. De syns inte. Man ser dem och kan navigera till dem då man öppnar Navigatorn (F5) under en egen kategori. Genom att klicka på ett bokmärke flyttar man till det. Bokmärken syns inte vid utskrift. Ett sätt att snabbt se en lista och navigera bland bokmärken är att högerklicka på ”Sida” längst ner till vänster på fönsterramen.

Man kan navigera bland bokmärken via fönsterramen

Förutom dessa grundläggande funktioner kan man använda bokmärken till betydligt mer avancerade saker. En sätt är att förvandla dem till mål för hyperlänkar. Detta underlättar navigering och korsreferenser ännu mer.

Gör så här:

1. Placera musmarkören där du vill att bokmärket ska finnas, det vill säga målet för hyperlänken. Där väljer du Infoga – Bokmärke. Ge bokmärket ett bra namn. I mitt exempel kallar jag det Se här! Ett bättre namn är ofta det texten handlar om.

Bokmärket infogas där man vill sätta målet för hyperlänken

Avsnittet innehåller citat om den dessvärre sedan länge avsomnade svenska tidskriften Poetisk kalender.

2. Tryck F5 för att göra Navigatorn synlig. Under Bokmärken finns nu det nysatta bokmärket.

Bokmärken finns som en egen kategori i Navigatorn

3. Leta reda på det textställe därifrån du vill länka. I exemplet vill jag länka från ett annat ställe där jag skriver om Poetisk Kalender till stället jag satte bokmärket. För att få en Hyperlänk markerar jag bokmärket i Navigatorn och drar och släpper det där jag vill ha det i texten.

Se här! blir en hyperlänk till det första textstället. Hade jag valt ett bättre namn hade jag kunnat få hyperlänken att smälta in i texten.

Färdigt! Med CTRL+Musklick på länken flyttar jag till länkmålet.

Tips 1: Man kan ändra inställningar för hyperlänkar under Redigera – Hyperlänk.

Tips 2: Hyperlänkar finns kvar då man exporterar till pdf. Det är ett utmärkt sätt att underlätta för läsare att navigera i stora och komplicerade dokument.

Tips 3: Bokmärken är som sagt osynliga. Det är därför lätt att man raderar dem av misstag. Med tillägget Visible Bookmarks kan man göra bokmärken synliga som kommentarer och en del andra trick.

Tips 4: Bokmärken är en av de saker som inte fungerar särskilt bra att föra över till MS Office. Om du exporterar filer i .doc format är risken stor att bokmärken inte följer med korrekt.

maj 052010
 

Flattr this!

Hyperlänkar är en smart funktion i OpenOffice Writer. Jag har tidigare skrivit om hur man sätter hyperlänkar mellan Innehållsförteckning och rubriker här och här. De blå understrykningarna hyperlänkar får kan vara störande. Ibland kan det därför vara bättre att låta hyperlänkar vara osynliga.

Gör så här:

1. Om du redan har gjort en Innehållsförteckning med hyperlänkar högerklickar du i den och väljer Redigera Förteckning/mall.

2. Klicka på LS. I rullistan Teckenformatmall väljer du Standard istället för ingen (=Internetlänk). Klicka sedan på LE och välj Standard där också. Klicka på knappen Alla om du vill att förändringen ska gälla alla rubriknivåer.

Klicka först på LS och välj Standard från rullistan nedanför. Gör sedan likadant med LE.

Färdigt. Hyperlänkarna är nu osynliga. CTRL+musklicka på en rubrik så flyttas du fortfarande till avsett ställe i texten. Vill du att hyperlänkarna ska bli synliga väljer du Ingen för LS och LE på rullistan för Teckenformatmall igen.

En nackdel med osynliga hyperlänkar är att de inte följer med om man exporterar dokumentet som pdf. För att länkarna ska följa med måste texten vara formaterad som Ingen, eller rättare sagt som Internetlänk.

Om du inte vill att länkarna ska synas i pdf-filer, väljer du LS och Internetlänk som Teckenformatmall i dialogrutan som visas ovan. Klicka på knappen Redigera… Under fliken Teckeneffekt väljer du Teckenfärg: Automatiskt (istället för blå) och Understrykning: Ingen (istället för enkelt). Klicka på OK.Gör likadant för fältet LE.

Välj automatisk teckenfärg och ingen understrykning så försvinner den blå färgen med understrykningen från Hyperlänkarna.

Välj Alla om det ska gälla för alla rubriknivåer. Nu syns hyperlänkarna varken i OpenOffice eller då man exporterar som pdf.

 Det är snyggare med en Innehållsförteckning utan blå text med understykningar. För att underlätta för läsaren bör man lägga till information att CTRL+musklick länkar till rubrikerna i texten. Detta gäller också om man exporterar filen till pdf-format.

Om du ändrar utseendet för hyperlänkarna på detta sätt påverkar det alla hyperlänkar i dokumentet.

Med detta tredje inlägg om hyperlänkar är jag i alla fall för stunden klar med Hyperlänkar. Ett annat sätt att länka fram och tillbaka i dokument är med Korsreferenser. På sätt och vis är de ännu mer användbara än Hyperlänkar. Jag kanske återkommer till dem framöver!

maj 042010
 

Flattr this!

Tidigare har jag skrivit om hur man skapar hyperlänkar i en Innehållsförteckning i OpenOffice Writer. De länkar till kapitelrubrikerna i texten. En nackdel är att rubrikerna inte länkar tillbaka till Innehållsföretckningen. Då man läst färdigt måste man manuellt rulla tillbaka till Innehållsförteckningne. I ett stort dokument på flera hundra sidor kan det vara störande att inte snabbt kunna länka tillbaka till Innehållsförteckningen. Det finns flera sätt att skapa hyperlänkar som länkar tillbaka.

Rubriker som länkar:

1. Markera en rubrik. Välj menyn: Infoga – hyperlänk.

2. Klicka på Dokument till vänster. Klicka på den runda knappen till höger om mål.

Klicka först på Dokument tillvänster, därefter på cirkeln till höger.

3. I det nya fönstret som ploppar upp väljer du Kategorier – Innehållsförteckning1. Klicka på knappen Tillämpa. Därefter på Stäng.

klicka på Kategorier - Innehållsförteckning1 och sedan på Tillämpa längst ner.

4. Det första fönstret uppdateras. Klicka på knappen Infoga. därefter på Stäng.

Klicka först på Infoga och därefter på Stäng.

Färdigt. Genom CTRL+musklick på rubriken flyttar du nu snabbt tillbaka till Innehållsförteckningen.

Nackdelen med denna metod är att du måste förse rubriker med hyperlänkar en och en. I ett längre dokument blir det arbetsamt. Dessutom kan du vilja att dina rubriker länkar till annat än Innehållsförteckningen. De blir ”låsta” med denna metod.

Länk i sidhuvud/sidfot

1. Skapa sidhuvud/sidfot (menyn: Infoga – Sidhuvud/Sidfot)

2. skriv en text eller infoga en bild eller någonting annat i sidhuvudet/sidfoten.

3. Markera texten eller bilden och välj: Infoga – hyperlänk och gör som ovan för Rubriker.

Så här ser rubriker och sidhuvud ut i min text. Att hyperlänken och rubriken är bruna beror på att de just är CTRL+musklickade. Då byter de färg. I sidhuvudet är både texten och den lilla blå punkten hyperlänkar till Innehållsförteckningen. Med alla tre sätten kan man snabbt komma tillbaka till Innehållsförteckningen. därifrån kan man via hyperlänkar gå till andra textställen. Allting sparas när jag exporterar som pdf. Genom enkla medel underlättar man för läsaren.

Färdigt. Genom CTRL+musklick på texten i sidhuvudet eller på punkten flyttar jag till Innehållsförteckningen. Fördelen att lägga något i sidhuvud/sidfot är att det finns på alla sidor. Om man inte vill ha det på någon, eller några sidor, skapar man en Sidformatmall utan eller annorlunda sidhuvud/sidfot och använder den på dessa sidor.

Hyperlänkarna bevaras då man exporterar till pdf från OpenOffice. Man kan bygga avancerade system av hyperlänkar och sedan distribuera dokumenten som pdf-filer.

maj 032010
 

Flattr this!

I några inlägg kommer jag att ge litet tips hur man kan använda hyperlänkar i OpenOffice Writer. Hyperlänkar är en länk som kan hänvisa ut från dokumentet, till en adress på Internet, eller ett annat dokument. Jag vill visa hur man kan använda hyperlänkar inom ett dokument. Störst nytta av hyperlänkar har man i stora och strukturerade texter. I en bruksanvisning, avhandling eller katalog kan det vara mycket värdefullt att låta rubriker och avsnitt länka till varandra. Hyperlänkar är en avancerad funktion. De är enkla att använda och höjer funktionaliteten i dokument.

Ett smart sätt att snabbt manövrera i ett dokument är att lägga till hyperlänkar i Innehållsförteckningen. Då kan läsaren genom att CTRL+musklick direkt förflytta sig till det önskade kapitlet. Mina inlägg kommer att handla om denna funktion och hur man kan bygga vidare på den.

Gör så här:

1. Välj Infoga – Förteckning… Det blir automatiskt en Innehållsförteckning. Gå in under fliken Poster (Funktionen att skapa förteckningar är mer än vanligt opedagogiskt. Ingen kan intuitivt förstå någonting av vad som står på dessa flikar. Som vanligt gömmer sig avancerade funktioner under OpenOffices fula yta.)

I den här opedagogiska dialogrutan kan du detaljstyra hur din Innehållsförteckning ska se ut

2. klicka i rutan till vänster om E#. Det gör att hyperlänken börjar där raden börjar. Om du vill att den ska börja längre fram på raden klickar du i något av fälten längre till höger.

Skapa en hyperlänk genom att klicka i fältet längst till vänster och sedan på knappen Hyperlänk

3. Klicka på Hyperlänkknappen till höger. En ny knapp med texten LS ploppar upp. (LS? Ska det stå för LänkStart? Som sagt, Writer är mer än lovligt opedagogiskt.)

4. Klicka efter E och välj Hyperlänk om du vill att bara rubriken ska ha en hyperlänk. Klicka efter # om du vill ha hela raden, alltså inklusive punktrad och sidnummer ska få en hyperlänk. Du kan behöva rulla i sidled med pilknapparna. Klicka därefter på knappen Hyperlänk igen. En ny knapp med texten LE ploppar upp. (LE LinkEnd? Översättningsmiss?)

Om du vill att alla rubriker, inte bara den rubriknivå som är markerad i stapeln till vänster ska få hyperlänkar, klickar du på knappen Alla.

Du kan styra hur lång hyperlänken ska vara. Ett klick bakom E betyder att den bara omfattar texten i rubriken. Ett klick efter # betyder att hela raden blir en hyperlänk. Om du klickar på knappen Alla blir samtliga rubriknivåer i den markerade listan till vänster hyperlänkar.

5. Klicka på OK. Färdigt! Trots den opedagogiska och smått mystiska utformningen på funktionen är det väldigt enkelt att skapa en snygg och funktionell Innehållsförteckning med hyperlänkar. Rubrikerna har en blå linje under sig. Om jag CTRL+musklickar på en av dem flyttas jag till kapitlet i texten. Den grå platshållaren syns inte vid utskrift.

Den färdiga Innehållsförteckningen. Genom att CTRL+musklicka på en rubrik flyttar jag omedelbart till det kapitlet

En stor fördel med att infoga hyperlänkar i innehållsförteckningar, är att de blir kvar då man exporterar dokument till pdf-format från OOo. Det fungerar inte i andra program som skriver filer till pdf. Det gör att man kan skapa manualer, böcker eller andra texter med hyperlänkar i OpenOffice Writer och distribuera dem som pdf med bevarad funktionalitet.